文員必備的電腦知識
文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務之類的工作。以下是小編整理的文員必備的電腦知識，希望大家認真閱讀!
Excel常用函數大全
1、ABS函數
函數名稱：ABS
主要功能：求出相應數字的絕對值。
使用格式：ABS(number)
參數說明：number代表需要求絕對值的數值或引用的單元格。
應用舉例：如果在B2單元格中輸入公式：=ABS(A2)，則在A2單元格中無論輸入正數(如100)還是負數(如-100)，B2中均顯示出正數(如100)。
特別提醒：如果number參數不是數值，而是一些字符(如A等)，則B2中返回錯誤值“#VALUE!”。
2、AND函數
函數名稱：AND
主要功能：返回邏輯值：如果所有參數值均為邏輯“真(TRUE)”，則返回邏輯“真(TRUE)”，反之返回邏輯“假(FALSE)”。
使用格式：AND(logical1,logical2, ...)
參數說明：Logical1,Logical2,Logical3……：表示待測試的條件值或表達式，最多這30個。
應用舉例：在C5單元格輸入公式：=AND(A5>=60,B5>=60)，確認。如果C5中返回TRUE，說明A5和B5中的數值均大于等于60，如果返回FALSE，說明A5和B5中的數值至少有一個小于60。
特別提醒：如果指定的邏輯條件參數中包含非邏輯值時，則函數返回錯誤值“#VALUE!”或“#NAME”。
3、AVERAGE函數
函數名稱：AVERAGE
主要功能：求出所有參數的算術平均值。
使用格式：AVERAGE(number1,number2,……)
參數說明：number1,number2,……：需要求平均值的數值或引用單元格(區域)，參數不超過30個。
應用舉例：在B8單元格中輸入公式：=AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8)，確認后，即可求出B7至D7區域、F7至H7區域中的數值和7、8的平均值。
特別提醒：如果引用區域中包含“0”值單元格，則計算在內;如果引用區域中包含空白或字符單元格，則不計算在內。
4、COLUMN 函數
函數名稱：COLUMN
主要功能：顯示所引用單元格的列標號值。
使用格式：COLUMN(reference)
參數說明：reference為引用的單元格。
應用舉例：在C11單元格中輸入公式：=COLUMN(B11)，確認后顯示為2(即B列)。
特別提醒：如果在B11單元格中輸入公式：=COLUMN()，也顯示出2;與之相對應的還有一個返回行標號值的函數——ROW(reference)。
5、CONCATENATE函數
函數名稱：CONCATENATE
主要功能：將多個字符文本或單元格中的數據連接在一起，顯示在一個單元格中。
使用格式：CONCATENATE(Text1，Text……)
參數說明：Text1、Text2……為需要連接的字符文本或引用的單元格。
應用舉例：在C14單元格中輸入公式：=CONCATENATE(A14,"@",B14,".com")，確認后，即可將A14單元格中字符、@、B14單元格中的字符和.com連接成一個整體，顯示在C14單元格中。
特別提醒：如果參數不是引用的單元格，且為文本格式的，請給參數加上英文狀態下的雙引號，如果將上述公式改為：=A14&"@"&B14&".com"，也能達到相同的目的。
6、COUNTIF函數
函數名稱：COUNTIF
主要功能：統計某個單元格區域中符合指定條件的單元格數目。
使用格式：COUNTIF(Range,Criteria)
參數說明：Range代表要統計的單元格區域;Criteria表示指定的條件表達式。
應用舉例：在C17單元格中輸入公式：=COUNTIF(B1:B13,">=80")，確認后，即可統計出B1至B13單元格區域中，數值大于等于80的單元格數目。
特別提醒：允許引用的單元格區域中有空白單元格出現。
7、DATE函數
函數名稱：DATE
主要功能：給出指定數值的日期。
使用格式：DATE(year,month,day)
參數說明：year為指定的年份數值(小于9999);month為指定的月份數值(可以大于12);day為指定的天數。
應用舉例：在C20單元格中輸入公式：=DATE(2003,13,35)，確認后，顯示出2004-2-4。
特別提醒：由于上述公式中，月份為13，多了一個月，順延至2004年1月;天數為35，比2004年1月的實際天數又多了4天，故又順延至2004年2月4日。
8、函數名稱：DATEDIF
主要功能：計算返回兩個日期參數的差值。
使用格式：=DATEDIF(date1,date2,"y")、=DATEDIF(date1,date2,"m")、=DATEDIF(date1,date2,"d")
參數說明：date1代表前面一個日期，date2代表后面一個日期;y(m、d)要求返回兩個日期相差的年(月、天)數。
應用舉例：在C23單元格中輸入公式：=DATEDIF(A23,TODAY(),"y")，確認后返回系統當前日期[用TODAY()表示)與A23單元格中日期的差值，并返回相差的年數。
特別提醒：這是Excel中的一個隱藏函數，在函數向導中是找不到的，可以直接輸入使用，對于計算年齡、工齡等非常有效。
9、DAY函數
函數名稱：DAY
主要功能：求出指定日期或引用單元格中的日期的天數。
使用格式：DAY(serial_number)
參數說明：serial_number代表指定的日期或引用的單元格。
應用舉例：輸入公式：=DAY("2003-12-18")，確認后，顯示出18。
特別提醒：如果是給定的日期，請包含在英文雙引號中。
10、DCOUNT函數
函數名稱：DCOUNT
主要功能：返回數據庫或列表的列中滿足指定條件并且包含數字的單元格數目。
使用格式：DCOUNT(database,field,criteria)
