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外貿(mào)單證員工作崗位職責(zé)內(nèi)容
外貿(mào)單證員具有工作量大、涉及面廣、時間性強(qiáng)和要求高等特點(diǎn)，以下是由小編整理關(guān)于外貿(mào)單證員工作內(nèi)容，希望大家喜歡!
外貿(mào)單證員工作內(nèi)容
1.制備貨物出運(yùn)前的基本報關(guān)文件。比如，根據(jù)工廠提供的裝箱資料，制作出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件。
2.商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
3.租船訂倉：
a.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通常客人會指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面訂倉通知。通常在開船一周前可拿到訂倉紙。
b.如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面訂倉，程序同上。
4.委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間(船截關(guān)前)。
5.獲得運(yùn)輸文件：
a.最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單確認(rèn)內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理，要按照L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
b.督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
c.及時支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。
6.準(zhǔn)備客人清關(guān)文件
a.商業(yè)發(fā)票CommercialInvoice：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。
b.FORMA原產(chǎn)地證書：FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。
c.一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
d.裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。
e.裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來的`總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
7.交單：
a.采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
b.采用T/T收匯的(后T/T)，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
c.如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的(前T/T)，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
8.業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。
9.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
10.單證員平時應(yīng)注意收集運(yùn)價變動，船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助。
單證員通常對學(xué)歷沒有硬性要求，但是英語要有一定基礎(chǔ)，因?yàn)橐樦坪吞幚泶罅坑⑽膯螕?jù)。應(yīng)具備國際貿(mào)易實(shí)務(wù)、外貿(mào)英語函電等基本知識。此崗位較外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作流程要相對簡單些，而且?guī)缀醪挥贸霾睿ぷ鲿r間比較固定。但是一定要耐心、細(xì)心，一旦出現(xiàn)錯誤或單據(jù)、單單不一致的問題，對將來的結(jié)匯和申請出口退稅等一系列程序都會有影響。
目前全國高校經(jīng)濟(jì)類畢業(yè)生每年大約為15萬名，如果全部從事外貿(mào)工作，5年內(nèi)的總量也只有75萬人左右。而國內(nèi)具有外貿(mào)經(jīng)營資格的企業(yè)，現(xiàn)在已達(dá)到數(shù)十萬家，本市的總數(shù)也已超過5萬多家。即使加上社會力量培養(yǎng)和其他行業(yè)人才轉(zhuǎn)崗，國際商務(wù)，尤其是外貿(mào)專業(yè)人才的需求總量依然供不應(yīng)求。單證員崗位資格認(rèn)證也剛剛起步不久，2003年才剛剛開始，今年才開始全國統(tǒng)考。所以，擁有專業(yè)資格證書的人很少，而企業(yè)正需要這類有專業(yè)技能的人才。
外貿(mào)單證員的工作流程
