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2017年計算機二級考試ACCESS報表復習指導
引導語：Access報表功能非常強大而且方便。以下是百分網小編為大家整理的2017年計算機二級考試ACCESS報表復習指導，歡迎閱讀!
報表的功能
盡管數據表和查詢都可用于打印，但是，報表才是打印和復制數據庫管理信息的最佳方式，可以幫助用戶以更好的方式表示數據。報表既可以輸出到屏幕上，也可以傳送到打印設備。
報表是查閱和打印數據的方法，與其他的打印數據方法相比，具有以下兩個優點：
◆ 報表不僅可以執行簡單的數據瀏覽和打印功能，還可以對大量原始數據進行比較、匯總和小計。
◆ 報表可生成清單、訂單及其他所需的輸出內容，從而可以方便有效地處理商務。
報表作為Access 2003數據庫的一個重要組成部分，不僅可用于數據分組，單獨提供各項數據和執行計算，還提供了以下功能：
◆ 可以制成各種豐富的格式，從而使用戶的報表更易于閱讀和理解。
◆ 可以使用剪貼畫、圖片或者掃描圖像來美化報表的外觀。
◆ 通過頁眉和頁腳，可以在每頁的頂部和底部打印標識信息
◆ 可以利用圖表和圖形來幫助說明數據的含義。
報表設計
如同數據庫中創建的大多數對象一樣，用戶可以采用多種方式來創建所需的報表。首先，打開數據庫窗口，單擊【對象】欄下的【報表】按鈕，然后單擊【報表設計】工具欄上的【新建】，則彈出【新建報表】對話框。
報表設計工具
⑴ 工具欄
視圖、對象、超鏈接、字段列表、工具箱、排序分組、自動套用格式、代碼、屬性、生成器、數據庫窗口、新對象、線條/邊框寬度、特殊效果
⑵ 工具箱
在報表設計過程中，工具箱是十分有用的，下面具體介紹【工具箱】中的各個控件。
◆ 選擇對象 用于選定操作的對象。
◆ 控件對象 單擊該按鈕后，在使用其他控件時，即可在向導下完成。
◆ 標簽 顯示標題、說明文字。
◆ 文本框 用來在窗體、報表或數據訪問頁上顯示輸入或編輯數據，也可接受計算結果或用戶輸入。
◆ 選項組 顯示一組限制性的選項值。
◆ 切換按鈕 當表內數據具有邏輯性時，用來幫助數據的輸入。
◆ 選項按鈕 與切換按鈕類似，屬單選。
◆ 復選框 選中時，值為1，取消時，值為0。屬多選。
◆ 組合框 包括了列表框和文本框的特性。
◆ 列表框 用來顯示一個可滾動的數據列表。
◆ 命令按鈕 用來執行某些活動。
◆ 圖像 加入圖片。
◆ 非綁定對象框 用來顯示一些非綁定的OLE對象。
◆ 綁定對象框 用來顯示一系列的圖片。
◆ 分頁符 用于定義多頁數據表格的分頁位置。
◆ 選項卡控件 創建帶有選項卡的對話框。
◆ 子窗體/子報表 用于將其他表中的數據放置在當前報表中。
◆ 直線 劃直線。
◆ 矩形 劃矩形。
◆ 其他控件 顯示Access 2003 所有已加載的其他控件。
⑶ 工作區
◆ 報表頁眉 以大的字體將該份報表的標題放在報表頂端。只有報表的第1頁才出現報表頁眉內容。報表頁眉的作用是作封面或信封等。
◆ 頁面頁眉 頁面頁眉中的文字或字段，通常會打印在每頁的頂端。如果報表頁眉和頁面頁眉共同存在于第1頁，則頁面頁眉數據會打印在報表頁眉的數據下。
◆ 主體 用于處理每一條記錄，其中的每個值都要被打印。主體區段是報表內容的主體區域，通常含有計算的字段。
◆ 頁面頁腳 頁面頁腳通常包含頁碼或控件，其中的【=“第”&[page]&“頁”】表達式用來打印頁碼。
◆ 報表頁腳 用于打印報表末端，通常使用它顯示整個報表的計算匯總等。
除了以上通用區段外，在分組和排序時，有可能需要組頁眉和組頁腳區段。可選擇【視圖】|【排序與分組】命令，彈出【排序與分組】對話框。選定分組字段后，對話框下端會出現【組屬性】選項組，將【組頁眉】和【組頁腳】框中的設置改為【是】，在工作區即會出現相應的組頁眉和組布腳。
⑷ 屬性窗口
報表高級設計
下面對報表設計中排序、分組及子報表等內容進行詳細討論。
1. 排序與分組
所謂分組，是指按某個字段值進行歸類，將字段值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個字段值將記錄排序。
在設計視圖方式打開相應的報表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對話框，在對話框上部的【字段/表達式】和【排序次序】中選定相應內容，則在下部出現【組屬性】區域。
系統默認的排序順序為升序排列。當需要對數據進行分組時，可以單擊要設置分組屬性的字段或表達式，然后設置其組屬性。最多可對10個字段和表達式進行分組。
◆ 組頁眉 用于設定是否顯示該組的頁眉。
◆ 組頁腳 用于設定是否顯示該組的頁腳。