參數說明：Database表示需要統計的單元格區域;Field表示函數所使用的數據列(在第一行必須要有標志項);Criteria包含條件的單元格區域。
應用舉例：如圖1所示，在F4單元格中輸入公式：=DCOUNT(A1:D11,"語文",F1:G2)，確認后即可求出“語文”列中，成績大于等于70，而小于80的數值單元格數目(相當于分數段人數)。
特別提醒：如果將上述公式修改為：=DCOUNT(A1:D11,,F1:G2)，也可以達到相同目的。
11、FREQUENCY函數
函數名稱：FREQUENCY
主要功能：以一列垂直數組返回某個區域中數據的頻率分布。
使用格式：FREQUENCY(data_array,bins_array)
參數說明：Data_array表示用來計算頻率的一組數據或單元格區域;Bins_array表示為前面數組進行分隔一列數值。
應用舉例：如圖2所示，同時選中B32至B36單元格區域，輸入公式：=FREQUENCY(B2:B31,D2:D36)，輸入完成后按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進行確認，即可求出B2至B31區域中，按D2至D36區域進行分隔的各段數值的出現頻率數目(相當于統計各分數段人數)。
特別提醒：上述輸入的是一個數組公式，輸入完成后，需要通過按“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進行確認，確認后公式兩端出現一對大括號({})，此大括號不能直接輸入。
12、IF函數
函數名稱：IF
主要功能：根據對指定條件的邏輯判斷的真假結果，返回相對應的內容。
使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)
參數說明：Logical代表邏輯判斷表達式;Value_if_true表示當判斷條件為邏輯“真(TRUE)”時的顯示內容，如果忽略返回“TRUE”;Value_if_false表示當判斷條件為邏輯“假(FALSE)”時的顯示內容，如果忽略返回“FALSE”。
應用舉例：在C29單元格中輸入公式：=IF(C26>=18,"符合要求","不符合要求")，確信以后，如果C26單元格中的數值大于或等于18，則C29單元格顯示“符合要求”字樣，反之顯示“不符合要求”字樣。
特別提醒：本文中類似“在C29單元格中輸入公式”中指定的單元格，讀者在使用時，并不需要受其約束，此處只是配合本文所附的實例需要而給出的相應單元格，具體請大家參考所附的實例文件。
13、INDEX函數
函數名稱：INDEX
主要功能：返回列表或數組中的元素值，此元素由行序號和列序號的索引值進行確定。
使用格式：INDEX(array,row_num,column_num)
參數說明：Array代表單元格區域或數組常量;Row_num表示指定的行序號(如果省略row_num，則必須有 column_num);Column_num表示指定的列序號(如果省略column_num，則必須有 row_num)。
應用舉例：如圖3所示，在F8單元格中輸入公式：=INDEX(A1:D11,4,3)，確認后則顯示出A1至D11單元格區域中，第4行和第3列交叉處的單元格(即C4)中的內容。
特別提醒：此處的行序號參數(row_num)和列序號參數(column_num)是相對于所引用的單元格區域而言的，不是Excel工作表中的行或列序號。
14、INT函數
函數名稱：INT
主要功能：將數值向下取整為最接近的整數。
使用格式：INT(number)
參數說明：number表示需要取整的數值或包含數值的引用單元格。
應用舉例：輸入公式：=INT(18.89)，確認后顯示出18。
特別提醒：在取整時，不進行四舍五入;如果輸入的公式為=INT(-18.89)，則返回結果為-19。
15、ISERROR函數
函數名稱：ISERROR
主要功能：用于測試函數式返回的數值是否有錯。如果有錯，該函數返回TRUE，反之返回FALSE。
使用格式：ISERROR(value)
參數說明：Value表示需要測試的值或表達式。
應用舉例：輸入公式：=ISERROR(A35/B35)，確認以后，如果B35單元格為空或“0”，則A35/B35出現錯誤，此時前述函數返回TRUE結果，反之返回FALSE。
特別提醒：此函數通常與IF函數配套使用，如果將上述公式修改為：=IF(ISERROR(A35/B35),"",A35/B35)，如果B35為空或“0”，則相應的單元格顯示為空，反之顯示A35/B35
的結果。
16、LEFT函數
函數名稱：LEFT
主要功能：從一個文本字符串的第一個字符開始，截取指定數目的字符。
使用格式：LEFT(text,num_chars)
參數說明：text代表要截字符的字符串;num_chars代表給定的截取數目。
應用舉例：假定A38單元格中保存了“的字符串，我們在C38單元格中輸入公式：=LEFT(A38,3)，確認后即顯示出“我喜歡”的字符。
特別提醒：此函數名的英文意思為“左”，即從左邊截取，Excel很多函數都取其英文的意思。
17、LEN函數
函數名稱：LEN
主要功能：統計文本字符串中字符數目。
使用格式：LEN(text)
參數說明：text表示要統計的文本字符串。
應用舉例：假定A41單元格中保存了“我今年28歲”的字符串，我們在C40單元格中輸入公式：=LEN(A40)，確認后即顯示出統計結果“6”。
特別提醒：LEN要統計時，無論中全角字符，還是半角字符，每個字符均計為“1”;與之相對應的一個函數——LENB，在統計時半角字符計為“1”，全角字符計為“2”。
18、MATCH函數
函數名稱：MATCH
主要功能：返回在指定方式下與指定數值匹配的數組中元素的相應位置。
使用格式：MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
參數說明：Lookup_value代表需要在數據表中查找的數值;
