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計(jì)算機(jī)二級(jí)考試ACCESS重要考點(diǎn):報(bào)表
計(jì)算機(jī)考試即將來(lái)臨了,不知道同學(xué)們都復(fù)習(xí)得怎么樣呢?本文是百分網(wǎng)小編搜索整理的關(guān)于計(jì)算機(jī)二級(jí)考試ACCESS重要考點(diǎn):報(bào)表,供參考學(xué)習(xí),希望對(duì)大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生考試網(wǎng)!
報(bào)表的功能
盡管數(shù)據(jù)表和查詢都可用于打印,但是,報(bào)表才是打印和復(fù)制數(shù)據(jù)庫(kù)管理信息的最佳方式,可以幫助用戶以更好的方式表示數(shù)據(jù)。報(bào)表既可以輸出到屏幕上,也可以傳送到打印設(shè)備。
報(bào)表是查閱和打印數(shù)據(jù)的方法,與其他的打印數(shù)據(jù)方法相比,具有以下兩個(gè)優(yōu)點(diǎn):
◆ 報(bào)表不僅可以執(zhí)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)瀏覽和打印功能,還可以對(duì)大量原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、匯總和小計(jì)。
◆ 報(bào)表可生成清單、訂單及其他所需的輸出內(nèi)容,從而可以方便有效地處理商務(wù)。
報(bào)表作為Access 2003數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)重要組成部分,不僅可用于數(shù)據(jù)分組,單獨(dú)提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)和執(zhí)行計(jì)算,還提供了以下功能:
◆ 可以制成各種豐富的格式,從而使用戶的報(bào)表更易于閱讀和理解。
◆ 可以使用剪貼畫(huà)、圖片或者掃描圖像來(lái)美化報(bào)表的外觀。
◆ 通過(guò)頁(yè)眉和頁(yè)腳,可以在每頁(yè)的頂部和底部打印標(biāo)識(shí)信息
◆ 可以利用圖表和圖形來(lái)幫助說(shuō)明數(shù)據(jù)的含義。
報(bào)表設(shè)計(jì)
如同數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建的大多數(shù)對(duì)象一樣,用戶可以采用多種方式來(lái)創(chuàng)建所需的報(bào)表。首先,打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口,單擊【對(duì)象】欄下的【報(bào)表】按鈕,然后單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄上的【新建】,則彈出【新建報(bào)表】對(duì)話框。
報(bào)表設(shè)計(jì)工具
⑴ 工具欄
視圖、對(duì)象、超鏈接、字段列表、工具箱、排序分組、自動(dòng)套用格式、代碼、屬性、生成器、數(shù)據(jù)庫(kù)窗口、新對(duì)象、線條/邊框?qū)挾取⑻厥庑Ч?/p>
⑵ 工具箱
在報(bào)表設(shè)計(jì)過(guò)程中,工具箱是十分有用的,下面具體介紹【工具箱】中的各個(gè)控件。
◆ 選擇對(duì)象 用于選定操作的對(duì)象。
◆ 控件對(duì)象 單擊該按鈕后,在使用其他控件時(shí),即可在向?qū)峦瓿伞?/p>
◆ 標(biāo)簽 顯示標(biāo)題、說(shuō)明文字。
◆ 文本框 用來(lái)在窗體、報(bào)表或數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)上顯示輸入或編輯數(shù)據(jù),也可接受計(jì)算結(jié)果或用戶輸入。
◆ 選項(xiàng)組 顯示一組限制性的選項(xiàng)值。
◆ 切換按鈕 當(dāng)表內(nèi)數(shù)據(jù)具有邏輯性時(shí),用來(lái)幫助數(shù)據(jù)的輸入。
◆ 選項(xiàng)按鈕 與切換按鈕類似,屬單選。
◆ 復(fù)選框 選中時(shí),值為1,取消時(shí),值為0。屬多選。
◆ 組合框 包括了列表框和文本框的特性。
◆ 列表框 用來(lái)顯示一個(gè)可滾動(dòng)的數(shù)據(jù)列表。
◆ 命令按鈕 用來(lái)執(zhí)行某些活動(dòng)。
◆ 圖像 加入圖片。
◆ 非綁定對(duì)象框 用來(lái)顯示一些非綁定的OLE對(duì)象。
◆ 綁定對(duì)象框 用來(lái)顯示一系列的圖片。
◆ 分頁(yè)符 用于定義多頁(yè)數(shù)據(jù)表格的分頁(yè)位置。
◆ 選項(xiàng)卡控件 創(chuàng)建帶有選項(xiàng)卡的對(duì)話框。
◆ 子窗體/子報(bào)表 用于將其他表中的數(shù)據(jù)放置在當(dāng)前報(bào)表中。
◆ 直線 劃直線。
