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開會的注意事項(xiàng)總結(jié)
總結(jié)是指社會團(tuán)體、企業(yè)單位和個(gè)人對某一階段的學(xué)習(xí)、工作或其完成情況加以回顧和分析，得出教訓(xùn)和一些規(guī)律性認(rèn)識的一種書面材料，它能夠使頭腦更加清醒，目標(biāo)更加明確，讓我們一起來學(xué)習(xí)寫總結(jié)吧。那么總結(jié)要注意有什么內(nèi)容呢？以下是小編幫大家整理的開會的注意事項(xiàng)總結(jié)，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
職場人士開會需要注意6個(gè)事項(xiàng)
身為職場人士，相信開會就像是家常便飯了，每個(gè)月要開一次大會，每周還要開周會，甚至是每天開會的情況的都有。但是有關(guān)開會時(shí)候的注意事項(xiàng)你知道嗎？開會之前需要準(zhǔn)備哪些事情，下面濮陽百姓人才網(wǎng)職場專家給大家簡單分享一下。
第一，開會之前手機(jī)關(guān)機(jī)或者是靜音
開會之前手機(jī)關(guān)機(jī)或者是調(diào)靜音，相信很多大部分職場人士知道這一點(diǎn)，但是有很多人能做到呢？如果你開會期間沒有什么重要的事情最好是關(guān)機(jī)，除非有非常緊急的事情，你可以把手機(jī)設(shè)置成無聲或者是震動。如果你手機(jī)沒有關(guān)機(jī)，開會期間突然響了，有可能會打擾這個(gè)會場的氣氛，會影響同事的注意力。
第二，開會的時(shí)候帶一個(gè)筆記本
既然要開會肯定是有重要的事情要宣布或者總結(jié)，因此，你最好是帶上一個(gè)筆記本，有什么重要的事情拿筆記下來，把領(lǐng)導(dǎo)在會議上的重要話牢記在心，做一個(gè)有心人，并且這些對你將來的工作可能也會有很大的幫助。
第三，會議過后要執(zhí)行
開會之后，你要根據(jù)開會的內(nèi)容執(zhí)行你的工作，熟悉會議主題后，你要制定出自己的一個(gè)小計(jì)劃，規(guī)定一下自己下一步怎么走，該怎么解決將來的問題和事。你如果能夠做到這些，你也會一步步的成長、超越自己。但是如果本次會議沒有什么實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，你就不必做出什么計(jì)劃了。
第四，認(rèn)真的聽講，不打斷別人講話
其實(shí)開會是有很多禮儀要注意的，不打斷別人講話就是其中的一項(xiàng)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或其他人在講話的時(shí)候，你就仔細(xì)認(rèn)真地聽講，千萬不可以貿(mào)然的去打斷別人，這是一件非常不禮貌的行為。濮陽百姓人才網(wǎng)職場專家表示，假如你真想發(fā)表講話，你可以在自由言論的時(shí)間發(fā)表自己的看法。
第五，學(xué)會鼓掌
會議上要學(xué)會贊美和鼓掌，當(dāng)別人提出一個(gè)非常好的建，或者是一些關(guān)于公司的決策或者變革等的會議上，這時(shí)候一定不要吝嗇你的掌聲，你該鼓掌時(shí)就要鼓掌，不但是對別人的一種尊重，還可以在同事中樹立一個(gè)比較好的形象。
第六，公私分明
你在平常的工作中可能和某位同事關(guān)系不融洽，就心想借著大會的機(jī)會讓他丟一次人，這種想法是很不好的，這樣不但不能夠緩解你和同事的關(guān)系，反而會使你們的之間的矛盾加劇，一定要記得公事和私事分開，做一個(gè)公私分明的人。
做好會議記錄的技巧和注意事項(xiàng)
操辦會議事務(wù)，是秘書的本職工作。任何一次成功的會議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務(wù)性勞動。僅圍繞會議議題，秘書人員做好會議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對秘書人員做好會議記錄中的技巧和注意事項(xiàng)作一探討，從一個(gè)側(cè)面來認(rèn)識秘書在會議中的職責(zé)。
一、會前記錄準(zhǔn)備
選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具備秘書工作知識，掌握基本技能，如果能學(xué)會速記就更好。同時(shí)也需要實(shí)際訓(xùn)練，提高記錄速度。會議一般要有相對固定的記錄人員。專人負(fù)責(zé)，可以熟悉出席人員，了解會議有關(guān)內(nèi)容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時(shí)指派的人員，會務(wù)工作負(fù)責(zé)人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時(shí)會前做些適當(dāng)?shù)妮o導(dǎo)。