Lookup_array表示可能包含所要查找的數值的連續單元格區域;
Match_type表示查找方式的值(-1、0或1)。
如果match_type為-1，查找大于或等于 lookup_value的最小數值，Lookup_array 必須按降序排列;
如果match_type為1，查找小于或等于 lookup_value 的最大數值，Lookup_array 必須按升序排列;
如果match_type為0，查找等于lookup_value 的第一個數值，Lookup_array 可以按任何順序排列;如果省略match_type，則默認為1。
應用舉例：如圖4所示，在F2單元格中輸入公式：=MATCH(E2,B1:B11,0)，確認后則返回查找的結果“9”。
特別提醒：Lookup_array只能為一列或一行。
19、MAX函數
函數名稱：MAX
主要功能：求出一組數中的最大值。
使用格式：MAX(number1,number2……)
參數說明：number1,number2……代表需要求最大值的數值或引用單元格(區域)，參數不超過30個。
應用舉例：輸入公式：=MAX(E44:J44,7,8,9,10)，確認后即可顯示出E44至J44單元和區域和數值7，8，9，10中的最大值。
特別提醒：如果參數中有文本或邏輯值，則忽略。
20、MID函數
函數名稱：MID
主要功能：從一個文本字符串的指定位置開始，截取指定數目的字符。
使用格式：MID(text,start_num,num_chars)
參數說明：text代表一個文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示要截取的數目。
應用舉例：假定A47單元格中保存了的字符串，我們在C47單元格中輸入公式：=MID(A47,4,3)，確認后即顯示出“xx”的字符。
特別提醒：公式中各參數間，要用英文狀態下的逗號“,”隔開。
21、MOD函數
函數名稱：MOD
主要功能：求出兩數相除的余數。
使用格式：MOD(number,divisor)
參數說明：number代表被除數;divisor代表除數。
應用舉例：輸入公式：=MOD(13,4)，確認后顯示出結果“1”。
特別提醒：如果divisor參數為零，則顯示錯誤值“#DIV/0!”;MOD函數可以借用函數INT來表示：上述公式可以修改為：=13-4*INT(13/4)。
23、MONTH函數
函數名稱：MONTH
主要功能：求出指定日期或引用單元格中的日期的月份。
使用格式：MONTH(serial_number)
參數說明：serial_number代表指定的日期或引用的單元格。
應用舉例：輸入公式：=MONTH("2003-12-18")，確認后，顯示出11。
特別提醒：如果是給定的日期，請包含在英文雙引號中;如果將上述公式修改為：=YEAR("2003-12-18")，則返回年份對應的值“2003”。
24、NOW函數
函數名稱：NOW
主要功能：給出當前系統日期和時間。
使用格式：NOW()
參數說明：該函數不需要參數。
應用舉例：輸入公式：=NOW()，確認后即刻顯示出當前系統日期和時間。如果系統日期和時間發生了改變，只要按一下F9功能鍵，即可讓其隨之改變。
特別提醒：顯示出來的日期和時間格式，可以通過單元格格式進行重新設置。
25、OR函數
函數名稱：OR
主要功能：返回邏輯值，僅當所有參數值均為邏輯“假(FALSE)”時返回函數結果邏輯“假(FALSE)”，否則都返回邏輯“真(TRUE)”。
使用格式：OR(logical1,logical2, ...)
參數說明：Logical1,Logical2,Logical3……：表示待測試的條件值或表達式，最多這30個。
應用舉例：在C62單元格輸入公式：=OR(A62>=60,B62>=60)，確認。如果C62中返回TRUE，說明A62和B62中的數值至少有一個大于或等于60，如果返回FALSE，說明A62和B62中的數值都小于60。
特別提醒：如果指定的邏輯條件參數中包含非邏輯值時，則函數返回錯誤值“#VALUE!”或“#NAME”。
26、RANK函數
函數名稱：RANK
主要功能：返回某一數值在一列數值中的相對于其他數值的排位。
使用格式：RANK(Number,ref,order)
參數說明：Number代表需要排序的數值;ref代表排序數值所處的單元格區域;order代表排序方式參數(如果為“0”或者忽略，則按降序排名，即數值越大，排名結果數值越小;如果為非“0”值，則按升序排名，即數值越大，排名結果數值越大;)。
應用舉例：如在C2單元格中輸入公式：=RANK(B2,$B$2:$B$31,0)，確認后即可得出丁1同學的語文成績在全班成績中的排名結果。
特別提醒：在上述公式中，我們讓Number參數采取了相對引用形式，而讓ref參數采取了絕對引用形式(增加了一個“$”符號)，這樣設置后，選中C2單元格，將鼠標移至該單元格右下角，成細十字線狀時(通常稱之為“填充柄”)，按住左鍵向下拖拉，即可將上述公式快速復制到C列下面的單元格中，完成其他同學語文成績的排名統計。
27、RIGHT函數
函數名稱：RIGHT
主要功能：從一個文本字符串的最后一個字符開始，截取指定數目的字符。
使用格式：RIGHT(text,num_chars)
參數說明：text代表要截字符的字符串;num_chars代表給定的截取數目。
應用舉例：假定A65單元格中保存了“我喜歡xx”的字符串，我們在C65單元格中輸入公式：=RIGHT(A65,3)，確認后即顯示出“xx”的字符。
特別提醒：Num_chars參數必須大于或等于0，如果忽略，則默認其為1;如果num_chars參數大于文本長度，則函數返回整個文本。
28、SUBTOTAL函數
函數名稱：SUBTOTAL
主要功能：返回列表或數據庫中的分類匯總。
使用格式：SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ...)