◆ 矩形 劃矩形。
◆ 其他控件 顯示Access 2003 所有已加載的其他控件。
⑶ 工作區(qū)
◆ 報(bào)表頁(yè)眉 以大的字體將該份報(bào)表的標(biāo)題放在報(bào)表頂端。只有報(bào)表的第1頁(yè)才出現(xiàn)報(bào)表頁(yè)眉內(nèi)容。報(bào)表頁(yè)眉的作用是作封面或信封等。
◆ 頁(yè)面頁(yè)眉 頁(yè)面頁(yè)眉中的文字或字段,通常會(huì)打印在每頁(yè)的頂端。如果報(bào)表頁(yè)眉和頁(yè)面頁(yè)眉共同存在于第1頁(yè),則頁(yè)面頁(yè)眉數(shù)據(jù)會(huì)打印在報(bào)表頁(yè)眉的數(shù)據(jù)下。
◆ 主體 用于處理每一條記錄,其中的每個(gè)值都要被打印。主體區(qū)段是報(bào)表內(nèi)容的主體區(qū)域,通常含有計(jì)算的字段。
◆ 頁(yè)面頁(yè)腳 頁(yè)面頁(yè)腳通常包含頁(yè)碼或控件,其中的【=“第”&&“頁(yè)”】表達(dá)式用來(lái)打印頁(yè)碼。
◆ 報(bào)表頁(yè)腳 用于打印報(bào)表末端,通常使用它顯示整個(gè)報(bào)表的計(jì)算匯總等。
除了以上通用區(qū)段外,在分組和排序時(shí),有可能需要組頁(yè)眉和組頁(yè)腳區(qū)段。可選擇【視圖】|【排序與分組】命令,彈出【排序與分組】對(duì)話框。選定分組字段后,對(duì)話框下端會(huì)出現(xiàn)【組屬性】選項(xiàng)組,將【組頁(yè)眉】和【組頁(yè)腳】框中的設(shè)置改為【是】,在工作區(qū)即會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的組頁(yè)眉和組布腳。
⑷ 屬性窗口
報(bào)表高級(jí)設(shè)計(jì)
下面對(duì)報(bào)表設(shè)計(jì)中排序、分組及子報(bào)表等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)討論。
1. 排序與分組
所謂分組,是指按某個(gè)字段值進(jìn)行歸類,將字段值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個(gè)字段值將記錄排序。
在設(shè)計(jì)視圖方式打開(kāi)相應(yīng)的報(bào)表,單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕,彈出對(duì)話框,在對(duì)話框上部的【字段/表達(dá)式】和【排序次序】中選定相應(yīng)內(nèi)容,則在下部出現(xiàn)【組屬性】區(qū)域。
系統(tǒng)默認(rèn)的排序順序?yàn)樯蚺帕小.?dāng)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組時(shí),可以單擊要設(shè)置分組屬性的字段或表達(dá)式,然后設(shè)置其組屬性。最多可對(duì)10個(gè)字段和表達(dá)式進(jìn)行分組。
◆ 組頁(yè)眉 用于設(shè)定是否顯示該組的頁(yè)眉。
◆ 組頁(yè)腳 用于設(shè)定是否顯示該組的頁(yè)腳。
◆ 分組形式 選擇值或值的范圍,以便創(chuàng)建新組。或用選項(xiàng)取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型。
◆ 組間距 指定分組字段或表達(dá)式值之間的間距值。
◆ 保持同頁(yè) 用于指定是否將組放在同一頁(yè)上。
下面對(duì)不同的分組情況進(jìn)行介紹:
⑴ 按日期/時(shí)間字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 年 按照相同歷法中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 季度 按照相同歷法季度中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 月份 按照同一月份中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 周 按照同一周中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 日 按照同一天的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 時(shí) 按照相同小時(shí)的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 分 按照同一分鐘的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑵ 按文本字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 前綴字符 按照字段或表達(dá)式中前幾個(gè)字符相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑶ 按自動(dòng)編號(hào)、貨幣字段或數(shù)字字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式中相同數(shù)值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 間隔 按照位于指定間隔中的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑷ 設(shè)置排序與分組的步驟