記錄人員要準(zhǔn)備好記錄工具。一要準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會議記錄的紙張。會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍(lán)黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標(biāo)有“DA”（檔案的拼音字頭）標(biāo)記。二要準(zhǔn)備錄音機(jī)等現(xiàn)代記錄工具作為手工記錄的補(bǔ)充。使用錄音機(jī)時(shí)要備有足夠的磁帶，重要的會議要有錄音，從而使整理會議記錄時(shí)“有據(jù)可依”，定期召開的會議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機(jī)，不能凡會錄音，而當(dāng)場不手工記錄，指望會議結(jié)束后根據(jù)錄音來整理。其實(shí)會后根據(jù)錄音整理，往往要花費(fèi)會上好幾倍的時(shí)間，記錄速度慢，不易把握重點(diǎn)。要提倡會后將書面會議記錄對照錄音校對，保證記錄準(zhǔn)確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會議信息。
記錄人員在開會前要提前到達(dá)會場，并落實(shí)好用作會議記錄的位置。安排記錄席位時(shí)要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴(kuò)音設(shè)備旁，便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們講話內(nèi)容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會間記錄服務(wù)
會議記錄是會議內(nèi)容和過程的真實(shí)憑證。一份完整、簡潔、條理清楚
的會議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會議的實(shí)際進(jìn)程、會議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡潔地記載會議進(jìn)程，不要與詳細(xì)報(bào)告或載錄混淆起來。記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確真實(shí)，不要含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。
會議記錄一般使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的記錄本，應(yīng)該記錄的內(nèi)容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次；時(shí)間，會議起止的具體時(shí)間；會議地點(diǎn)；到會人，包括出席人、列席人、主持人；缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因；記錄人；會議議題；討論經(jīng)過；議決事項(xiàng)等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會后整理的方式。從記錄的詳細(xì)程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細(xì)記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種方法要舍棄一些內(nèi)容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時(shí)需要結(jié)合起來運(yùn)用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項(xiàng)也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時(shí)不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運(yùn)筆要快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數(shù)字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞匯等。
三、會后整理完善
會議紀(jì)要內(nèi)容的來源是會議記錄。因此，會后及時(shí)整理好會議記錄很重要。由于現(xiàn)場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個(gè)人都有一套適合自己的現(xiàn)場記錄法，有些常用術(shù)語，當(dāng)場記錄時(shí)往往簡化了，不及時(shí)
整理，隔時(shí)一久，有些問題就搞不清楚了。整理時(shí)，一方面要把簡化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個(gè)”、“那個(gè)”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規(guī)范化，當(dāng)然不能變動原意。對于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要及時(shí)請教發(fā)言人進(jìn)行完善，或者對照錄音進(jìn)行補(bǔ)充完整。
