如何進行項目時間管理

　　時間管理工作開始以前應該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。下面是小編給大家整理的關于如何進行項目時間管理，歡迎閱讀！

　　如何進行項目時間管理

　　1.活動定義

　　在范圍定義過程或產出WBS工作分解結構，WBS的最底層是工作包，而活動定義則是針對最底層的工作包進行分解，作為估算，安排進度，跟蹤和控制的基礎。在實際項目中我們往往是在做WBS分解的時候直接就分解到了活動，或者由于分解到活動數量太大而直接在網絡圖中采用工作包，這些都是不科學的作法。

　　活動定義的輸出是活動清單和里程碑清單，注意清單僅僅是列出有哪些活動，有哪些里程碑而不含持續時間或具體的時間點等信息。另外一個輸出是活動屬性，這是在時間管理的后續所有過程組都要不斷更新的一個產出物，都是多活動的一個或多個屬性進行更新或補充。

　　2.活動排序

　　活動排序就是要確定活動的前后和依賴關系，形成網絡圖。在活動排序階段網絡圖僅體現活動依賴關系，當活動持續時間估算完成后活動圖可以計算關鍵路徑，當考慮到資源平衡和資源日歷的時候活動圖才可能成為一個有價值的進度表。

　　單代號網絡圖(PDM,AON)

　　A.可以有開始-完成，開始-開始，完成-開始，完成-完成四種關系

　　B.有滯后量和提前量

　　C.活動在節點上面

　　雙代號網絡圖(ADM,AOA)

　　A.活動在箭線上

　　B.為了表示依賴，需要使用虛擬活動

　　C.沒有滯后量

　　D.只有完成對開始一種關系。

　　圖形評審技術(GERT):也是一種網絡圖畫法，重點是運行循環或條件

　　計劃評審技術(PERT):三點法

　　PERT值的計算:(樂觀時間+4X最可能時間+悲觀時間)/6，偏差為(樂觀時間-悲觀時間)/6

　　三種依賴關系

　　A.強制性邏輯

　　B.自由依賴(優先選用邏輯或軟邏輯)

　　C.外部依賴(依賴來自于項目外，一般網絡圖無法體現)

　　里程碑：注意可以分為一級里程碑，二級里程碑等。為了監控項目進度績效，設置的小的檢查點也是里程碑的一種形式。

　　超前和滯后(Lead and Lag):超前往往是在快速根進的時候要采用的方法。

　　3.活動資源估算

　　注意資源包括設備，原材料和人力資源。一旦活動定義和排序完成，則活動所需要的資源類型和資源數目也就確定了。活動資源估算的輸入是活動清單和活動屬性，另外一個輸入來自于人力資源管理的團隊組建過程組產生的可利用資源，對于有些組織有資源池的概念，可利用資源都在資源池中。活動資源估算和費用估算過程緊密結合，因為高效資源往往成本也很高。

　　活動資源估算的結果就是要確定每個活動所使用到的資源的類型和資源的數量。另外資源分解結構也是一個重要的輸出，這主要是應用在對于有層次的原材料資源的估算上面。

　　資源日歷也是資源估算的重要輸出，對于不同類型的資源都可以定義不同的資源日歷。

　　4.活動持續時間估算

　　全面所有工作都是為了確定活動的持續時間。有很多因素都會影響到活動的持續時間，如資源的生產率水平如何，投入的資源數量情況等。因此活動持續時間估算是一個復雜的估算過程。估算方法可以采用參數估算，類比估算或三點法進行估算，但積累了足夠多的數據的情況下仍然推薦采用參數估算方法得到較好的精度。

　　這里要注意費用估算是活動持續時間估算的一個輸入，而不是活動資源估算的輸入。基本說明這樣一個先后關系活動資源估算->活動費用估算->活動持續時間估算。

　　5.制定進度表

　　活動持續估算完成后可以開始在網絡圖上面計算關鍵路徑，可以開始排進度，通過趕工或快速跟進對進度進行壓縮，通過模擬或關鍵鏈法對資源進行評審，再考慮具體的資源日歷后可以可以得出最終的進度表。所以進度表一定需要考慮資源日歷的情況。

　　活動資源估算直接跟進活動清單進行。因此項目范圍說明書是時間管理其它所有過程的輸入，除了活動資源估算和進度控制。

　　在開發一個進度表的時候需要如下內容:

　　1.對項目需要做哪些工作的理解(范圍說明書)

　　2.定義活動(WBS,WBS字典和活動清單)

　　3.做工作的順序(活動排序)

　　4.需要資源的估算(活動資源估算)

　　5.每個活動的持續時間(活動持續時間估算)

　　進度開發是一個需要綜合考慮多方面因素的過程，包括干系人優先級，資源平衡，三要素的平衡，依賴和約束，項目的假設信息，資源的獲取，更其它項目關系和沖突等。

　　在開發進度表中提到的工具和技術有:進度網絡分析，關鍵路徑法，關鍵鏈法，資源評審，進度壓縮，PERT和假設分析等。關鍵路徑是網絡圖中持續時間最長的路徑也是可以完工的最短周期，關鍵路徑上的自由浮動和總浮動都為零。如果要壓縮項目的進度必須要壓縮關鍵路徑上的進度，但要預防次關鍵路徑的出現。資源評審和關鍵鏈法的重點都是在排進度計劃的時候要考慮具體資源的約束。關鍵路徑的計算首先通過正推確定ES和EF，再根據反推確定LS和lF。