在對(duì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)分組時(shí),可以添加【組頁(yè)眉】或【組頁(yè)腳】。組頁(yè)眉通常包含報(bào)表數(shù)據(jù)分組所依據(jù)的字段,稱為分組字段,而組頁(yè)腳通常用來(lái)計(jì)算每組的總和或其他匯總數(shù)據(jù)。它們不一定要成對(duì)出現(xiàn)。
2. 子報(bào)表
子報(bào)表是出現(xiàn)在另一個(gè)報(bào)表內(nèi)部的報(bào)表,包含子報(bào)表的報(bào)表稱為主報(bào)表。主報(bào)表中包含的是一對(duì)多關(guān)系中的“一”,而子報(bào)表顯示“多”的相關(guān)記錄。
一個(gè)主報(bào)表,可以是結(jié)合型,也可以是非結(jié)合型。也就是說(shuō),它可以基于查詢或SQL語(yǔ)句,也可以不基于它們。通常,主報(bào)表與子報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源有以下幾種聯(lián)系:
◆ 一個(gè)主報(bào)表內(nèi)的多個(gè)子報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)自不相關(guān)記錄源。在此情況下,非結(jié)合型的主報(bào)表只是作為合并的不相關(guān)的子報(bào)表的“容器”使用。
◆ 主報(bào)表和子報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)自相同數(shù)據(jù)源。當(dāng)希望插入包含與主報(bào)表數(shù)據(jù)相關(guān)信息的子報(bào)表時(shí),應(yīng)該把主報(bào)表與一查詢或SQL語(yǔ)句結(jié)合起來(lái)。
◆ 主報(bào)表和多個(gè)子報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)自相關(guān)記錄源。一個(gè)主報(bào)表也可以包含兩個(gè)或多個(gè)子報(bào)表共用的數(shù)據(jù),在此情況下,子報(bào)表包含與公共數(shù)據(jù)相關(guān)的詳細(xì)記錄。
使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表
創(chuàng)建報(bào)表最簡(jiǎn)單的方法是使用向?qū)АT趫?bào)表向?qū)е校枰x擇在報(bào)表中出現(xiàn)的信息,并從多種格式中選擇一種格式以確定報(bào)表外觀。與自動(dòng)報(bào)表向?qū)Р煌氖牵脩艨梢杂脠?bào)表向?qū)нx擇希望在報(bào)表中看到的指定字段,這些字段可來(lái)自多個(gè)表和查詢,向?qū)ё罱K會(huì)按照用戶選擇的布局和格式,建立報(bào)表。
新建報(bào)表:
選擇表和字段
按學(xué)分分組:
按課程ID排序:
選擇報(bào)表布局:
選擇報(bào)表樣式:
確定報(bào)表標(biāo)題:
運(yùn)行報(bào)表結(jié)果:
3. 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表及圖表向?qū)?/strong>
⑴ 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表
報(bào)表向?qū)峁┑淖詣?dòng)創(chuàng)建報(bào)表有兩種格式:一種是縱欄式,另一種是表格式。
⑵ 自動(dòng)創(chuàng)建圖表
如果需要將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示出來(lái),使其更加直觀,就可使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表。圖表向?qū)Чδ軓?qiáng)大,提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。
新建報(bào)表向?qū)Вx擇圖表向?qū)В蛿?shù)據(jù)來(lái)源表:
選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段:
選擇圖表的類型:
指定圖表的布局:
指定圖表的標(biāo)題:
運(yùn)行圖形報(bào)表,得到結(jié)果圖:
4. 標(biāo)簽向?qū)?/strong>
標(biāo)簽向?qū)У墓δ軓?qiáng)大,它不但支持標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)的標(biāo)簽,也支持自定義標(biāo)簽的創(chuàng)建。
