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檔案法制基本知識解答
檔案法所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。那么，下面是由小編為大家整理的檔案法制基本知識，歡迎大家閱讀瀏覽。
檔案法制基本知識解答
1、《檔案法》是什么時候頒布和施行的?何時修改?
答：《檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議通過， 1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十次《關(guān)于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正，同日以中華人民共和國第七十一號主席令公布施行。
2、《檔案法實(shí)施辦法》是什么時候頒布和施行的?何時修改?
答：《檔案法實(shí)施辦法》1990年10月24日國務(wù)院批準(zhǔn)，1990年11月19日國家檔案局第一號令發(fā)布;1999年5月5日國務(wù)院批準(zhǔn)修訂，1999年6月7日國家檔案局第5號令重新發(fā)布施行。
3、《檔案法》所稱的檔案是指什么?
答：《檔案法》所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、什么是檔案行政執(zhí)法和檔案法規(guī)體系?
答：檔案行政執(zhí)法是指國家檔案行政管理部門依照檔案法律法規(guī)、規(guī)章所規(guī)定的職權(quán)和程序，通過行政處罰、行政強(qiáng)制執(zhí)行、行政獎勵、行政監(jiān)督檢查等具體行政行為實(shí)施《檔案法》等國家法律的活動。檔案法規(guī)體系是指以《中華人民共和國檔案法》為核心，由符合《中華人民共和國立法法》規(guī)定的若干有關(guān)檔案工作的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章和其他規(guī)范性文件所構(gòu)成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的統(tǒng)一體。
5、《檔案法》對地方各級人民政府的職責(zé)是如何規(guī)定的?
答：《檔案法》規(guī)定：“各級人民政府應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃”。
6、《檔案法法實(shí)施辦法》對地方各級人民政府的職責(zé)是如何規(guī)定的?
答：《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定：“縣級以上各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)建設(shè)列入本級國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃，建立、健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。”
7、《檔案法》規(guī)定我國檔案工作的原則是什么?
答：《檔案法》規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”
8、《檔案法》對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)如何規(guī)定的?
答：《檔案法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。
9、《檔案法法實(shí)施辦法》對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)如何規(guī)定的?
答：《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是：“(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;(二)指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;(三)統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;(四)監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。”
10、《檔案法》規(guī)定我國檔案機(jī)構(gòu)有幾種?
答：根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，我國檔案機(jī)構(gòu)包括：國家檔案行政管理部門和縣以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門;機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的檔案機(jī)構(gòu);中央和縣級以上各級各類檔案館共三種。
11、《檔案法》規(guī)定鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府檔案工作人員的職責(zé)是什么?
答：《檔案法》規(guī)定：“鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
12、《檔案法》規(guī)定檔案工作人員應(yīng)具備什么樣的素質(zhì)?
答：《檔案法》規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。”
13、《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定各級各類檔案館應(yīng)對檔案的管理采取哪些措施?
答：《檔案法實(shí)施辦法》明確規(guī)定：“各級國家檔案館應(yīng)當(dāng)對所保管的檔案采取下列管理措施：(一)建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施;(三)根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護(hù)和管理;(四)根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。”
14、《檔案法》規(guī)定了哪些法律責(zé)任?行政處罰的種類有哪些?
答：《檔案法》規(guī)定的法律責(zé)任有行政處分、行政處罰、責(zé)令賠償和依法追究刑事責(zé)任。《檔案法》規(guī)定的行政處罰的種類有警告、罰款、沒收違法所得、沒收檔案或者其復(fù)印件。
15、《檔案法》規(guī)定在利用檔案館的檔案中何種違法行為給予行政處罰?
答：《檔案法》規(guī)定，在利用檔案館的檔案中，對(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的;(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的;(三)涂改、偽造檔案的，由縣以上檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款。
16、《檔案法》規(guī)定對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料應(yīng)怎樣處理?
答：《檔案法》規(guī)定，對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人個不得據(jù)為已有。
17、《檔案法實(shí)施辦法》對檔案違法行為規(guī)定的罰款數(shù)額是多少?