參數說明：Function_num為1到11(包含隱藏值)或101到111(忽略隱藏值)之間的數字，用來指定使用什么函數在列表中進行分類匯總計算(如圖6);ref1, ref2,……代表要進行分類匯總區域或引用，不超過29個。
應用舉例：如圖7所示，在B64和C64單元格中分別輸入公式：=SUBTOTAL(3,C2:C63)和=SUBTOTAL103,C2:C63)，并且將61行隱藏起來，確認后，前者顯示為62(包括隱藏的行)，后者顯示為61，不包括隱藏的行。
特別提醒：如果采取自動篩選，無論function_num參數選用什么類型，SUBTOTAL函數忽略任何不包括在篩選結果中的行;SUBTOTAL函數適用于數據列或垂直區域，不適用于數據行或水平區域。
29、函數名稱：SUM
主要功能：計算所有參數數值的和。
使用格式：SUM(Number1,Number2……)
參數說明：Number1、Number2……代表需要計算的值，可以是具體的數值、引用的單元格(區域)、邏輯值等。
應用舉例：如圖7所示，在D64單元格中輸入公式：=SUM(D2:D63)，確認后即可求出語文的總分。
特別提醒：如果參數為數組或引用，只有其中的數字將被計算。數組或引用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯誤值將被忽略;如果將上述公式修改為：=SUM(LARGE(D2:D63,{1,2,3,4,5}))，則可以求出前5名成績的和。
30、SUMIF函數
函數名稱：SUMIF
主要功能：計算符合指定條件的單元格區域內的數值和。
使用格式：SUMIF(Range,Criteria,Sum_Range)
參數說明：Range代表條件判斷的單元格區域;Criteria為指定條件表達式;Sum_Range代表需要計算的數值所在的單元格區域。
應用舉例：如圖7所示，在D64單元格中輸入公式：=SUMIF(C2:C63,"男",D2:D63)，確認后即可求出“男”生的語文成績和。
特別提醒：如果把上述公式修改為：=SUMIF(C2:C63,"女",D2:D63)，即可求出“女”生的語文成績和;其中“男”和“女”由于是文本型的，需要放在英文狀態下的雙引號("男"、"女")中。
31、TEXT函數
函數名稱：TEXT
主要功能：根據指定的數值格式將相應的數字轉換為文本形式。
使用格式：TEXT(value,format_text)
參數說明：value代表需要轉換的數值或引用的單元格;format_text為指定文字形式的數字格式。
應用舉例：如果B68單元格中保存有數值1280.45，我們在C68單元格中輸入公式：=TEXT(B68, "$0.00")，確認后顯示為“$1280.45”。
特別提醒：format_text參數可以根據“單元格格式”對話框“數字”標簽中的類型進行確定。
32、TODAY函數
函數名稱：TODAY
主要功能：給出系統日期。
使用格式：TODAY()
參數說明：該函數不需要參數。
應用舉例：輸入公式：=TODAY()，確認后即刻顯示出系統日期和時間。如果系統日期和時間發生了改變，只要按一下F9功能鍵，即可讓其隨之改變。
特別提醒：顯示出來的日期格式，可以通過單元格格式進行重新設置(參見附件)。
33、VALUE函數
函數名稱：VALUE
主要功能：將一個代表數值的文本型字符串轉換為數值型。
使用格式：VALUE(text)
參數說明：text代表需要轉換文本型字符串數值。
應用舉例：如果B74單元格中是通過LEFT等函數截取的文本型字符串，我們在C74單元格中輸入公式：=VALUE(B74)，確認后，即可將其轉換為數值型。
特別提醒：如果文本型數值不經過上述轉換，在用函數處理這些數值時，常常返回錯誤。
34、VLOOKUP函數
函數名稱：VLOOKUP
主要功能：在數據表的首列查找指定的數值，并由此返回數據表當前行中指定列處的數值。
使用格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
參數說明：Lookup_value代表需要查找的數值;Table_array代表需要在其中查找數據的單元格區域;Col_index_num為在table_array區域中待返回的匹配值的列序號(當Col_index_num為2時,返回table_array第2列中的數值，為3時，返回第3列的值……);Range_lookup為一邏輯值，如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數值;如果為FALSE，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。
應用舉例：參見圖7，我們在D65單元格中輸入公式：=VLOOKUP(B65,B2:D63,3,FALSE)，確認后，只要在B65單元格中輸入一個學生的姓名(如丁48)，D65單元格中即刻顯示出該學生的語言成績。
特別提醒：Lookup_value參見必須在Table_array區域的首列中;如果忽略Range_lookup參數，則Table_array的首列必須進行排序;在此函數的向導中，有關Range_lookup參數的用法是錯誤的。
35、WEEKDAY函數
函數名稱：WEEKDAY
主要功能：給出指定日期的對應的星期數。
使用格式：WEEKDAY(serial_number,return_type)
參數說明：serial_number代表指定的日期或引用含有日期的單元格;return_type代表星期的表示方式[當Sunday(星期日)為1、Saturday(星期六)為7時，該參數為1;當Monday(星期一)為1、Sunday(星期日)為7時，該參數為2(這種情況符合中國人的習慣);當Monday(星期一)為0、Sunday(星期日)為6時，該參數為3]。
應用舉例：輸入公式：=WEEKDAY(TODAY(),2)，確認后即給出系統日期的星期數。
特別提醒：如果是指定的日期，請放在英文狀態下的雙引號中，如=WEEKDAY("2003-12-18",2)。
一、單元格顏色效果全選表格，格式-條件格式，條件選擇“公式”，公式如下，然后選“格式”按鈕，“圖案”，選擇需要顏色。
1.隔行顏色效果(奇數行顏色)：
=MOD(ROW(),2)=1
2.隔行顏色效果(偶數行顏色)：
=MOD(ROW(),2)=0
3.如果希望設置格式為每3行應用一次底紋，可以使用公式：
=MOD(ROW(),3)=1
4.如果希望設置奇偶列不同底紋，只要把公式中的ROW()改為COLUMN()即可，如：
=MOD(COLUMN(),2)
5.如果希望設置國際象棋棋盤式底紋(白色+自定義色):
=MOD(ROW()+COLUMN(),2)