1、 根據(jù)客戶的定單估算List(根據(jù)以前的出貨數(shù)據(jù)，如沒有就大概計(jì)算)品名，數(shù)量，件數(shù)，毛重，凈重，體積。
2、 出貨前一星期向采購要準(zhǔn)確的包裝尺寸。
3、 根據(jù)工廠的準(zhǔn)確的包裝尺寸計(jì)算準(zhǔn)確的List。
4、 出貨前一星期做海運(yùn)委托書并傳給代理，要求她租船訂倉、并告知是到廠裝柜還是送貨到倉庫。得知船期后告訴采購最終交貨日期、采購把準(zhǔn)確包裝尺寸，箱數(shù)給我做準(zhǔn)確的'List、 如果LIST上的體積與原來的LIST相差太多或者體積超出集裝箱的體積或不能裝滿(20FT不到25立方 ，40HQ不到62立方)，那么上報看如何解決。
5、 出貨前一星期把出貨的清單(品名，規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，每項(xiàng)目的采購人)傳真給工廠，以便工廠提前安排準(zhǔn)備出貨。
6、 出貨前把裝柜的地址傳給貨代、或者是把送貨地址給采購。
7、 出貨的當(dāng)天把報關(guān)的單據(jù)寄給貨貸，保證船期前的2天寄到貨代手中。
8、 報關(guān)完之后跟貨代要報關(guān)單預(yù)錄入聯(lián)號碼(18位)，號碼一定要清楚;船開之前要求提單確認(rèn)(品名，件數(shù)，體積，毛重)、如有錯誤改正回傳，直到正確為止。
9、 船期之后一個星期之內(nèi)拿到提單正本，貨到前寄給客人。
10、需要認(rèn)證的合同，先做好認(rèn)證的資料，等拿到提單的復(fù)印件即可去貿(mào)促會做認(rèn)證，認(rèn)證時間一般為15天。
11、向貨代要運(yùn)費(fèi)的發(fā)票，一個月之內(nèi)把運(yùn)費(fèi)付清。
12、出貨后制作客戶需要的一系列單據(jù):形式發(fā)票，發(fā)票，箱單、等收到貨款之后把所有的單據(jù)寄給外商、同時整理相關(guān)文件留底存檔。
13、出完貨后一個月之后向貨代要核銷單的退單。
外貿(mào)單證員報名方式
(一)20XX年6月6日國際商務(wù)單證員全國統(tǒng)一考試實(shí)行網(wǎng)上報名。報名網(wǎng)址：全國國際商務(wù)單證考試中心，網(wǎng)上報名時間為3月10日至5月20日，考試資格確認(rèn)同時進(jìn)行。在規(guī)定日期內(nèi)考生可到中國對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作企業(yè)協(xié)會指定的當(dāng)?shù)乜荚圏c(diǎn)辦理報考資格確認(rèn)手續(xù)，逾期未辦理報考資格確認(rèn)者不能參加考試。
(二)確認(rèn)報考資格時，考生應(yīng)持本人身份證、學(xué)歷證書原件和復(fù)印件以及《全國國際商務(wù)單證員考試報名表》，并交免冠同底版2寸藍(lán)底彩色證件照3張(用于報名表、準(zhǔn)考證主證和合格證書，經(jīng)考試不合格者照片不予退還)。證件不全或照片不符合要求者，不予辦理報考資格確認(rèn)手續(xù)。
(三)考生報考資格被確認(rèn)后，應(yīng)交納考試費(fèi)，每科80元，兩科共160元;另外每科交納報名費(fèi)20元，兩科共40元。因故未參加考試或考試不合格者所交費(fèi)用不予退還。
(四)其他有關(guān)事項(xiàng)，請考生隨時關(guān)注全國國際商務(wù)單證考試中心網(wǎng)站公布的信息。
外貿(mào)單證員證書申請
單證員證書是從業(yè)資格證書。同國際貨運(yùn)代理員一樣，逐步在全國推行持證上崗制度。
單證員證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)為商務(wù)部中國對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作企業(yè)協(xié)會。
單證員證書的有效期暫定為5年，不需要進(jìn)行年審。
單證員考試是由商務(wù)部人教司同意，中國外經(jīng)貿(mào)企業(yè)協(xié)會牽頭的。一年只進(jìn)行一次考試。
單證員考試工作由商務(wù)部中國對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作企業(yè)協(xié)會組織，經(jīng)過商務(wù)部人教司批復(fù)，也符合《行政許可法》的相關(guān)規(guī)定。考試的具體組織實(shí)施工作由中國外經(jīng)貿(mào)企業(yè)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)，全國國際商務(wù)單證培訓(xùn)認(rèn)證考試中心負(fù)責(zé)實(shí)施。
各地負(fù)責(zé)承辦報名、資格審查、組織考試的工作都是由中國外經(jīng)貿(mào)企協(xié)審批的`考試點(diǎn)負(fù)責(zé)實(shí)施的，資格證書的頒發(fā)工作由考試中心統(tǒng)一實(shí)施。考試成績合格的考生，可憑本人身份證向當(dāng)?shù)乜荚圏c(diǎn)領(lǐng)取國際商務(wù)單證員資格證書，不再另行向合格考生收取證書工本費(fèi)。
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