答：《檔案法實(shí)施辦法》第二十八條規(guī)定，罰款數(shù)額根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量，對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。
18、對違反《檔案法》的行為，哪一級人民政府檔案行政管理部門有處罰權(quán)?
答：縣級以上人民政府檔案行政管理部門有處罰權(quán)。
19、什么是檔案公布權(quán)?《檔案法》對檔案公布權(quán)是怎樣規(guī)定的?
答：檔案公布權(quán)是依照法律誰有權(quán)利公布檔案的問題。《檔案法》 第22條規(guī)定：“屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布;未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布。集體所有的和個人所有的檔案，檔案所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。”
20、《檔案法》是怎樣規(guī)定公民保護(hù)檔案的義務(wù)的?
答：《檔案法》第三條規(guī)定：一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為已有。”第十六條規(guī)定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。”
21、國家所有的檔案能夠進(jìn)行買賣嗎?
答：《檔案法》第十七條規(guī)定“禁止出賣屬于國家所有的檔案。”《檔案法實(shí)施辦法》第十八條規(guī)定，“屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。”因此，國家所有的檔案不能進(jìn)行買賣。
22、依據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，檔案館保存的檔案中哪些檔案應(yīng)當(dāng)向社會開放?
答：依據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第二十條規(guī)定，檔案館保存的檔案中，下列檔案應(yīng)當(dāng)向社會開放：
(一)中華人民共和國成立以前的檔案：
(二)中華人民共和國成立以來，自形成之日起滿30年的檔案：
(三)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案。以上檔案中涉及國際、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起滿30年但檔案館認(rèn)為到期仍不宜開放的檔案，經(jīng)上一級檔案行政管理部門批準(zhǔn)，可以延期向社會開放。
23、我國對本國公民和組織利用已開放檔案的程序有什么規(guī)定?
答：依據(jù)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》以及國家檔案局頒布的《各級國家檔案館開放檔案辦法》等有關(guān)規(guī)定，中華人民共和國的公民和組織凡是持有工作證、居民身份證、單位介紹信、學(xué)生證等合法證明之一，都可直接到檔案館利用已開放的檔案，有提供利用義務(wù)的單位不得以非法借口拒絕提供利用。
24、向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人享有哪些權(quán)利?
答：《檔案法》第二十一條規(guī)定：向檔案館移交、捐贈寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。《檔案法實(shí)施辦法》第二十五條規(guī)定，各級國家檔案館對寄存檔案的公布和利用，應(yīng)當(dāng)征得檔案所有者同意。
25、人民政府、檔案行政管理部門或者單位對在檔案工作中有顯著成績的哪些行為應(yīng)當(dāng)予以獎勵?
答：《檔案法實(shí)施辦法》第六條規(guī)定了 5 種應(yīng)予獎勵的行為：(1)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。(2)對檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。(3)對檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。(4)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給國家的。(5)同違反中華人民共和國檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。
26、哪些情況下，才可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換和出賣檔案的復(fù)制件?
答：《檔案法》第十七條規(guī)定：“檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，按照國家規(guī)定辦理。”根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第十八條第三款規(guī)定，只有在下列情況下，經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，才可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換和出賣檔案的復(fù)制件：(1)為了收集和交換我國散失在國外的檔案;(2)為了進(jìn)行國際文化交流;(3)為了社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要;(4)為了科學(xué)研究的需要;(5)為了推廣科技成果的需要;(6)為了國家利益的其他需要。
27、違反檔案法律規(guī)定，構(gòu)成犯罪的，需要追究什么樣的刑事責(zé)任?
答：根據(jù)《中華人民共和國刑法》第三百二十九條的規(guī)定，搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役。違反《檔案法》的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案，情節(jié)嚴(yán)重的處三年以下有期徒刑或者拘役。
28、依據(jù)《檔案法》規(guī)定，公民能向社會公布屬于個人的檔案嗎?