◆ 分組形式 選擇值或值的范圍，以便創建新組。或用選項取決于分組字段的數據類型。
◆ 組間距 指定分組字段或表達式值之間的間距值。
◆ 保持同頁 用于指定是否將組放在同一頁上。
下面對不同的分組情況進行介紹：
⑴ 按日期/時間字段分組記錄
◆ 每一個值 按照字段或表達式相同的值對記錄進行分組。
◆ 年 按照相同歷法中的日期對記錄進行分組。
◆ 季度 按照相同歷法季度中的日期對記錄進行分組。
◆ 月份 按照同一月份中的日期對記錄進行分組。
◆ 周 按照同一周中的日期對記錄進行分組。
◆ 日 按照同一天的日期對記錄進行分組。
◆ 時 按照相同小時的時間對記錄進行分組。
◆ 分 按照同一分鐘的時間對記錄進行分組。
⑵ 按文本字段分組記錄
◆ 每一個值 按照字段或表達式相同的值對記錄進行分組。
◆ 前綴字符 按照字段或表達式中前幾個字符相同的值對記錄進行分組。
⑶ 按自動編號、貨幣字段或數字字段分組記錄
◆ 每一個值 按照字段或表達式中相同數值對記錄進行分組。
◆ 間隔 按照位于指定間隔中的值對記錄進行分組。
⑷ 設置排序與分組的步驟
在對報表中的數據分組時，可以添加【組頁眉】或【組頁腳】。組頁眉通常包含報表數據分組所依據的字段，稱為分組字段，而組頁腳通常用來計算每組的總和或其他匯總數據。它們不一定要成對出現。
2. 子報表
子報表是出現在另一個報表內部的報表，包含子報表的報表稱為主報表。主報表中包含的是一對多關系中的“一”，而子報表顯示“多”的相關記錄。
一個主報表，可以是結合型，也可以是非結合型。也就是說，它可以基于查詢或SQL語句，也可以不基于它們。通常，主報表與子報表的數據來源有以下幾種聯系：
◆ 一個主報表內的多個子報表的數據來自不相關記錄源。在此情況下，非結合型的主報表只是作為合并的不相關的子報表的“容器”使用。
◆ 主報表和子報表數據來自相同數據源。當希望插入包含與主報表數據相關信息的子報表時，應該把主報表與一查詢或SQL語句結合起來。
◆ 主報表和多個子報表數據來自相關記錄源。一個主報表也可以包含兩個或多個子報表共用的數據，在此情況下，子報表包含與公共數據相關的詳細記錄。
使用向導創建報表
創建報表最簡單的方法是使用向導。在報表向導中，需要選擇在報表中出現的信息，并從多種格式中選擇一種格式以確定報表外觀。與自動報表向導不同的是，用戶可以用報表向導選擇希望在報表中看到的指定字段，這些字段可來自多個表和查詢，向導最終會按照用戶選擇的布局和格式，建立報表。
新建報表：
選擇表和字段
按學分分組：
按課程ID排序：
選擇報表布局：
選擇報表樣式：
確定報表標題：
運行報表結果：
3. 自動創建報表及圖表向導
⑴ 自動創建報表
報表向導提供的自動創建報表有兩種格式：一種是縱欄式，另一種是表格式。
⑵ 自動創建圖表
如果需要將數據以圖表的形式表示出來，使其更加直觀，就可使用圖表向導創建報表。圖表向導功能強大，提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。
新建報表向導，選擇圖表向導，和數據來源表：
選擇圖表數據所在字段：
選擇圖表的類型：
指定圖表的布局：
指定圖表的標題：
運行圖形報表，得到結果圖：
4. 標簽向導
標簽向導的功能強大，它不但支持標準型號的標簽，也支持自定義標簽的創建。
5. 使用報表設計視圖
下面介紹如何利用工具箱進行簡單的報表創建。以羅斯文數據的【產品】數據表為例，創建報表。
啟動【新建報表】：
報表設計工作區如下：
⑴ 向報表工作區添加控件：
報表中的每一個對象，都稱為之為控件，控件分為三種：
◆ 綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時，Access 自動更新當前記錄中的表字段值。大多數允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數數據類型捆綁在一起，包括文本、日期、數值、是/否、圖片、備注字段。
◆ 非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒有存儲在表中但保存窗體或報表的OLE對象。
◆ 計算控件 計算控件是建立在表達式(如函數和計算)基礎之上的。計算控件也是非綁定控件，它不能更新字段值。
用戶可以在設計視圖中對控件進行如下操作：
◆ 通過鼠標拖動創建新控件、移動控件。
◆ 通過按Del鍵刪除控件。
◆ 激活控件對象，拖動控件的邊界調整控件大小。
◆ 利用屬性對話框改變控件屬性。
◆ 通過格式化改變控件外觀，可以運用邊框、粗體等效果。
◆ 對控件增加邊框和陰影等效果。
向報表中添加非綁定控件，可通過從【工具箱】中選擇相應的控件，拖動到報表上即可。