說明：該條件格式的公式用于判斷行號與列號之和除以2的余數是否為0。如果為0，說明行數與列數的奇偶性相同，則填充單元格為指定色，否則就不填充。在條件格式中，公式結果返回一個數字時，非0數字即為TRUE，0和錯誤值為FALSE。因此，上面的公式也可以寫為：
=MOD(ROW()+COLUMN(),2)<>0
6.如果希望設置國際象棋棋盤式底紋(自定義色+自定義色):
加入樣式2：
=MOD(ROW()+COLUMN(),2)=0
二。用顏色進行篩選
excel2007可以按單元格顏色、字體顏色或圖標進行排序。
如果是excel2003，需要添加輔助列，用定義名稱的方法得到對應的顏色號，然后對輔助列進行排序：
顏色單元格在A列，選中B1,插入->名稱->定義，輸入a，下面輸入公式 =get.cell(24,$a1)，
此法可得到字體色的序列號。 B1輸入 =a 將公式向下復制到相應行。
課程內容：
1、電腦基礎;硬件軟件的認識;Windows XP/Windows 7操作系統的認識與操作等。
2、標準指法學習;中英文打字練習;五筆打字從入門到精通。
3、Word文檔處理、文檔排版;表格、圖表的設計;簡歷的制作、財務報表制作等;
4、Excel電子表格設計;數據統計與處理;函數的應用;圖表制作;透視表的應用等;
5、PowerPoint幻燈片制作;動態相冊制作等。
6、上網查詢資料;收發郵件與文件;下載安裝與卸載軟件、文件等。
7、計算機日常維護;計算機安全與病毒的防護等。
8、案例講解，實操練習。
學習成果：熟悉計算機的軟硬件組成;熟練使用正確的指法打字;至少掌握一門打字方法;學會管理計算機上的軟件與文件;掌握辦公軟件與其它常用軟件的操作等。
就業方向：各大企業、單位的文員、文秘職位，就業面廣、容易上崗;白領的首選課程。
文員辦公培訓是我們的基礎課程，學好文員辦公對辦公工作的流暢運行，以及以后學習其它專業是有幫助的，文員辦公無論對辦公職員還是管理職員或者說任何人都是必要的。
前臺文員工作知識
1、 負責公司前臺接待工作。
2、 負責公司電話接轉、收發傳真、文檔復印等工作。
3、 負責各類辦公文檔、商務文檔、合同協議的錄入、排版、打印。
4、 日常文書、資料整理及其他一般行政事務。
技能要求：
1、 對辦公室工作程序熟悉
2、 熟練使用Word、Excel等辦公軟件，會借助互聯網查找資料;
3、 具有優秀的中英文書寫能力、表達能力;
4、 具有良好的溝通能力、協調能力，及較強的保密意識;
5、 熟練使用各種辦公自動化設備;
6、 具有良好的適應能力，能在壓力下工作。
文員
1：(分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員)
工作職責：
1、根據辦公室領導的要求，完成有關報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復印及傳真等工作，及時送交領導或按要求傳送給客戶。
2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。
3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。
4、根據要求采購日常辦公用品，并及時登帳。管理本部的財產帳目(低值易耗品、固定資產)。做好辦公室設備管理及維修。
5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發日常報刊雜志及郵件交換。
6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。
秘書:(部門秘書)
工作職責：
1、負責組織部召開的各種會議的會務工作，做好會議記錄，起草會議紀要、簡報，協助督促各單位貫徹落實各項工作任務的情況。
2、做好各類文件的登記、保管、轉發、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經費本。
3、草擬年度工作計劃、總結、報告、清算、批復等文檔。
4、做好辦公室勤雜內務工作、文書檔案管理，做好上級及校內有關文件收發、登記、傳閱、下發和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發放各種學習材料。
5、做好部信件登記、分發、寄發工作，受理黨員干部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領導匯報。
6、協助部領導協調各個崗位的工作關系。
7、深入基層單位調研做好部領導的參謀和助手。
8、協助做好部辦公室的日常工作。
9、做好部領導交辦的其他各項工作。
技能要求：
1、大學本科，經濟或中文專業，2年以上秘書工作經驗;
2、良好的組織、溝通能力;
3、流利的英語聽說讀寫能力;
4、熟練的計算機操作技巧
秘書：(總經理秘書)
工作概述：
負責文件的匯簽、收發管理;對公司級會議進行記錄，并整理成文;處理總經理日常行政事務、會議、接待、活動、報銷單整理等工作;負責總經理和各部門總監的聯絡工作;整理總經理的文件;完成部門經理布置的各項工作。
工作職責：
1、協助總經理處理公司公文、行政事務。
2、執行總經理交辦的各事項。
3、了解文件管理制度、日常文件的收發程序。
4、擬定文件的借閱權限及借閱規定，并嚴格按規定借閱。
5、負責文件的匯簽、收發、管理工作。
6、做好公司級會議的記錄、并整理成文。
7、嚴格執行保密制度，做好各項保密工作。
8、總經理活動、接待方面的安排、報銷單的整理、來訪的接待，與各部門聯系密切。
9、有關文稿的撰寫及審批。
10、公司會議、報告的安排。
11、公司所有資料的存檔。
12、每周一提交上周工作總結和本周工作計劃。
辦公室文員的電腦知識儲備
1、要做文員必須學會一種打字快的輸入方法（五筆或拼音輸入方法），因為文職工作都是以文件輸入、輸出，整理文檔工作為主，自然快速打字的方法你必須會一種。
2、要做文員必須學會Office辦公軟件，今天的辦公多半都是無紙化辦公，辦公軟件是少不了天天要用的，而且無時無刻不用。重點學會Word文檔排版、Excel表格制作、數據分析統計、PPT演示稿制作。學習時大量練習公司正在應用的實例！文員是要做周報、月報統計的在學習PPT演示稿的時候大家一定要認真學習，還要的學習熟練運用打印復印掃描等常用辦公工具。另外要外加一個PDF格式的文件管理，一定要記得喲，公司的外來文件多半都是PDF格式的，你要查看，要轉換都需要學習PFD文件處理軟件。
3、要做文員必須學會電子郵件的收發，公司里面都是用的郵箱管理軟件，可以提高工作效率，做為什么都不知道的你，肯定要要求老師帶你去見見世面，公司用的郵箱管理軟件有兩種：一種是辦公系統自帶的Outlook,另個一個是Foxmail.收發郵箱也是有學問的所以得好好學學，不然你會碰壁。