答：依據(jù)《檔案法》第二十二條的規(guī)定，集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
29、依據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，公布檔案有哪些形式?
答：依據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第二十三條的規(guī)定，檔案的公布，是指通過下列形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容：
(一)通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表;
(二)通過電臺、電視臺播放;
(三)通過公眾計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播;
(四)在公開場合宣讀、播放;
(五)出版發(fā)行檔案史料、資料和全文或者摘錄匯編;
(六)公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件;
(七)展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。
30、婚姻登記檔案的保管期限是多少年?會計檔案包括那些內(nèi)容?
答：按照《婚姻登記檔案管理辦法》的規(guī)定，婚姻登記檔案的保管期限為100年，對有繼續(xù)保存價值的可以延長保管期限直至永久。
會計檔案的內(nèi)容具體包括：
(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類：總賬，明細(xì)帳，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬薄，其他會計賬薄。
(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
檔案基本知識
一、檔案是什么？怎樣理解檔案的定義？
《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）將檔案的定義表述為：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”
國家檔案局2000年12月發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/TI一2000《檔案工作基本術(shù)語》將檔案的定義表述為：“國家機(jī)關(guān)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”
上述檔案定義表述了七個方面的含義：檔案形成的時間（歷史性）；檔案產(chǎn)生的主體（多元性）；檔案來源渠道（廣泛性）；檔案形成的特點(diǎn)（原始性）；檔案保存的目的（價值性）；檔案表現(xiàn)的形式（多樣性）；檔案本質(zhì)屬性（記錄性）。
對檔案的定義可以從四個方面加以理解：
1、產(chǎn)生檔案的主體和來源。產(chǎn)生檔案的主體是各類國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人，表現(xiàn)出多元性的特點(diǎn)。由于主體不同，就產(chǎn)生了檔案的不同所有權(quán)一一分別屬于國家、集體、私人（個人、家庭、家族）所有。從來源看，檔案產(chǎn)生于不同主體所從事的不同的社會活動，反映了檔案內(nèi)容的廣泛性。
2、檔案的基本屬性一一原始記錄性。原始性是指檔案是當(dāng)時、當(dāng)?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動（社會實(shí)踐）過程中的歷史產(chǎn)物，而不是事后編造的。記錄性是指：從內(nèi)容上看，檔案所記載的是當(dāng)時、當(dāng)?shù)亍?dāng)事人發(fā)生、發(fā)現(xiàn)的事物和行為的過程、結(jié)果；從形式上看，檔案原件具有不可替代的辦文特征和時代特色。
3、檔案的價值性。價值性即有用性。檔案有兩種基本價值；一是歷史憑證價值。從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式特征看，檔案是真實(shí)可靠的，具有法律效力。二是情報信息價值或稱參考價值。從檔案的信息儲備和所反映的內(nèi)容看，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒、參考。
4、檔案形式的多樣化。從記錄方式來看，有文字書寫（刻鑄）、圖表繪制、聲像攝錄、電子數(shù)碼等；從閱讀方式來看，有直讀的、機(jī)讀的；從載體形式來看，古今中外形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、巖石、竹木、布帛、羊皮紙、紙張、膠片、磁介質(zhì)、金屬片等。
從檔案形式的多樣化中可以看到，檔案的形式是隨著社會生產(chǎn)力和科技水平的提高而演變進(jìn)步的。由于人類社會發(fā)展共同規(guī)律的支配，中外檔案經(jīng)歷了大致相同的演變發(fā)展過程，即：最初以自然物作為記錄材料，后來發(fā)展到以紙張為記錄材料。進(jìn)而發(fā)展為近現(xiàn)代多種新型記錄材料的檔案。檔案的這一演變發(fā)展過程，反映了社會的進(jìn)步和發(fā)展。
二、歸檔文件是什么？
檔案文件是立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種形式和載體的文件材料。
三、全宗是什么？