5. 使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖
下面介紹如何利用工具箱進(jìn)行簡(jiǎn)單的報(bào)表創(chuàng)建。以羅斯文數(shù)據(jù)的【產(chǎn)品】數(shù)據(jù)表為例,創(chuàng)建報(bào)表。
啟動(dòng)【新建報(bào)表】:
報(bào)表設(shè)計(jì)工作區(qū)如下:
⑴ 向報(bào)表工作區(qū)添加控件:
報(bào)表中的每一個(gè)對(duì)象,都稱為之為控件,控件分為三種:
◆ 綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時(shí),Access 自動(dòng)更新當(dāng)前記錄中的表字段值。大多數(shù)允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數(shù)數(shù)據(jù)類型捆綁在一起,包括文本、日期、數(shù)值、是/否、圖片、備注字段。
◆ 非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值,不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒(méi)有存儲(chǔ)在表中但保存窗體或報(bào)表的OLE對(duì)象。
◆ 計(jì)算控件 計(jì)算控件是建立在表達(dá)式(如函數(shù)和計(jì)算)基礎(chǔ)之上的。計(jì)算控件也是非綁定控件,它不能更新字段值。
用戶可以在設(shè)計(jì)視圖中對(duì)控件進(jìn)行如下操作:
◆ 通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)創(chuàng)建新控件、移動(dòng)控件。
◆ 通過(guò)按Del鍵刪除控件。
◆ 激活控件對(duì)象,拖動(dòng)控件的邊界調(diào)整控件大小。
◆ 利用屬性對(duì)話框改變控件屬性。
◆ 通過(guò)格式化改變控件外觀,可以運(yùn)用邊框、粗體等效果。
◆ 對(duì)控件增加邊框和陰影等效果。
向報(bào)表中添加非綁定控件,可通過(guò)從【工具箱】中選擇相應(yīng)的控件,拖動(dòng)到報(bào)表上即可。
向報(bào)表中添加綁定控件是一項(xiàng)重要工作,這類控件主要是文本框,它與字段列表中的字段相結(jié)合來(lái)顯示數(shù)據(jù)。
在報(bào)表中創(chuàng)建計(jì)算控件時(shí),可使用以下兩種方法:如果控件是文本框,可以直接在控件中輸入計(jì)算表達(dá)式。另,不管控件是不是文本框,都可以使用表達(dá)式生成器來(lái)創(chuàng)建表達(dá)式。
使用表達(dá)式生成器創(chuàng)建計(jì)算控件的操作步驟如下:
◆ 在設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)報(bào)表。
◆ 創(chuàng)建或選定一個(gè)非綁定的【文本框】。
◆ 單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄中的【屬性】。
◆ 打開(kāi)屬性對(duì)話框中的【數(shù)據(jù)】標(biāo)簽,并單擊【控件來(lái)源】。
◆ 單擊表達(dá)式生成器按鈕,彈出【表達(dá)式生成器】。
◆ 單擊“=”按鈕,并單擊相應(yīng)的計(jì)算按鈕。
◆ 雙擊計(jì)算中使用的一個(gè)或多個(gè)字段。
◆ 輸入表達(dá)式中的其他數(shù)值,然后【確定】。
⑵ 控件的更改和設(shè)置
更改控件的方法通常有兩種:即在窗體內(nèi)直接修改或利用屬性窗口進(jìn)行修改。
⑶ 在報(bào)表中添加節(jié)
為了使報(bào)表更易于理解,可將報(bào)表分成若干節(jié),在報(bào)表上以不同的間隔顯示信息。默認(rèn)空白報(bào)表有3個(gè)節(jié):“頁(yè)面頁(yè)眉”、“主體”、“頁(yè)面頁(yè)腳”,選擇【視圖】|【報(bào)表頁(yè)眉/頁(yè)腳】,可增加兩個(gè)節(jié):“報(bào)表頁(yè)眉”、“報(bào)表頁(yè)腳”。
報(bào)表的節(jié)也具有屬性,不過(guò)比報(bào)表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設(shè)置節(jié)的顏色;但所有其他的屬性,必須使用節(jié)的屬性對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。要打開(kāi)節(jié)的屬性對(duì)話框,可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域、節(jié)的邊線或節(jié)選擇器。
⑷ 屬性設(shè)置
除了可以移動(dòng)控件的位置和改變控件的尺寸外,還可以通過(guò)屬性對(duì)話框設(shè)置控件的其屬性。方法是右擊需要進(jìn)行屬性設(shè)置的控件,在彈出的快捷菜單中選擇屬性。