整理好的會議記錄，一般都應(yīng)存檔。有些會議記錄對會后的工作至關(guān)重要，對于這類會議應(yīng)該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯(lián)系地址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀(jì)要和其它有關(guān)資料也應(yīng)視情況一并存檔。將會議資料歸檔，不僅便于查找，而且對組織下一次類似會議也有參考價(jià)值。
四、傾聽的注意事項(xiàng)
傾聽是記錄人員從會議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務(wù)。當(dāng)會議的忠實(shí)聽眾，應(yīng)該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。
1．耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發(fā)言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調(diào)整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽。傾聽?wèi)?yīng)該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發(fā)言，領(lǐng)會講話內(nèi)容，思考發(fā)言的內(nèi)涵，要聽出弦外之音。
2．聚精會神。記錄人員傾聽時(shí)要神情專注。專心聽取會議發(fā)言，是對發(fā)言者的尊重，也是會議的基本紀(jì)律。會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價(jià)，損壞了秘書人員良好的形象。
3．苦練坐功。學(xué)會傾聽，要學(xué)會端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時(shí)還要坐得住，不能輕易離席，進(jìn)出會場，這樣會中斷記錄內(nèi)容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4．排除干擾。記錄人員的手機(jī)一般不要關(guān)閉，可將通訊設(shè)備設(shè)在靜音振動狀態(tài)，以備撥打接聽與會議有關(guān)電話，無關(guān)電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設(shè)法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。
開會注意事項(xiàng)總結(jié)
一、會場服務(wù)要求
（一）控制好開會的續(xù)水時(shí)間
（二）開會前，開燈，會場內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，請關(guān)掉移動電話
（三）會場疏散通道內(nèi)嚴(yán)禁堆放雜物，確保安全通道暢通
（四）領(lǐng)導(dǎo)休息室內(nèi)，應(yīng)有備用領(lǐng)帶、簽字筆、毛筆、各色墨水、紙張、膠水、回形針、圖釘、大頭針裁紙刀、訂書機(jī)、針線包、鞋刷（油）
（五）會前、會議結(jié)束時(shí)要奏曲的，要預(yù)先試放并調(diào)至開頭3～5秒處放音設(shè)備要認(rèn)真檢查
（六）備好會前、會議結(jié)束時(shí)奏曲的錄音帶、伴奏帶
（七）主席臺上方各種燈具、燈泡要逐一檢查，防止脫落
（八）會徽懸掛要正確、牢固
二、客房服務(wù)注意事項(xiàng)
（一）會議期間，每一天的報(bào)紙按時(shí)分送
（二）每一天更換一次床單、枕套、肥皂、牙膏（刷）如1—2天會議可一客一換，不用每一天更換。
（三）清潔（掃）時(shí)，衛(wèi)生間的地面應(yīng)注意無積水，防止賓客滑倒摔傷
（四）貴賓用房前，對淋浴頭、坐便器、電視機(jī)、空調(diào)均應(yīng)認(rèn)真檢查
防止淋浴頭出銹水，坐便器滴漏，空調(diào)器風(fēng)機(jī)發(fā)出響聲；檢查健身器材是否完好。
三、餐飲服務(wù)注意事項(xiàng)
（一）會議餐飲，要按會議主辦單位確認(rèn)的與會人員食譜組織采購、制作菜肴
（二）春、秋季節(jié)是流行病、傳染病多發(fā)季節(jié)，餐飲菜肴以自助餐分餐制為主
（三）夏季溫度高，食品霉變快，易發(fā)生食物中毒、腹瀉等，所以生熟食砧板、菜刀要分開，切不可混用
（四）冬季會議餐飲要注意保溫，碗筷用溫（開）水燙，堅(jiān)持有溫度、有暖感
（五）餐具洗滌要堅(jiān)持做到一刮、二洗、三消毒、四經(jīng)過、五保潔
（六）上菜（湯）注意端穩(wěn)，不能潑撒，更不能將湯（菜）潑撒到賓客身上
（七）餐廳地面堅(jiān)持清潔干燥，防止用餐人員滑倒跌跤
（八）根據(jù)季節(jié)變化，合理調(diào)整菜肴，適應(yīng)季節(jié)變化
四、會議服務(wù)注意事項(xiàng)
會議接待成功與否，是個(gè)系統(tǒng)操作的過程，要求各個(gè)環(huán)節(jié)（住、會場、食、行）有機(jī)地密切配合，異常是會議主辦方與會議接待方的溝通、協(xié)調(diào)、落實(shí)至關(guān)重要。同時(shí)，高超的會議接待服務(wù)技能，既需要對接待人員從總體上提出要求，也需要會場服務(wù)員、餐廳服務(wù)員、客房服務(wù)員、設(shè)備操作員和水電氣值班員等的有機(jī)配合。