4、要做文員必須要學會利用網絡資源進行材料的下載利用，文員就是部門經理或者主管的助手，很多資料需要你們去完成，那么很多資料在網上都是有現成的，或許比你自己做出來的還精辟。老大們要的是你的做事效率，不會在意你做事方法，資料是怎么做成的。
5、要做文員要知道文員工作的內容以及職責，針對性學習，各個崗位的分工不同工作職責及工作內容有所不同。面試文員之前先了解是那個部門的文員，了解一下他的工作職責知已知彼才能勝任工作，進入公司后看一下公司的質量體系文件，當中有明確規定文員的職責，每個公司都不一樣，這也是我要求你們看質量體系文件的原因。
6、要學習文員具備的責質，培養膽大心細，部分崗位還須嚴守密秘的個人素質，羞噠羞噠的肯定是不行的。培養組織活動的能力，一般文員都需要響應領導號召牽頭組織部門活動。膽子要大，步子要開，心子要細喲。
辦公表格常用技巧
1.表格加框線
默認情況下看到的單元格線，不管是一種輔助線，打印的時候是沒有的。要想打印時顯示出表格式，就需要自己添加。選中要添加表格線的所有單元格，然后右擊它，選擇“設置單元格格式”，或者直接按Ctrl+1鍵，調出單元格格式對話框，切換到“邊框”。上面的“無”、“外邊框”、“內部”，是針對整個表格的選項。如果想對表格線進一步細化，比如只讓表格的一個邊有線，或者為單元格添加不同方向的對角線等，可通過下面的選項操作。中間的預覽框可以預覽效果。
2.插入和刪除單元格
Excel表格是經常變動的，最常見的是增加或刪減表行。在某個單元格上右擊，選擇“插入”，然后在打開的插入對話框中，可以選擇插入單元格，還是插入整行或整列。還有一個更快捷的方法，就是輸入過程中，直接點擊上方的“插入”下的三角按鈕，選擇插入行或列即可。刪除行或列則點擊“刪除”下的三角按鈕再進行選擇。
3.快速復制粘貼
有時候我們需要輸入1、2、3、4、5……等順序數字，如果一個個地輸入顯然太麻煩了。其實只要先輸入1和2，然后選中這兩個單元格，再拖動它們右下角的綠色小方塊(此時光標為十字形)，就可以快速復制出無限多的順序數字了。默認還顯示當前所復制到的最大數字。
4.輸入身份證號等長數字
一旦在單元格中輸入身份證這樣一長串的數字，往往會自動轉換成科學計數法，看起來很不方便。這種情況下，選中單元格(如果該列都為身份證號則選中該列)，然后選擇“設置單元格格式”，把數字的種類改成“文本”即可。這樣再輸入長數字就不會被自動轉換了。
5.修改字體和對齊方式
Excel默認是11號等線體，如果你為了美觀想要改變成其他字體，可以右擊要修改的單元格(或選中多個單元格后右擊)，此時右鍵菜單中會自動顯示字體、字號的選項，直接進行設置修改就可以了。當然也可以選中單元格后，在上方的工具欄中進行修改，無需右擊。
當單元格中的文字內容較多時，就涉及到對齊方式的問題，同上字體的修改，可以同時設置不同的對齊方式。這里需要注意的一點時，一般需要設置“自動換行”，這樣就不用擔心內容太多顯示不全的問題了。
6.格式刷的使用
格式刷可以快速設置相同格式。選中某個單元格之后，點擊“開始”選項卡左側的格式刷圖標，然后在目標單元格上點擊，該單元格的格式即自動與源單元格同步了。
7.一鍵快速制圖表
對數據最好的裝飾，就是將它轉換成圖表。選中相應的數據后，右下角即顯示一個快速分析的小圖標，點擊圖標展開它，切換到“圖表”，選擇“柱形圖”即可生成快速圖表了。當然也可以選擇其他的圖表樣式。
Excel最強大的部分，就是它的計算能力，這些不是一兩個技所能解釋得清的。下面的兩個小，只不過是常會用到的Excel計算而已。
8.快速求和、求平均值
當我們輸入一系列的數據之后，有時想要快速知道它們相加的和，或者它們的平均值。此時只需要直接選中相關的單元格，在Excel下方的狀態態中，就可以看到它們的求和、平均值、和計數顯示了。
9.常用函數一鍵搞定
更復雜的計算，需要使用Excel公式，不過許多人不懂這些公式該怎么辦呢?選中某個要存放公式的單元格后，點擊“公式”選項卡中的“插入函數”，在打開的對話框中，選中想要的函數，即會有該函數的格式說明，以及該函數的使用說明，如果想詳細了解，可以點擊左下角的“有關該函數的幫助”看到更詳細的資料。
辦公表格常用技巧
一、在Excel中如何使它像Word一樣的自動定時保存文件?
點擊“工具”菜單“自動保存”項，設置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項，那么執行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”，“確定”。然后進行設置即可。
二、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標題。
在Excel的文件菜單-頁面設置-工作表-打印標題;可進行頂端或左端標題設置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標劃定范圍即可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
三、Excel多條件求和函數有哪些?
在Excel里，有哪些函數可以完成多條件求和呢?
SUMIF函數和COUNTIF函數用法差不多.多條件的處理方法如下:
1.多項目求和
=SUM(SUMIF(B31:B35,{"A","C"},C31:C35))
2. 03版本可以用SUMPRODUCT函數替代.
=SUMPRODUCT((MONTH(A3:A9)=3)_(B3:B9="A")_C3:C9)
3 .07版本可以用SUMIFS替換:
=SUMIFS(D2:D11,A2:A11,"公司1",B2:B11,"人事部")
多條件匯總，也可以用SUMPRODUCT函數完成。
=SUMPRODUCT(條件1 _條件2_條件3_數據列)
=sumproduct((a1:a10="財務")_(b1:b10="出納")_c1:c10)‘統計A列是財務，同時B列是出納的C列數據之和
四、快速批量編輯Excel數據
要將Excel工作表某單元格區域中的所有值均減少10%，可采用以下步驟：在某單元格中鍵入數字“0.9”，復制該單元格，選中該區域，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，單擊“乘”，單擊“確定”按鈕。
五、彩色Excel表格顯示打印兩不誤
如果將Excel工作表中的數據設置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那么工作表中的彩色區域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設置的情況下，可以進行如下設置：
1.在“文件”菜單中，單擊“頁面設置”命令。
2.單擊“工作表”選項，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時間。
3.單擊“確定”按鈕。
六、Excel文件打開亂碼怎么辦?
