如何做好辦公室收發文

　　公文處理是指對公文的撰寫、傳遞與管理，它是使公文得以形成并產生實際效用的全部活動，是機關實現其管理職能的重要形式。公文處理工作是辦公室工作的重要內容，做好公文處理工作，既是夯實管理基礎，又是規范工作流程的需要。公文處理水平直接體現辦公室工作的服務態度和服務水平，更重要的是影響企業和領導干部的工作效率、作風。下面是小編為大家收集的如何做好辦公室收發文，希望對大家有所幫助。

　　收文處理程序及要求

　　(一)收文處理流程

　　簽收→登記→收轉→對黨委及辦公室的文件擬辦→主管校領導批示→傳閱或承辦→催辦、查辦→收回文件或辦理情況反饋→復查歸檔

　　1、校內各單位向黨委報送的請示、報告、匯報等材料的處理程序：

　　(1)審核來文是否符合行為規范，是否符合行文的規定。

　　(2)進行收文登記。

　　(3)按所送文件的簽批意見，送有關領導閱示。

　　(4)按領導的批示意見辦理。

　　(5)將處理完畢的來文退還報送單位。

　　2、上級領導部門來文的處理程序：

　　(1)通知、指示類的文件應在登記后將“文件處理單”貼附在文件首頁前。

　　(2)交黨辦主任簽寫辦公室擬辦意見。

　　(3)按照主任意見轉有關職能部門或黨委領導批示。

　　(4)檢查來文的辦理、落實情況。

　　(5)將指示性文件及有關報道本校情況的來文存檔。

　　3、 校外單位來往函件的處理程序：

　　凡標有“河南工程學院黨委收”、“河南工程學院黨委辦公室收”或其他未指明黨委哪位領導個人親收的信件，黨辦機要員均應拆閱、登記、分類，按下列規則辦理：

　　(1)屬于群眾來信的，按信訪工作程序處理。

　　(2)屬于函調的，轉交組織部處理。

　　(3)黨內刊物征訂單，屬于黨辦負責訂閱的刊物自行處理，其它的訂單轉宣傳部處理。

　　(4)屬黨辦職責范圍的事項，重要的應報主任閱處;一般的由機要員處理。

　　(5)將函件轉交其他職能部門時，應履行簽收手續。

　　(二)收文工作要求：

　　1、必須做到準確、及時、保密，不拖拉不積壓。

　　2、應熟悉校領導的職責分工、主管單位，了解各職能部門的職責范圍。

　　3、根據文件內容分輕重緩急及時送閱，遇有急件應在送領導閱批的同時，先復印一份送職能部門考慮承辦意見。

　　4、組織傳閱時，應采取以機要員為中心點的輻射方式，避免傳閱對象之間的交叉式傳閱。

　　5、如遇領導同志閱文時間過長，應及時提醒。

　　6、及時催辦，定期檢查文件承辦情況。

　　發文處理程序及要求

　　(一)發文處理流程

　　擬稿→核稿→會簽→簽發→編號→打印→校對→印制→蓋章→送發→歸檔。

　　1、擬稿

　　(1)黨委系統的發文種類一般為通知、請示、報告、批復、決議、決定、指示、條例、規定、會議紀要等，擬稿人員應按領導要求和文件內容加以選定。

　　(2)書寫格式、行文規則應遵照執行上級及《河南工程學院關于公文處理的若干規定》。

　　2、核稿

　　由擬稿部門負責人或黨辦主任對文稿內容和發文名義進行審核。

　　(1)黨委的工作計劃、學習安排、中層黨務領導干部的任命、校黨委對下屬單位請示的批復、校黨委向上級機關的請示和報告、轉發上級黨的領導機關的文件均應以黨委名義發文。

　　(2)一般事務性通知，轉發黨委其他職能部門的具體事務性安排、對同級對口單位的函件應以黨委辦公室名義發文。

　　3、簽發

　　(1)送領導簽發的應是校核、修改后的稿件。

　　(2)以黨委名義上報或下發的文件由黨委書記或主管副書記簽發。

　　(3)黨委各部門代黨委起草的文件應先交黨辦，不要直接送主管書記簽發。

　　(4)以黨委辦公室名義發出的文件材料，由黨辦主任簽發。

　　4、編號

　　(1)以黨委名義專項上報的材料編號為：同委()第 號。

　　(2)以黨辦名義專項上報的材料編號為：同委辦()第 號。

　　5、打印

　　經簽發、編號后的文件送交打字室打印。

　　6、校對

　　一般由黨辦文書校對，重要的文件須交黨辦主任進行二次校對。

　　7、印制

　　校對后將清樣返還打字室更改，核對好報頭紙、注清份數后印制。

　　8、蓋章

　　(1)以黨委名義發出的文件，必須由黨委書記或主管書記簽字后，蓋黨委印章。

　　(2)以黨辦名義發出的文件，由黨辦主任簽字后，蓋黨辦印章。

　　9、送發