（一）選擇房間清掃的時(shí)機(jī)
上、午時(shí)一般選擇與會代表開會時(shí)，夜床一般選擇與會代表休閑時(shí)。
（二）餐飲臺形設(shè)置要新穎
一般會議設(shè)置一次性臺形，稍長會議3天左右變換一次臺形；食譜應(yīng)針對與會代表的民族、地區(qū)、習(xí)俗制訂，掌握好咸、甜、辣、酸、清淡程度。
（三）停車管理
要做到：加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)專用車位控制；對會務(wù)組織者車位要安排好。同時(shí)區(qū)分面包車位與大客車車位等。
（四）安全工作
要求：門衛(wèi)驗(yàn)證，大廳（大門）二次把關(guān)，封閉閑置通道；定時(shí)開放相關(guān)門（電梯），加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)專用電梯控制、會議代表電梯控制；加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人住樓層監(jiān)控與消防控制室管理等。
五、會場清潔衛(wèi)生
（一）主席臺清潔衛(wèi)生
1、臺布干凈、無破損。
2、座椅牢靠，椅面（套）整潔、無破損。
3、茶具內(nèi)外干凈、烘干，蓋杯帽齊全、無破損。
4、花草（綠色植物）外形清潔，無灰塵，無枯枝敗葉。
5、上方幕簾干凈，無破損，懸掛牢固。
6、席卡大小一致，字體統(tǒng)一，顏色一樣。
7、話筒海綿干凈。
8、地面干凈。
（二）代表席清潔衛(wèi)生
1、通道地面清潔，無水、無油漬，無破損。
2、會議桌椅清潔，無劃痕，無破損，臺布、椅面干凈整潔。
3、茶具清潔，無水、無茶漬。
4、緊急疏散出口醒目，明亮，無灰塵。
（三）花草清潔衛(wèi)生
1、恰當(dāng)擺放花卉、花盆，花面（葉）干凈。
2、草坪高度一樣，修剪整齊，灑水均勻，無雜草、無雜物。
（四）道路清潔衛(wèi)生。
1、每一天清掃，堅(jiān)持地面干凈。
2、恰當(dāng)設(shè)置廢物箱。
3、干燥或清掃時(shí)要灑水。
開會的注意事項(xiàng)
1. 目標(biāo)清晰，并分解目標(biāo)
任何會議必須有目標(biāo)。年度經(jīng)營會有公司年度目標(biāo)，季度有季度目標(biāo)，月度有月度，周工作會議有壹周工作目標(biāo)。然后才是目標(biāo)的分解，分解到具體的工作事項(xiàng)以及人身上。
2. 檢查工作完成情況
聽取管理層進(jìn)行工作匯報(bào)，聽取的同時(shí)本質(zhì)上就是檢查工作完成情況，同時(shí)跟進(jìn)各項(xiàng)工作進(jìn)展。以結(jié)果為導(dǎo)向，緊盯工作進(jìn)度，這樣才能保證各項(xiàng)工作的按時(shí)按質(zhì)完成。
3. 聽取意見，調(diào)配資源
在聽取匯報(bào)工作過程中，認(rèn)真聽取負(fù)責(zé)人在執(zhí)行中遇到的問題與難點(diǎn)，針對因資源不足而導(dǎo)致的工作問題，能解決的必須在會上立馬解決。
4. 給方法、給指導(dǎo)
因?yàn)楣ぷ鞣椒ê退悸穼?dǎo)致的工作問題與難點(diǎn)，作為領(lǐng)導(dǎo)必須要給方法、給指導(dǎo)，告訴管理員這件事的關(guān)鍵點(diǎn)和難點(diǎn)，以及具體該如何處理這些點(diǎn)。對于沒有思路或思路不對的要及時(shí)糾正。
5. 會議中充分討論，在討論中學(xué)習(xí)、傳遞思想
會議就是最好的學(xué)習(xí)方式，是領(lǐng)導(dǎo)的思想、觀點(diǎn)最佳傳達(dá)的場所。在具體工作中與管理層充分溝通自己的觀點(diǎn)、想法以及最近的所思所學(xué)，在討論中傳遞思想，在討論中一起學(xué)習(xí)，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)一起成長。
領(lǐng)導(dǎo)與管理層的思想越接近，組織文化及思想就越高度統(tǒng)一，管理層在具體工作的執(zhí)行中就越能按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖行事，最終達(dá)成領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，完成組織目標(biāo)。管理層會議就是打造學(xué)習(xí)型組織最有效的載體。
6. 安排下一步的工作
接下來的目標(biāo)，以及針對目標(biāo)的工作事項(xiàng)分解。把這些事一一列出來，對應(yīng)責(zé)任人與時(shí)間。為了確保工作責(zé)任制，保質(zhì)保量的完成，必須要求各項(xiàng)內(nèi)容的負(fù)責(zé)人在會議現(xiàn)場接受安排并承諾完成任務(wù)。
7. 事先做好會議議程
會議要高效，前提就是事先讓大家都知道今天的會議議程，主持人的工作就尤為重要。如何有效地推進(jìn)會議的進(jìn)展是主持人需要特別注意的。
8. 在會議中一定要避免的三件事
第一，不要讓會議成為批評會;
第二，不要讓會議成為老板的獨(dú)角戲;
第三，會議一定要避免議而不決。
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