　　自由浮動和總浮動:總浮動是在整個路徑上有效，總浮動有當前活動的最晚-最早即可以得到LS1-ES1,總浮動不會影響到整個項目的結束時間。而自由浮動是不影響到下游獲得最早開始時間能夠有的浮動，自由浮動需要上下兩個獲得才能夠計算LS1-EF0.注意總浮動的值是大于等于自由浮動的值的。注意浮動是可以為負值的。

　　快速跟進和趕工是進度壓縮常采用的兩種方法,但兩者是有區別的，快速跟進往往會調整Lead和Lag時間，調整獲得排序因此往往增加項目的風險。而趕進度一般是投入更多的資源或加班，因此往往是增加項目的費用。

　　制定進度表有兩個重要的輸出，一個是進度表，進度表由橫道圖,里程碑表和活動依賴關系三者疊加形成。另外一個重要的輸出是進度基準，進度基準是后期進行進度績效測量和進度跟蹤的重要依據。

　　項目時間管理主要包含哪些階段

　　1、項目活動定義

　　項目活動是確定為項目各種可交付成果而必須進行的具體計劃活動。將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務，這些小的活動應該是能夠保障完成交付產品的可實施的詳細任務。在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動清單應該采取文檔形式，以便于項目其他過程的使用和管理。當然，隨著項目活動分解的深入和細化，工作分解結構（WBS）可能會需要修改，這也會影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項目工作分解結構上的內容。

　　2、活動排序

　　在產品描述、活動清單的基礎上，要找出項目活動之間的依賴關系和特殊領域的依賴關系、工作順序。在這里，既要考慮團隊內部希望的特殊順序和優先邏輯關系，也要考慮內部與外部、外部與外部的各種依賴關系以及為完成項目所要做的一些相關工作，例如在最終的硬件環境中進行軟件測試等工作。

　　設立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關鍵的事件及關鍵的目標時間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發項目中可以將需求的最終確認、產品移交等關鍵任務作為項目的里程碑。

　　在進行項目活動關系的定義時一般采用優先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網絡模板這4種方法，最終形成一套項目網絡圖。其中比較常用的方法是優先圖示法，也稱為單代號網絡圖法。

　　3、活動工期估算

　　項目工期估算是根據項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期。估算的工期應該現實、有效并能保證質量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環境因素對項目工期的影響。在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。項目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數據，將其文檔化，同時完善并更新活動清單。

　　一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：

　　1）專家評審形式。由有經驗、有能力的人員進行分析和評估。項目分析主要是要求有多年從事相關和類似項目的施工的技術和管理人員，依靠過年的工作經驗做出比較詳細的可行的分析和評估，為項目的管理做指導工作。

　　2）模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎，計算評估工期。 在進行模擬估算的時候根據多年的工作經驗應適當的留出一定的預留范圍。

　　3）保留時間。工期估算中預留一定比例作為冗余時間以應付項目風險。隨著項目進展，冗余時間可以逐步減少。例如在西安通信學院自動錄播系統項目中，根據多年的系統集成經驗，錄播系統的教室和集成過程比較復雜，出現問題的幾率很高，所以給項目的保留時間定為七天。在施工的過程中布線、設備安裝都比較順利，在集成和調試的過程中第一天出現問題較多，在技術人員的通力合作下第二天所以設備調試完成，項目的最大瓶頸突破后保留時間就可以精確對一天，工程進度得到很好的控制。

　　項目時間管理方法

　　一、制定時間安排表

　　這個時間安排表不單單是對一個時間段的安排，我們可以做出很多種時間安排表，我們大概可以做出5種時間安排表，一是全年預定時間表，在這個時間表里，制定一個一年的計劃，不用每件事都詳細地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進行年終總結，列出這樣一個大的方向。二是每月預定時間表，在這個時間表里可以把這一個月的會議、面談、簽約等事項逐一地列出，使時間一目了然。三是每周預定時間表，每周的時間表，要在下周一前完成，完成后請領導過目，征求領導的同意。在這個時間表里，可以記載員工的生日，代表領導對員工表示祝賀，以及下周要參加什么會議等。具體細節一定要明確，例如這個會議是什么性質，是否要穿正裝出席，是否要發表講話。把項目的有關部門以及主要人員，一一列出，一遍突發情況，可盡快聯系相關部門。四是每日預定時間表，在每日預定的時間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時間，例如，10點各個部門開會，下午2點簽約合同等，把公司時間，私人時間逐一列出。

　　二、利用80/20的法則進行管理

　　80/20法則是19世紀意大利經濟學家帕累托提出的一個法則，在19世紀的英國，他通過數據研究法現了一個奇怪的現象，社會財富極其的不平等，社會的財富流向了少數人的手中，20%的人擁有80%的人的財富，通過持續的研究發現，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創造了80%的財富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發現在當時引起了不小的轟動。

　　同樣我們也可以運用這一原則來對時間進行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實在不能完成，可安排到明天。在分類的同時，要對工作的開展進行跟進，例如一個會議預計是半小時，結果一個班小時才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個環節出了問題，是準備時間過長，還是開會的資料不夠充分。對這類問題進行總結，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明確

　　對于處理完成的工作一定要及時歸檔，把自己收里的工作進行分類，每天固定的時間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環節中浪費時間，對于突發的時間要預留出時間，一遍事情發生打亂了一切計劃。對于領導安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進度，降低了工作效率。

　　最為合格的秘書，一定要對工作進行總結，是哪個地方浪費了大量的時間，哪些地方時間安排過于緊湊，對時間表進行不斷地變化和改進。依據自己的實際情況來安排工作，例如一天中哪個時間段效率高低，來制度時間表。在經濟高速發展的今天，一定要體會時間管理的藝術，對每個人的寶貴時間合理利用，在快節奏的社會中對時間進行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領導、公司服務。

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