1:將工作簿另存為SYLK格式
如果Excel文件能夠打開，那么將工作簿轉換為SYLK格式可以篩選出文檔的損壞部分，然后再保存數據。首先，打開需要的工作簿。在“文件”菜單中，單擊“另存為”命令。在“保存類型”列表中，單擊“SYLK(符號連接)(_.slk)”，然后單擊“保存”按鈕。關閉目前開啟的文件后，打開剛才另存的SYLK版本即可。
2:轉換為較早的版本
如果由于啟動故障而沒有保存Excel工作簿，則最后保存的版本可能不會被損壞。當然，該版本不包括最后一次保存后對文檔所作的更改。關閉打開的工作簿，當系統詢問是否保存更改時，單擊“否”。在“文件”菜單中，單擊“打開”命令，雙擊該工作簿文件即可。
辦公軟件看似簡單，其實花樣很多。但其實只要用心多練，效率輕松提升個十倍百倍還真不是問題。只要有肯吃苦的決心，就一定會有所突破。以上這些希望可以對你有所幫助。
辦公表格常用技巧
1、單元格內強制換行
在單元格中某個字符后按alt+回車鍵，即可強制把光標換到下一行中。
2、鎖定標題行
選取第2行，視圖-凍結窗格-凍結首行(或選取第2行-凍結窗格)凍結后再向下翻看時標題行始終顯示在最上面。
3、打印標題行
如果想在打印時每一頁都顯示標題，頁面布局-打印標題-首端標題行：選取要顯示的行
4、查找重復值
選取數據區域-開始-條件格式-突出顯示單元格規則-重復值。
顯示效果：
5、刪除重復值
選取含重復值的單元格區域，數據-刪除重復值。
6、快速輸入對號√
在excel中輸入符號最快的方式就是利用alt+數字的方式，比如輸入√，你可以：
按alt不松，然后按小鍵盤的數字鍵：41420
7、萬元顯示
在一個空單元格輸入10000(建議設置數字格式和邊框) -復制它-選擇性粘貼-運算：除
8、隱藏0值
表格中的0值如果不想顯示，可以通過：文件- excel選項-高級-在具有零值的單元格
9、隱藏單元格所有值。
如果要隱藏單元格的值，選取該區域，右鍵-設置單元格格式-數字-自定義-右側文本框中輸入三個分號;;;
10、單元格中輸入00001
如果在單元格中輸入以0開頭的數字，可以輸入前把格式設置成文本格式，如果想固定位數(如5位)不足用0補齊，可以：
選取該區域，右鍵-設置單元格格式-數字-自定義-右側文本框中輸入00000
輸入1即可顯示00001
Word制作個人簡歷表格的實用技巧
1、盡量使用Tab、圓點的項目符號對齊，盡不用空格找齊。用表格制作也可以，但是發送word版的時候會很難看。 量
2、最好按照模版來制作簡歷。很多人都是自己想當然的制作，這樣HR看起來會不容易找到關鍵信息，要知道看一份簡歷不會超過30秒。
3、按照簡歷模版制作可能會出現一些信息沒法寫進去，比如投IT研發的項目經驗，有種解決方法是，如果項目經驗很多，再加上技術技能，剛好又搞出一頁來。
4、簡歷兩頁足矣，中英文無論在內容還是在格式上都必須完全對照，外企時英文在前中文在后，要是投國企就反過來。
5、個人信息：最上面的，就是名字、聯系方式（電話、手機、郵件、地址、郵編），什么什么性別、身體健康、個人成份全都免了吧。
6、教育背景：除非特殊需要，少說為好。學校、時間、地點、系別、學位就夠了，需要的話，加上GPA、排名、課程、研究方向，當然要看不同的公司。
7、獲獎經歷：以獎學金為主，挑最大最新的寫，三到四項足夠了，每項一行，英文去找標準翻譯。要注明獲獎年份和地點。
8、工作經歷：重中之重！工作經歷里面寫兩種，一種是實習，一種是兼職，注意區別。所要寫的有：時間、公司、地點、職位和職責，職責要分條來寫，每個經歷的職責不要超過3條。總共不要超過3個工作經歷。這些經歷在你來講，對不同的公司要有不同的順序或者內容，在這點上建議多花點心思參考下網上范例。
9、課外活動：基本上就是學生工作經驗。比如班長、學生會、社團什么的。要寫時間、職位、地點、職責與貢獻，同上，不要寫多了。
10、其它信息：包括語言水平、計算機水平、課余愛好。需要注意的就是，語言水平對于一些外企要注明普通話水平，然后就是四六級，托福什么的，還要強調聽和說的能力。有人擔心寫了托福、GRE成績會讓HR認為有出國傾向，按照經驗來看，托�？梢詫�，其他就免了。計算機水平，可能也要一些證明來寫，如果是計算機系的，這個就無所謂了。課余愛好要好好想想，這方面HR會比較重視，誰也不愿意要呆瓜。
Word文檔的表格操作技巧
1．創建表格
在Word2003中創建表格主要有3種方法：通過【插入表格】對話框創建、通過按鈕創建和手工繪制。
�、偻ㄟ^【插入表格】對話框創建表格
通過【插入表格】對話框創建表格的具體操作步驟如下：
1）將鼠標光標定位在需要插入表格的位置，選擇【表格】→【插入】→【表格】命令，打開【插入表格】對話框。
2）在【列數】數值框中輸入表格的列數，在【行數】數值框內輸入表格的行數。
3）在【“自動調整”操作】區中選中所需的單選按鈕。
4）單擊按鈕，在光標位置處插入具有相應行數和列數的表格。
�、谕ㄟ^按鈕創建表格
通過【常用】工具欄中的【插入表格】按鈕可以快速創建表格，其具體操作步驟如下：
1）將鼠標光標定位在需要插入表格的位置。
2）單擊【常用】工具欄上的按鈕，在彈出的制表選擇框中按住鼠標左鍵不放進行拖動，當拖動到所需的表格大小后釋放鼠標。
通過按鈕創建表格
③手工繪制表格
除了自動生成表格外，還可以通過手工繪制的方式來創建表格，其具體操作步驟如下：
1）選擇【視圖】→【工具欄】→【表格和邊框】命令打開【表格和邊框】工具欄。
2）單擊按鈕，鼠標光標變成形狀，按下鼠標左鍵并拖動，可以看到一個表格虛框隨之變化，當到達合適大小后，釋放鼠標即可繪制出一個表格。
2．輸入表格數據
創建好表格后即可輸入表格數據，輸入的方法是：在要輸入數據的單元格中單擊，將光標插入到該單元格中，然后輸入所需的數據。
