完善消防檔案管理工作

一、消防檔案建設與管理的重要性

檔案是人類社會活動直接形成的真實歷史記錄，對人們研究歷史、認識社會、指導工作都具有憑證和參考作用，它具有不可忽視的社會價值和作用。目前，消防部隊的檔案資料建設任務相當繁重，因為消防工作涉及面廣，量大，包括滅火救援、部隊管理、消防監(jiān)督、消防宣傳等方面的工作，每一項工作都是非常繁鎖，由于任務重、工作量大，加上有的單位管理不善，方法不當，使得消防部隊在檔案資料建設方面存在很多問題。俗話說：“檔案是我黨的珍貴財福”，檔案建設好了，對于促進單位工作有著重要的作用，提高單位工作效益，理順單位工作思路也頗有益處。

二、消防檔案建設與管理存在的問題

(一)檔案管理意識淡保一是思想認識模糊。沒有將檔案管理擺到事關部隊全面建設的基礎性工作的戰(zhàn)略高度上予以必要的重視，存在著“重工作落實、輕檔案管理”和“檔案歸檔案，工作歸工作”的兩張皮傾向，不知道為什么要開展檔案管理工作和怎樣開展檔案管理。二是對檔案工作的重要性認識不夠。還沒有真正認識到檔案工作在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，也出不了政績，根本是得不償失，導致了檔案管理工作大多數(shù)成了為應付上級檢查而“做秀”的工作。

(二)檔案管理力量薄弱。一是檔案隊伍不夠?qū)�業(yè)化。很多消防大隊沒有專職的檔案員，檔案管理工作大多是由大隊業(yè)務參謀或者文職雇員兼任，他們很難全身心地投入檔案管理工作，影響了工作效能。二是管理質(zhì)量不夠高。檔案管理是一項專業(yè)與經(jīng)驗相結(jié)合的工作，即需要一定的專業(yè)知識，也離不開實踐積累。由于部隊的特殊性質(zhì)，人員流動性大，檔案管理人員相對不夠穩(wěn)定，有時檔案員剛剛學會立卷歸檔的基本知識，就被調(diào)整崗位，新接手的同志又要從零開始。導致一部分的檔案員想做好這項工作，卻又是心有余而力不足，檔案管理質(zhì)量很難得到提升。

(三)檔案管理手段落后。當前有的大隊檔案管理工作模式還比較落后，主要靠人以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多數(shù)仍然是使用傳統(tǒng)的手工操作，計算機等現(xiàn)代化管理手段運用水平比較低，查找速度慢，使用效率低，不僅影響了檔案管理質(zhì)量，也不能滿足檔案管理、利用的要求。

(四)檔案管理內(nèi)容不完整。有的單位只注重文書檔案的收集，忽視聲像、實物檔案的收集、整理、立卷、歸檔，影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。部分同志為方便工作，將相關檔案材料自行保管，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料無法及時歸檔，有的甚至損毀、丟失。

(五)檔案管理分類不詳細。有的單位沒有單獨的檔案柜，所有的檔案文書都放在內(nèi)勤人員的抽屜里面，包括現(xiàn)場檢查筆錄，責令限期整改通知書，復查意見書，重大火災隱患整改通知書，建筑審核意見書，建筑工程驗收意見書，重點單位消防檔案，火災事故檔案等，加上有的內(nèi)勤人員懶惰，不及時地將這些檔案資料歸檔裝卷，也不知道如何分類、如何編號、如何裝訂等，如果遇到年終再進行統(tǒng)一的裝訂，使得一些檔案資料被誤編，將行政處罰檔案整理為消防安全管理檔案，將消防安全重點單位檔案整理為火災事故檔案等。

三、解決以上問題的幾點建議

(一)加大檔案資料的投入，由專人負責消防檔案資料的建設。單位應該設立專門的檔案室，購買質(zhì)量好、樣式好、數(shù)量足的檔案柜，要分類齊全，分別放置。目前在消防部隊存在著警力嚴重不足的現(xiàn)象，如何解決這種矛盾呢?可以采取如下兩種措施：首先，可以聘請地方專門從事檔案工作的人員來進行檔案資料的管理，在選擇人員時應該擇優(yōu)選取，選擇比較優(yōu)秀、工作責任心強、心細、文字功底強的人員來從事檔案工作;其次，目前每年各地都要從地方大學里招收一批大學生，在招收的時候，可以招中文系或者檔案管理等相關專業(yè)的人員從事檔案工作。在一些大單位，包括支隊機關和工作量較大的單位，一個人不夠可以聘請兩個或者多個人員從事檔案工作，對于檔案人員較多的單位要健全組織、完善機制、分工負責，由專人負責檔案資料的填寫，由專人負責檔案的制作，由專人負責檔案資料的審核，由專人負責檔案資料的整理裝訂。

(二)提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，進行專門的業(yè)務培訓。對于檔案人員不光應有良好的工作作風、思想素質(zhì)，而且還應有較高的業(yè)務素質(zhì)，因此要定期地組織人員進行業(yè)務培訓，在培訓過程中應向他們講授消防檔案的分類和裝訂順序。

(三)實行獎懲分明，建立獎懲機制。要層層制訂詳細的獎懲措施，并將消防檔案納入消防監(jiān)督工作考核的范圍，并制定考評標準，保證消防監(jiān)督管理工作的落實;在消防檔案管理工作中，對檔案的建立、歸檔、管理和提供使用等工作作出顯著成績的，單位應該給予表彰獎勵;在消防檔案管理工作中，由于沒有落實管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

(四)及時歸檔更新。行政處罰卷在結(jié)案后，要及時地將其裝訂成冊，按照裝訂順序編號。對于消防安全管理檔案、火災事故調(diào)查卷、建筑審核卷、舉報投訴卷都要按照規(guī)定和順序進行裝訂。對于消防安全重點單位檔案，由于每年單位的法定代表人及消防安全管理人和規(guī)章制度都要發(fā)生變化，因此我們一定要根據(jù)變化及時地進行更新，以便讓單位領導和其他人員知道變化，并有針對性地開展工作。

(五)文書檔案管理和電子管理并存。一份文書檔案如何能夠長期的保存?當前科技日益發(fā)展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統(tǒng)等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，并且通過這些電子處理可以長期保存，檔案資料不易丟失。因此，我們也應采取電子管理，每個單位可以裝訂消防管理系統(tǒng)及其他方面的消防辦公軟件，使得消防檔案更加完善。

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