全宗是檔案的基本分類和管理單位，指一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通常情況下，一個獨(dú)立從事活動的單位，如一個機(jī)關(guān)、一個企業(yè)、一個學(xué)校所形成的全部檔案應(yīng)該組成一個全宗，某一個人形成的全部檔案則可以構(gòu)成個人全宗。全宗既是一定數(shù)量檔案的實(shí)體概念，也是檔案整理原則的重要體現(xiàn)和方法。在檔案學(xué)中有時稱全宗原則和全宗理論。在檔案的整理、流轉(zhuǎn)和保管過程中，同一全宗的檔案不得分散，不同全宗的檔案不得混雜，這被稱作全宗不可分散性原則。
四、檔案工作的概念是什么？由哪些方面構(gòu)成？
檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)。人們通常說的檔案工作是一個總的概念，嚴(yán)格來說，它包含著檔案事業(yè)管理和檔案資源管理這兩個職能不同而又有密切關(guān)系的工作。
1、檔案事業(yè)管理：包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作，要對檔案事業(yè)的方方面面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法監(jiān)督。這方面的職責(zé)由各級政府的檔案行政管理部門來承擔(dān)。
2、檔案資源管理：是對各種形態(tài)的檔案進(jìn)行具體的技術(shù)性管理，它又分為檔案實(shí)體管理和檔案信息管理。
檔案實(shí)體管理，是指對檔案的實(shí)體進(jìn)行收集（歸檔）、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、調(diào)卷提供查閱等。
檔案信息管理，是指對檔案內(nèi)容信息進(jìn)行分析、檢索、編研、編目、數(shù)字化儲存、上網(wǎng)、提供信息查閱和咨詢服務(wù)。
檔案資源管理工作由各機(jī)關(guān)、單位檔案部門或文件中心以及各級、各類檔案館按照有關(guān)規(guī)定，分工負(fù)責(zé)。
五、檔案與資料有何區(qū)別？
檔案與資料都是重要的信息資源，但兩者的形成渠道和文獻(xiàn)價值有所不同。檔案是在社會活動中直接形成的真實(shí)記錄，具有法律憑證作用和歷史考查作用，而情報資料則是通過各種渠道從外部購買、交流或直接收集得來的，只具有參考作用。
六、文稿和手稿分別是指什么？
文稿（Draft；Manuscript）是指文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
手稿（Manuscript）是指由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。
七、草稿、定稿和正本、副本分別是什么？
根據(jù)一份文書在形成和完善過程中的不同稿本（文稿與文本的統(tǒng)稱）形式進(jìn)行分類，可劃分為草稿、定稿、正本、副本。其中草稿和定稿通稱為文稿，正本和副本通稱為文本。
草稿，又稱草案、征求意見稿、送審稿、初稿等，是文書撰擬過程中最初期的原始稿件，供討論、修改、審批之用。它不屬于正式文件，不具備現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用。除少數(shù)用于征求意見的文件之外，草稿一般不向外發(fā)出，亦毋需歸檔保存。對于某些特別重要的文件，經(jīng)反復(fù)修改而產(chǎn)生多次草稿，反映了文件的形成過程，具有參考價值，可歸檔保存。
定稿，又稱原稿，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審閱簽發(fā)或經(jīng)會議討論通過的最后完成稿，是繕印正本的依據(jù)。草稿一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)便成為定稿，不經(jīng)其同意不得再作任何修改更動。定稿反映了文件撰擬、審核、簽發(fā)的全過程，具有重要的參考價值和憑證作用，因此，凡需保存的文件，其定稿亦應(yīng)予以保存。
正本，是根據(jù)定稿繕印的，用于向外發(fā)出的正式文本。如有主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)之分，則正本用于發(fā)往主送機(jī)關(guān)。正本具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力，其證據(jù)價值得到法律的認(rèn)可的保護(hù)。
副本，指正本的復(fù)份或復(fù)制本，在形式上與正本完全或部分相同，供抄送、傳閱、存檔備查之用。其中，用于與定稿一同立卷歸檔的文本，又可稱為存本。
八、什么是發(fā)文號？它由哪幾部分構(gòu)成？
發(fā)文號又稱發(fā)文編號，是發(fā)文機(jī)關(guān)對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。它是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度、（外加方括號）和發(fā)文順序號構(gòu)成。發(fā)文機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的縮寫，一般采用兩種編寫方法，一種是在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中包括文種的代字。另一種是在發(fā)文機(jī)關(guān)中包括承辦單位的代字。發(fā)文年度應(yīng)寫完整，不宜簡寫。發(fā)文順序號按年度內(nèi)發(fā)文的先后順序采用大流水的方法依次順序編寫。一份公文只編一個發(fā)文號，聯(lián)合行文時只標(biāo)注主辦單位的發(fā)文號。
九、什么叫“簽署”
簽署即由簽發(fā)公文的正職領(lǐng)導(dǎo)人在正本落款處簽署其職務(wù)、姓名以證實(shí)其法定效力的活動。簽署適用于命令等以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的公文。