輸入數據后的表格
3．編輯表格
對于插入或繪制的表格，還可以進行一些編輯操作，包括調整單元格的行高和列寬、添加和刪除單元格、合并與拆分單元格等。
在編輯表格之前，應該先選擇單元格。選擇單元格的方法如下。
選擇一個單元格：將鼠標光標移動到單元格左下角，當其變成時單擊鼠標左鍵。
選擇整行單元格：將鼠標光標移動到所要選擇行的左側，當其變成時單擊鼠標左鍵。
選擇整列單元格：將光標移動到所要選擇列的上端，當其變成時單擊鼠標左鍵。
選擇整個表格：將光標移動到表格第一個單元格的最左側，按住鼠標左鍵向下拖動到表格的最后一個單元格，然后釋放鼠標即可。
1）調整表格的行高和列寬
由于創建表格時，表格的行高和列寬采用的都是默認值，而在表格各單元格中輸入的文本內容長度一般都不一致，因此需要對表格的行高和列寬進行適當的調整。
調整表格的行高和列寬的方法是：選擇需要調整的行或列，然后選擇【表格】→【自動調整】命令，彈出【自動調整】的子菜單，其中各選項的含義如下。
根據內容調整表格：根據各單元格的內容調整當前表格的行高與列寬。
根據窗口調整表格：根據當前窗口寬度對表格寬度進行放大或縮小。
固定列寬：根據創建表格時設置的固定高度和寬度進行表格行高與列寬的調整。
平均分布各行：使表格中每行的高度都一樣。
平均分布各列：使表格中每列的寬度都一樣。
在該子菜單中選擇相應的菜單命令即可調整表格的行高與列寬。
2）添加單元格
添加單元格即插入單元格，其方法是：將鼠標光標定位到插入位置上的單元格中，然后選擇【表格】→【插入】→【單元格】命令，打開【插入單元格】對話框，其中各單選按鈕的含義如下。
活動單元格右移：在所選單元格的左側插入新的單元格，其他單元格右移。
活動單元格下移：在所選單元格的上方插入新的單元格，其他單元格下移。
整行插入：在所選單元格所在行的上方插入整行單元格。
整列插入：在所選單元格所在列的左邊插入整列單元格。
選擇所需的插入方式后，單擊按鈕即可按相應方式插入單元格。
3）刪除單元格
刪除單元格的方法是：在選擇要刪除的單元格之后，選擇【表格】→【刪除】→【單元格】命令，打開【刪除單元格】對話框，根據需要選中該對話框中的不同單選按鈕，然后單擊按鈕。
4．表格與文本的混排
設置表格與文本混排的具體操作步驟如下：
1）選擇整個表格，選擇【表格】→【表格屬性】命令打開【表格屬性】對話框。
2）單擊【表格】選項卡，在【對齊方式】區中選擇表格與文本的對齊方式，在【文字環繞】區中選擇是否在表格兩側繞排文本。
3）單擊按鈕，再將表格拖動到所需的位置。
WPS表格的基本操作技巧
一、修改字體
首先，從輸入開始，先來調整字體吧。在工具欄那里一開始就可以發現字體的工具框了，在這里可以快速更改字體類型、大小、顏色等等的。
二、更改對齊方式
打好字，或者打字之前，都需要按照需要來調整字體的對齊方式的。在對齊方式工具欄中，可以快速隨意地更改字體對齊方式，第一個小框中上三個圖標是調整橫向對齊的，下三個是調整縱向對齊的。而第二個框中還有一鍵調整字體的排列方向，第三個框中可以一鍵設置自動換行等。
三、添加符號
如果想要輸入一些數據制作消費統計表的話，那么就要輸入￥這個符號了，一次次輸入太麻煩了，直接在數字框那里，第一個就是貨幣的標志了，可以選擇一批數據，批量添加呢。當然百分號、小數點也可以在那里快速修改。
四、插入和刪除單元格
在單元格工具框中，可以快速一鍵插入或刪除單元格。比如，有時輸入的時候，輸漏了一行數據，在這里點擊插入下面的小三角，選擇插入行就OK啦。
五、常用函數一鍵搞定
如果需要求某幾個單元格的和或者積之類的，那么就要用到公式了，但是不懂公式咋辦？直接在在編輯框里面的第一個里找就可以了，點擊求和（默認是求和的）的小三角，然后選擇其他函數，就能直接找到自己想要的函數了。
六、快速求和、求平均值
想要直接知道某幾個數的和或者平均值，那么直接選中那幾個數就可以知道了。選擇之后，在最下方的狀態欄中，就有求和、平均值、和計數顯示。
七、如何輸入身份證號等長數字？
輸入一行長的數字怎么自動變樣了？例如，我輸入一行身份證號，變成都變成看不懂了？想要輸入一行長的數字怎么辦？這個簡單，只要更改一下數字種類就可以了。選中單元格，然后選擇“設置單元格格式”，把數字的種類改成“文本”。設置好之后，再輸入的話，無論多長的數字，都不會變樣的。
八、格式刷
例如七所說的，設置好了，但是要一個一個修改，數量少的話還好，數量龐大得話，就那么就悲劇了。沒事，用格式刷就OK了，在工具欄“開始”的第一個框中。格式刷的使用很簡單，只要點擊一下格式刷，然后在選擇要復制的格式，最后就是選擇要修改的個單元格了，可以批量修改的哦。
九、快速一鍵制表
沒有制過表的人，是否感覺制表很復制，或者很麻煩？其實不然，在WPS表格中，只要一鍵就能制表。選中一些數據，然后在上方工具欄中選擇“插入”，再打開“圖表”，最后根據自己的需要，選擇表格樣式就能輕松制成專業的表格了。
十、快速復制粘貼
當你在輸入數據中，如果需要輸入1、2、3……這樣按順序的數字的時候，一個一個輸入，太麻煩了，想省點功夫，是否有法？有的，只要使用鼠標一拖，就完事了。選中一個或一些數據，然后把光標移到選中框的右下角，光標變成一個加號的時候，向下拖動，就會智能幫你填1、2、3……了。（溫馨提示，這個一拖的功能還有格式刷的作用。）
【文員的電腦知識】相關文章：
辦公室文員的電腦知識儲備09-09
關于辦公文員需要了解的基本電腦知識10-18
非常實用的電腦知識05-24
維修電腦知識技巧大全08-13
新手學習電腦知識的方法05-30
非常有用的電腦知識20條07-23
速錄文員與普通文員的區別09-28
前臺文員（行政文員）都做哪些工作10-25
文員面試技巧11-07