職場接打電話的原則和注意事項-商務禮儀

　　職場接打電話的原則

　　1、擇時通話

　　設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。一般來說，晚上10點之后，早上7點之前，沒有什么特別的急事不要打電話。再者，就餐時別打電話。另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，雖然也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應該盡量用自己的手機。此外，除非工作之需，一般是不應在公眾場合撥打電話的。

　　2、簡短通話

　　工作中，通話是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，當然，并非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。

　　3、內容精練

　　職場人正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，后講次要的事情。

　　4、禮貌掛機

　　結束通話后要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重復要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的`專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下，接您過來。”這就是重復要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了。

　　其次，要熟知掛機的順序。從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先掛斷電話。如遇通話雙方地位一樣，一般是誰先撥打誰先掛斷。

　　職場接打電話的注意事項

　　1、鈴響不過3聲

　　接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話，約好通話而不接是嚴重的失禮行為。訓練有素的工作人員一般會在電話鈴聲響兩三聲后接，因為如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。

　　2、職責清晰

　　接聽電話要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至于一錯再錯。一般來說，有約在先的電話，不要隨便讓別人代為接聽。如果是代領導或同事接聽電話，剛好領導或同事不在的話，應該首先告訴對方要找的領導或同事不在，然后再回問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為是有意回避。

　　3、正確處理突發情況

　　在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，一定要告訴對方，自己所在的位置可能網絡不好，并請對方指定一個時間，再撥打過去。萬一電話突然中斷，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，并告知對方電話掉線了，或者說電池用完了，這是對他人的尊重。

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