十、公文處理工作包括哪些內(nèi)容？
公文處理工作包括公文辦理和公文管理兩項(xiàng)內(nèi)容。公文辦理主要有收文的辦理和發(fā)文的辦理；公文的管理主要有立卷、歸檔、銷毀等。收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序；發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)的名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)進(jìn)行登記。
十一、什么是文書立卷？它有什么意義？
文書處理部門將辦理完畢、具有查考的保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系組成案卷，這項(xiàng)工作被稱為文書立卷。
文書立卷工作是一項(xiàng)極其重要的工作，具有深遠(yuǎn)的意義：
1、文書立卷保持了文件之間的歷史聯(lián)系，便于日后查找利用；
2、文書立卷有利于保證文件的完整與安全，便于文件的保管 ；
3、文書立卷有利于文件的積累，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。
十二、文件轉(zhuǎn)化為檔案需要具備哪些條件？
文件轉(zhuǎn)化為檔案需要具備以下條件：
1、文件必須辦理完畢（或叫處理完畢），即完成了文書處理程序；
2、文件需要對日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值；
3、文件需按照一定的規(guī)律保存起來，即把文件按照一定的程序
和條理集中保管起來。
十三、辦理完畢的公文什么時間歸檔？
歸檔時間是辦理文件材料歸檔交接手續(xù)的時間。歸檔時間是歸檔制度的重要內(nèi)容之一。對于一般的公文通常是按年度接收歸檔，即在第二年的上半年，將上一年形成的文件經(jīng)整理后，辦理交接歸檔手續(xù)。
十四、機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限有幾種？
根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號），機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
十五、歸檔文件的整理原則是什么？
歸檔文件的整理原則是：
1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間有的機(jī)聯(lián)系。文件的形成有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)。不同的機(jī)關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項(xiàng)職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機(jī)關(guān)職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
2、區(qū)分不同價值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家有關(guān)規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，找定不同保管期限。
3、便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。“便于保管和利用”既是歸檔文件整理的出發(fā)點(diǎn)，也是最終目的。
十六、怎樣正確理解《歸檔文件整理規(guī)則》確定的歸檔文件整理單位“件”的概念？
《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定：“件”即歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正本與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。
十七、什么是文檔一體化？有什么意義？
文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括：文檔實(shí)體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。
文檔一體化的意義在于：
1、使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全；
2、文檔超前控制；
3、提高信息檢索效率；
4、有助于科學(xué)決策；
5、提高行政效率；
6、有利用人、財、物的合理利用。
十八、檔案工作的基本內(nèi)容包括哪些方面？
通常說的檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。它的基本內(nèi)容包括以下幾項(xiàng)：檔案的接收和征集、整理、價值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計。也簡稱收集、整理、鑒定、保管、編研、利用和統(tǒng)計工作。
十九、什么是檔案信息化建設(shè)？檔案信息化建設(shè)應(yīng)該遵循哪些原則？
檔案信息化建設(shè)，是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。
檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)關(guān)系檔案事業(yè)全面發(fā)展的戰(zhàn)略舉措，必須遵循三條基本原則，即文檔一體化原則、雙軌制原則和確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。