⑸ 保存報(bào)表
在對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改后,單擊工具欄中的【保存】,就會(huì)彈出【另存為】對(duì)話框。在文本框中輸入報(bào)表名稱,然后單擊【確定】按鈕,就可以保存報(bào)表。
6. 用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表
下面通過(guò)實(shí)例說(shuō)明設(shè)計(jì)報(bào)表的步驟:
⑴ 打開(kāi)相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù),新建報(bào)表,選擇【設(shè)計(jì)視圖】、選擇【訂單】表。
⑵ 添加相應(yīng)字段到報(bào)表設(shè)計(jì)主體區(qū)內(nèi)。
⑶ 添加頁(yè)面頁(yè)眉和頁(yè)面頁(yè)腳
其中頁(yè)面頁(yè)腳的文本框內(nèi)容由屬性窗口和表達(dá)式生成器生成。
⑷ 保存運(yùn)行得到結(jié)果
7. 報(bào)表屬性
下面是報(bào)表的屬性窗口,該對(duì)話框有五個(gè)選項(xiàng)卡,分別是:【格式】、【數(shù)據(jù)】、【事件】、【其他】、【全部】。
如果沒(méi)有用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表,而是選中一個(gè)報(bào)表后,單擊工具欄上的【屬性】按鈕,則將會(huì)彈出另外一種報(bào)表屬性對(duì)話框。
8. 使用報(bào)表快照
Access 2003 提供了一種稱為報(bào)表快照的新型報(bào)表。它是一個(gè)具有.snp擴(kuò)展名的獨(dú)立文件,包含Access 2003 報(bào)表所有頁(yè)的備份。這個(gè)備份包括高保真圖形、圖標(biāo)和圖片并保存報(bào)表的顏色和二維版面。報(bào)表快照的優(yōu)點(diǎn)是,不需要照相復(fù)制和郵寄印制版本,接收者就能在線預(yù)覽并只打印他們所需要的頁(yè)面。
為了查看、打印或郵寄一個(gè)報(bào)表快照,用戶需要安裝“快照取景器”程序,它是一個(gè)獨(dú)立的執(zhí)行程序,它提供了自己的控件、幫助文件和相關(guān)文件。在默認(rèn)情況下,當(dāng)用戶第一次創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表快照時(shí),Access 2003就自動(dòng)安裝了“快照取景器”。通過(guò)電子郵件發(fā)送
預(yù)覽及打印報(bào)表
1. 預(yù)覽報(bào)表
單擊數(shù)據(jù)窗口中【對(duì)象】欄下的【報(bào)表】按鈕,選中所需預(yù)覽的報(bào)表后,單擊工具欄中的【預(yù)覽】按鈕,即進(jìn)入【打印預(yù)覽】窗口。打印預(yù)覽與打印真實(shí)結(jié)果一致。如果報(bào)表記錄很多,一頁(yè)容納不下,在每頁(yè)的下面有一個(gè)滾動(dòng)條和頁(yè)數(shù)指示框,可進(jìn)行翻頁(yè)操作。
2. 報(bào)表打印
打印報(bào)表的最簡(jiǎn)單方法是直接單擊工具欄上的【打印】按鈕,直接將報(bào)表發(fā)送到打印機(jī)上。但在打印之前,有時(shí)需要對(duì)頁(yè)面和打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置。
創(chuàng)建查詢報(bào)表
報(bào)表可以看成是查看一個(gè)或多個(gè)表中數(shù)據(jù)記錄的方式,這個(gè)概念是所有報(bào)表的基礎(chǔ)。前面已介紹了單個(gè)表的報(bào)表輸出,而通過(guò)查詢報(bào)表可以從多個(gè)表中收集用戶想要的數(shù)據(jù)。這時(shí),創(chuàng)建報(bào)表必須選擇【查詢或表】并把字段顯示在報(bào)表上。除非希望在報(bào)表上看到單個(gè)表的所有記錄,否則就要把報(bào)表綁定到查詢上。可以說(shuō),如果希望在多個(gè)表中訪問(wèn)數(shù)據(jù)來(lái)產(chǎn)生報(bào)表,唯一的方法是將報(bào)表和查詢綁定在一起。
⑴ 創(chuàng)建查詢
⑵ 創(chuàng)建報(bào)表并與一個(gè)查詢綁定
⑶ 設(shè)計(jì)查詢報(bào)表
⑷ 美化查詢報(bào)表
創(chuàng)建多列報(bào)表
Access 2003 還提供了一種稱為“多列報(bào)表”的報(bào)表,這種報(bào)表能夠定義報(bào)表的各個(gè)部分,從而使用一個(gè)頁(yè)面上能打印出多列數(shù)據(jù)來(lái)。它通過(guò)一個(gè)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框來(lái)創(chuàng)建。
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