如何去除word中多余的空格及空行

　　在使用word排版的時候，我們也許會遇到空格和空行，很多朋友覺得直接按刪除掉就可以去除了，可這樣是費力不討好的，有哪些方法更加快速有效去除word中多余的空格及空行呢？以下是小編幫大家整理的如何去除word中多余的空格及空行，希望能夠幫助到大家。

　　一、去掉表格和格式

　　為了版面的整齊，網頁文檔都是以表格的形式存在的，只是一般情況下表格的顏色被設為無色或表格寬度被設為0，所以我們在網頁上看不到表格。另外，網頁文檔中換行用的都是手動換行符，還有對字體等格式的設置。如果把從網頁上復制的文字直接粘貼到Word中，那么它們也都粘貼進來了，這給重新排版帶來了很大的麻煩。

　　從“編輯”菜單中單擊“全選”，然后單擊“剪切”，再單擊“選擇性粘貼”。在打開的的“選擇性粘貼”對話框中選擇“形式”為“無格式文本”，確定。這樣表格和各種格式都沒了，手動換行符也變成了回車符（段落標記）。另外還可以從“文件”菜單中選擇“另存為”，把文檔保存為純文本文件，再用Word打開，效果和上面的方法完全一樣。

　　如果剛從網頁上復制了文字，那么在Word中可以直接執行“選擇性粘貼”的步驟，這樣將省事得多。

　　二、刪除空格

　　網頁文字中會有許多的空段和空格，在Word中排版時也需要清除。那么為什么這一步要刪除空格，而不是先刪除空段呢？道理是：有些看起來什么也沒有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段，在Word中沒法對它們批量執行刪除操作。

　　首先，從“編輯”菜單中打開“替換”對話框（打開后暫時不要關閉，后面的操作都要在這里完成）。把光標定位到“查找內容”文本框中，按一下空格鍵輸入一個空格（默認情況下是半角空格），“替換為”文本框中什么都不填。單擊“全部替換”，Word將刪除所有的空格。你可能會說怎么我這還有許多空格呀？別急，如果這樣的話，那是因為這個文檔中還有另外兩種空格：全角空格和制表符空格。對這兩種空格，半角空格是不會把它們當一家人的，所以替換時對它們置之不理。打開中文輸入法，按Shift+空格鍵，切換到全角狀態，然后按空格鍵在“查找內容”框里輸入一全角空格，“替換為”為空，再按“全部替換”，所有的全角空格也都刪除了。再單擊對話框中的“高級”按鈕，然后單擊“特殊字符”，選擇“制表符”，在“查找內容”框中會出現“^t”（當然也可以手工輸入），“替換為”為空，再單擊“全部替換”，制表符空格也都沒了。

　　三、刪除空段

　　刪除空段的時機終于成熟了。在“查找和替換”對話框的“高級”模式下，兩次單擊“特殊字符”中的“段落標記”，“查找內容”框中將出現兩個“^p”（也可以手工輸入^p^p），再把光標定位到“替換為”框中，單擊“段落標記”輸入一個“^p”，再單擊“全部替換”，文檔中所有的空段全部消失。

　　其中的道理是什么呢？請想一下，沒有空格的空段是怎樣產生的？不正是我們連打了兩次回車之后才有的么？現在把兩個連續的回車替換成一個，正好消除了那個空段。

　　如果有連續的空段的話，一次替換不完，你可以多按幾次“全部替換”，直到提示找不到替換的對象為止。

　　拓展：正確顯示 Word中空格

　　初次接觸Word 2007的朋友可能在使用中會發現這樣一個問題：在Word 2007空格變成了一個個的小點，按空格鍵就是點。這對于已經習慣Word 2003還剛開始用Word 2007 的用戶來說是個麻煩，原來word 2003只要在工具-"選項"-"視圖"選項卡里把"格式標記"中的空格去掉就可以解決問題。那么在Word 2007我們該如何解決這樣的問題，恢復自己原來熟悉的空格呢? 采用“常用工具欄”中的“顯示/隱藏編輯標記”，把這些小黑點隱藏起來，還空格以本來面目。

　　但筆者認為這種方法仍有不足之處：

　　首先，“編輯標記”不只“空格”一種。點擊Word上方的“工具→選項→視圖”(請見附圖)。圖中的“格式標記”都是“編輯標記”，除空格之外還有制表符、隱藏文字、可選分隔符、可選連字符、段落標記。王老師的方法不能進行選擇性隱藏，即在空格不顯示為小點的同時，段落標記等其他“編輯標記”也同時看不到了，這不一定都是我們所希望的。

　　其次，采用這種方法，并不能保證每次都能把這些小黑點隱藏成功。如果“空格”之前有“√”，則無論點擊“顯示/隱藏編輯標記”多少次，這些小黑點都不能被隱藏。

　　因此筆者認為：

　　第一，如果文檔中需要把空格顯示為小黑點，可選中“空格”前的“√”;

　　第二，如果不需顯示這些小黑點，應把“空格”之前的“√”去掉;如果這些小黑點依然存在，點擊“常用工具欄”中的“顯示/隱藏編輯標記”即可。如果再點擊一次，這些小黑點可重新顯示。

　　如果空格顯示為小黑點而揮之不去，卻是一件很丟面子的事情，尤其顯示給學生們時。按照以上方法就能讓空格恢復到自己原來熟悉的樣子.這錦囊妙計感覺不錯吧?但愿這些“實用”技巧能真正成為你工作中的“使用技巧”，而不是試過一次，就從你的世界消失了，如果是這樣的話，那么高效率也將從你的世界中悄悄消失。

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