向報表中添加綁定控件是一項重要工作，這類控件主要是文本框，它與字段列表中的字段相結合來顯示數據。
在報表中創建計算控件時，可使用以下兩種方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中輸入計算表達式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表達式生成器來創建表達式。
使用表達式生成器創建計算控件的操作步驟如下：
◆ 在設計視圖中打開報表。
◆ 創建或選定一個非綁定的【文本框】。
◆ 單擊【報表設計】工具欄中的【屬性】。
◆ 打開屬性對話框中的【數據】標簽，并單擊【控件來源】。
◆ 單擊表達式生成器按鈕，彈出【表達式生成器】。
◆ 單擊“=”按鈕，并單擊相應的計算按鈕。
◆ 雙擊計算中使用的一個或多個字段。
◆ 輸入表達式中的其他數值，然后【確定】。
⑵ 控件的更改和設置
更改控件的方法通常有兩種：即在窗體內直接修改或利用屬性窗口進行修改。
⑶ 在報表中添加節
為了使報表更易于理解，可將報表分成若干節，在報表上以不同的間隔顯示信息。默認空白報表有3個節：“頁面頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”，選擇【視圖】|【報表頁眉/頁腳】，可增加兩個節：“報表頁眉”、“報表頁腳”。
報表的節也具有屬性，不過比報表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設置節的顏色;但所有其他的屬性，必須使用節的屬性對話框進行設置。要打開節的屬性對話框，可以雙擊節中任意空白區域、節的邊線或節選擇器。
⑷ 屬性設置
除了可以移動控件的位置和改變控件的尺寸外，還可以通過屬性對話框設置控件的其屬性。方法是右擊需要進行屬性設置的控件，在彈出的快捷菜單中選擇屬性。
⑸ 保存報表
在對報表進行修改后，單擊工具欄中的【保存】，就會彈出【另存為】對話框。在文本框中輸入報表名稱，然后單擊【確定】按鈕，就可以保存報表。
6. 用報表設計視圖創建報表
下面通過實例說明設計報表的步驟：
⑴ 打開相應數據庫，新建報表，選擇【設計視圖】、選擇【訂單】表。
⑵ 添加相應字段到報表設計主體區內。
⑶ 添加頁面頁眉和頁面頁腳
其中頁面頁腳的文本框內容由屬性窗口和表達式生成器生成。
⑷ 保存運行得到結果
7. 報表屬性
下面是報表的屬性窗口，該對話框有五個選項卡，分別是：【格式】、【數據】、【事件】、【其他】、【全部】。
如果沒有用設計視圖打開報表，而是選中一個報表后，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會彈出另外一種報表屬性對話框。
8. 使用報表快照
Access 2003 提供了一種稱為報表快照的新型報表。它是一個具有.snp擴展名的獨立文件，包含Access 2003 報表所有頁的備份。這個備份包括高保真圖形、圖標和圖片并保存報表的顏色和二維版面。報表快照的優點是，不需要照相復制和郵寄印制版本，接收者就能在線預覽并只打印他們所需要的頁面。
為了查看、打印或郵寄一個報表快照，用戶需要安裝“快照取景器”程序，它是一個獨立的執行程序，它提供了自己的控件、幫助文件和相關文件。在默認情況下，當用戶第一次創建一個報表快照時，Access 2003就自動安裝了“快照取景器”。通過電子郵件發送
預覽及打印報表
1. 預覽報表
單擊數據窗口中【對象】欄下的【報表】按鈕，選中所需預覽的報表后，單擊工具欄中的【預覽】按鈕，即進入【打印預覽】窗口。打印預覽與打印真實結果一致。如果報表記錄很多，一頁容納不下，在每頁的下面有一個滾動條和頁數指示框，可進行翻頁操作。
2. 報表打印
打印報表的最簡單方法是直接單擊工具欄上的【打印】按鈕，直接將報表發送到打印機上。但在打印之前，有時需要對頁面和打印機進行設置。
創建查詢報表
報表可以看成是查看一個或多個表中數據記錄的方式，這個概念是所有報表的基礎。前面已介紹了單個表的報表輸出，而通過查詢報表可以從多個表中收集用戶想要的數據。這時，創建報表必須選擇【查詢或表】并把字段顯示在報表上。除非希望在報表上看到單個表的所有記錄，否則就要把報表綁定到查詢上。可以說，如果希望在多個表中訪問數據來產生報表，唯一的方法是將報表和查詢綁定在一起。
⑴ 創建查詢
⑵ 創建報表并與一個查詢綁定
⑶ 設計查詢報表
⑷ 美化查詢報表
創建多列報表
Access 2003 還提供了一種稱為“多列報表”的報表，這種報表能夠定義報表的各個部分，從而使用一個頁面上能打印出多列數據來。它通過一個頁面設置對話框來創建。
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