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OA的常見陷阱與風險防范
隨著OA應用內容的不斷擴展，OA技術也在不斷發展，同時OA也存在一定的陷阱與風險，下面是關于OA的常見陷阱與風險防范，歡迎閱讀！
1、定位風險。
若是初級應用場合按高級定位，則會造成花大價錢買個豪車卻因司機水平差、維護水平差、道路崎嶇、交通規則混亂等原因而無法發揮最高價值;若是高級應用場合按初級定位，那么常見的功能無法實現、與對標單位應用水平差異大、界面不友好，會讓使用者感覺水平太差，定制開發基礎功能進行改進提升的代價會非常大。定位不準是從源頭上的失誤，后期的改進非常困難。選擇低成本快速切入啟動解決眼前問題，還是高起點、高成本考慮長遠，是完全不同的決策風格，要根據單位具體情況決定，各有利弊。
2、需求定義含糊風險。
對于常見的需求，應該清晰地梳理并寫入招標文件，避免含糊的描述造成理解上的偏差而鉆了窗子。
(1)高級定位的功能需求參考。
必須實現的核心功能(如不能實現，取消投標資格)
①新聞公告：企業新聞、公告、通知能夠在系統中審批和發布;可以向整個組織發布;可向部門、項目團隊、隨機組合的組織內部分人員發布。
②流程審批：有常用簡單固定流程，包括請假、公出、差旅費報銷、推薦文章;待辦消息能夠推送到手機APP或微信并彈出，處理無需再登錄;有詳細的處理日志，包括接收日期時間、處理日期時間、處理人、處理意見，能看到當前待辦人。
③公文管理：能夠實現公文發起、會簽、審核、審批、發文、歸檔管理;會簽、審核過程可多次自由添加不同人員;審批過程有日志，能留痕;能支持在線編輯。
④組織架構與通訊錄：建立企業組織架構(可實現集團、子公司、部門、科室的組織架構層級展開，也可以按字母排序在同一層上平鋪)，由管理員統一維護機構、工號、姓名，員工可維護自己的其他信息;企業的組織架構及通訊錄，能夠使用戶方便地檢索到目標人員，查看聯絡方式。
⑤終端適應性：系統支持多種品牌規格的移動終端(如手機、IPAD等)和電腦終端(如臺式機、筆記本、工作站等，支持WINDOWS XP/7/8/10操作系統，IE6/7/8瀏覽器)的使用;移動終端支持安卓、IOS操作系統;系統能夠適應于移動、電信、聯通提供的移動網絡和固定網絡環境;電腦端、移動端(手機APP或企業微信)處理的數據能夠實時同步;能夠支持蘋果電腦自帶操作系統使用(MAC端)。
⑥平臺的開發整合能力：流程開發由一般水平的IT工程師通過基于崗位、角色的軟件配置、圖形化界面拖拉拽方式較為簡單地完成，無需或僅少量寫軟件代碼或僅少量簡單代碼。流程運轉的過程、節點要能夠監控，能夠統計、排序，便于發現流程運行當前節點、低效率處理的人員、環節。系統的門戶，除能滿足自身平臺的使用外，還能夠與其他要用的系統(如CRM、SCM、ERP、E_mail)進行整合，統一登錄、統一界面、集中消息待辦(能看各系統待辦數量、待辦標題)，以滿足系統擴充及現有系統集成需要，也避免用戶在不同界面的待辦處理和重復登錄(已有系統開發商是否配合由客戶協調，配合方費用不含在項目總費用中)。
⑦用戶數和性能：能夠支持注冊用戶數幾千人甚至上萬人。登錄系統時點擊登錄按鈕到進入系統使用不長于3秒;系統各類界面提交后到新界面的全部展示時間要控制在1秒以內;功能復雜、有大量數據運算界面的時間控制在3秒以內。
⑧移動報表：系統自帶或者可以整合第三方專業報表軟件，實現報表數據的圖表化、表單化報送，實現移動化決策支持。
可選實現的功能(不要求全部能夠實現，但要滿足至少70%的需求)(略，需要的朋友可聯系本文作者，微信號xiansunweiping)
(2)初級定位的功能需求參考：選擇上述部分功能項或部分功能要求，描述上較為含糊，易于被引導為其他理解，未實現時無法追責。
(3)技術和性能要求：(略，需要的朋友可聯系本文作者，微信號xiansunweiping)。
3、流程不清晰風險。
OA固化的流程，業務部門未能清晰地表述(必須是精準的第四級動作級，只有粗略的操作過程無法實現)、流程內容存在爭議長時間無人拍板定案、流程未結合信息化的特點和單位實際進行雙向融合優化，這些都會造成流程無法開發出來或者開發出來的流程無法使用或者不好用。由于這個原因沒有建好系統，雖然IT部門也有責任，但主要責任是梳理業務的部門。
4、平臺成熟度風險。
成熟度高的平臺流程調整多由客戶自行配置，操作人員不必是IT技術人員，甚至業務管理人員可自行完成配置。若是很多調整都需要軟件公司開發代碼，則意味著定制化開發，雖然能夠完全按照客戶的要求量身打造，但成熟度低、響應速度慢、甚至因客戶要求不合理而造成浪費。另外，配置性開發，可以由業務人員自行配置流程、自行推進上線，維護簡單易行且改進快速，而代碼級開發則業務人員無法實現，有費用且周期長，但最悲慘的是不提供個性化開發，給錢也不行，只能削足適履、形成雞肋、僵化思維。
5、功能要求過高風險。
若是OA和即時通訊功能均支持，電腦、手機端均支持，蘋果、安卓、Windows操作系統均支持，能夠應對上述隨意組合均可支持，則可選產品過少甚至無產品可選。OA與即時通訊是兩個差異非常大的領域，過渡求全責備要求兩者都要有、兩者都要好用、兩者深度融合，最終可能無產品可選。作者曾對全國30多家能做OA的產品進行了對比，能夠同時滿足電腦端和手機端且體驗好的產品并不多，能夠同時滿足OA和即時通訊且體驗感好的產品鳳毛麟角。
6、實施經驗缺失風險。
任何一家客戶，都不愿意請沒做過OA系統的公司為自己建設OA、把自己當作小白鼠試驗，無論說得多少天花亂墜。投標商必須在近5年有成功上線的案例3-5個，否則一票否決、取消投標資格，可以作為招標的否決性要求。
7、APP與微信應用場景定位錯誤風險。
APP功能相對強大，但安裝和使用APP較為困難(手機性能問題、耗電問題，很難實時在線)，適合于頻繁移動使用系統的工作人員使用，適合于復雜應用場景的使用，適合于主動使用;微信處理OA雖然功能簡單，但微信一般都實時在線，能夠及時發現新的待辦，實現快速處理，人人幾乎都是微信的客戶，適合于較少使用APP的工作人員使用。若定位錯誤，則廣大使用者因不安裝獨立APP而無法使用、專業工作人員則認為APP功能太簡單而無法用，造成重大風險。
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