　　(1)一般黨委文件應上報上級黨委等機關;下發院內機關各部處、基層黨總支、直屬黨支部;送本遼領導。

　　(2) 黨辦文件報校領導，發機關各部處、基層黨總支、直屬黨支部等。

　　10、歸檔

　　(1)平時按照存檔歸檔要求，做好預立卷工作。

　　(2)按年度將黨委文件、黨辦文件分別組卷存檔。

　　(3) 按文件號順序將每份文件的原稿、正本整理好并編號。

　　(4)用計算機按照存檔要求打印卷內目錄。

　　(5)每年6月底前，將上一年度的檔案移交學院檔案室。

　　(二)發文工作要求：

　　1、了解本級黨委的職權范圍和隸屬關系，弄清行文關系。

　　2、起草文件時要深入調查研究，正確領會和準確體現黨委領導的意圖。

　　3、文件編號由專人負責，填寫文號登記本。

　　4、發送文件要力爭快捷，注意時效。

　　辦公室收發文是干什么的

　　辦公室收發文工作主要包括以下幾個方面：

　　收文處理：專人負責拆封，堅持“行登記，后使用”的原則，收文后詳細校對來文單與文件是否相符；如有急件，急事先辦。

　　文件分類登記：來文蓋上印章后，分類登記，無論是急件、平件都需要隨到隨登，及時分送。收文要按年度編排，注意準確，不要出現空號、重號。要求分類準確，按收文要求逐項登記清楚。

　　送領導閱批：將來文先送局長閱批，然后再送分管批閱，最后送承辦人員。

　　文件傳閱工作：根據領導批示意見，分別送有關人員閱文，要認真在傳閱登記簿上進行登記，閱文的同志要在登記簿上簽字，以便查找，閱后及時交回，防止丟失。密級文件要在辦公室閱文，防止丟失、泄密事件的發生。

　　文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及時提供利用，并注意防潮、防蟲、防火、防盜、防止丟失、泄漏。每逢節假日、年終前要將文件核對清點，發現短缺，及時查找，確保文件的安全。

　　文書材料的歸卷和立卷工作：當年來文，待文件結束后，即可抓緊時間分類裝訂成冊。

　　發文：負責打印材料的校對、印制、裝訂。要進行發文編號登記。

　　承辦局領導交辦的其它工作。

　　以上工作內容確保了辦公室收發文的準確性和時效性，為學校的教學、科研、生活提供了重要的支持和服務。

　　收文工作的流程

　　（一）簽收

　　對所收文件的件數要認真清點,檢查實收件數與投遞清單.上的件數是否符合收據。清點后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經清點檢查無誤后,收件人要在送件人的"投遞回執單”和、或"送文簿”上簽字，并注明收到的時間

　�。ǘ�）拆封

　　啟封時，注意保持原封的完好，注意封內文件不能損壞。必要時，應把原封訂在文件后面， 并處理，以便日后查閱。如發現有不屬于本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按規定處理，一般應予以退回。

　　（三）登記

　　登記是收文處理中的重要環節之一。登記時，按收文登記簿中所列內容，逐項登記，并在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”，應將“來文處理單”的有關內容，如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫好，然后再轉入下一道處理程序。

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　　對信件(文件)迅速分類，將信件(文件)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規格一致但顏色不同的專用文件夾內，分送各主管上司處理。有的也可以用數字做文件夾的標識。如上司有要求，秘書呈送文件前應先閱讀后注出重點部分,如信件(文件)中的公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格、應用尺和黃色筆(如需復印,黃色不會在復印件上顯現)在這些內容下面畫出直線，或在信件(文件)，上用簡練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件(文件)，轉送前最好復印一份保存，以備查考。