助理電子商務師重點：國內采購作業處理

　　導語：外購(outsourcing)就是向外界購買,他是為了與外包相對應而出現的詞匯,其實就含義與采購相同的.只是外購在國際貿易中用的更多。

　　外購：

　　1.請購金額預估在10萬(含)元以下者，由經理核決。

　　2.請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。

　　第五條 請購案件的撤銷

　　(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于"請購單(內購)"或"請購單(外購)"第一、二聯加蓋紅色"撤銷"的戳記及注明撤銷原因。

　　(二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規定辦理：

　　1.采購部門于原請購單加蓋"撤銷"章后，送回原請購部門。

　　2.原"請購單"已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。

　　3. 原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。

　　□ 采 購

　　第一節 一般規定

　　第六條 采購部門的劃分

　　(一)內購：由國內采購部門負責辦理。

　　(二)外購：由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。

　　(三)總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購作業。

　　第七條 采購作業方式　 除一般采購作業方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：

　　(一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。

　　(二)長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。

　　第八條 采購作業處理期限　 采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。

　　第二節 國內采購作業處理

　　第九條 詢價、比價、議價

　　(一)采購經辦人員接獲"請購單(內購)"后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。

　　(二)若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于"請購單"上予以證明，經主管核發后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。

　　(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，采購經辦人員于議價后，應于請購單"詢價記錄欄"中注明，經主管簽認后呈核。

　　(四)對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。

　　(五)采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。

　　(六)"試車檢驗"的采購條件，采購經辦人員應于"請購單"注明與廠商議定的付款條件呈核。

　　第十條 呈核及核決

　　(一)采購經辦人員詢價完成后，于"請購單"詳填詢價或議價結果及擬訂"訂購廠商""交貨期限"與"報價有效期限"經主管審核，并依請購核決權限呈核。

　　(二)采購核決權限：

　　第十一條 訂購

　　(一)采購經辦人員接到經核決的"請購單"后應以"訂購單"向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商于"送貨單"上注明"請購單編號"及"包裝方式"。

　　(二)若屬分批交貨者，采購經辦人員應于"請購單"上加蓋"分批交貨"章以資識別。

　　(三)采購經辦人員使用暫借款采購時，應于"請購單"加蓋"暫借款采購"章，以資識別。

　　第十二條 進度控制及事務聯系

　　(一)國內采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以"采購進度控制表"控制采購作業進度。

　　(二)采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制"進度異常反應單"并注明"異常原因"及"預定完成日期"，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。

　　第十三條 整理付款

　　(一)物料管理部門應按照已辦妥收料的"請購單"連同"材料檢驗報告表"(其免填"材料檢驗報告表"部分，應于收料單加蓋"免填材料檢驗報告 表"章)送采購部門，經與發票核對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，"請購單(內購)"的會計 聯須于第一批收料后送會計部門。

　　(二)內購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。

　　(三)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。

　　(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

　　第三節 境外采購作業處理(含進口事務、關務)

　　第十四條 詢價、比價、議價

　　(一)外購部門依"請購單(外購)"的需求日及急緩件加以整理，并依據供應廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價 作業，但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于"請購單(外購)"注明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析后議價。

　　(二)請購的材料規范較復雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規范并簽注意見后，會請購部門確認。

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