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7種減小word文件大小的方法

時(shí)間:2024-09-09 21:51:28 office辦公 我要投稿
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7種減小word文件大小的方法

  利用Word生成的文檔,每頁(yè)在20KB左右,但看到用記事本生成的文檔,相同的內(nèi)容只有1KB左右,能讓W(xué)ord也減減肥嗎?其實(shí)我們可以采用一些行之有效的方法來減小Word文檔的容量。

  1.取消快速保存

  當(dāng)文件打開時(shí),使用快速保存比使用完全保存需要更多的空間。可以在“工具→選項(xiàng)”命令中選擇“保存”選項(xiàng)卡,取消“允許快速保存”復(fù)選框即可.

  2.文件另存法

  Word在保存DOC文件時(shí),只把后來修改的信息存入,這樣即使你刪除了文件中的部分內(nèi)容也會(huì)使文件越來越大,如果我們使用“另存為”命令來保存文件,Word則會(huì)重新整理并存盤,如此一來,就可以有效地減小Word文件的容量。

  3.不嵌入TrueType字體

  Word有嵌入字體技術(shù),能夠?qū)⒁黄恼滤淖煮w結(jié)合成一個(gè)文件,以便文件在另一臺(tái)計(jì)算機(jī)上能正確地顯示,這無疑會(huì)使文件的體積大大地增加。要不嵌入TrueType字體,可以單擊“工具→選項(xiàng)”命令,再選擇“保存”選項(xiàng)卡,然后取消“嵌入TrueType字體”復(fù)選框,可以減小Word文檔的容量。

  4.只嵌入所用字符

  在文件中嵌入TrueType字體會(huì)使文件的容量增大,可是在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上設(shè)置的字體,而在另一臺(tái)機(jī)器上卻發(fā)現(xiàn)沒有這種字體,這時(shí)只好嵌入TrueType字體了。但是,如果選擇了“嵌入TrueType字體”,則一定要勾選“只嵌入所用字符”復(fù)選框,這樣你的文件中既有所需的字體,又可以減小文檔的容量。

  5.只創(chuàng)建一個(gè)版本

  Word的版本功能可以讓你的文件生成多個(gè)版本,以方便不同的Word來讀取,但這樣卻會(huì)使文件增大,單擊“文件→保存”命令,可以查看是否有其他版本的存在,如果有則取消,這樣會(huì)使文件容量大大地減小。

  6.頁(yè)面設(shè)置法減小文件容量

  在保存文件前,單擊“文件→頁(yè)面設(shè)置”,打開頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框,任意單擊其中的“紙張大小”、“頁(yè)邊距”等,而其中的內(nèi)容可以不改動(dòng),確定后再保存,就會(huì)發(fā)現(xiàn)文件容量也莫名其妙地減小了。

  7.采用選擇性粘貼

  在往Word文檔中添加圖片時(shí),先用工具軟件打開圖片再進(jìn)行復(fù)制和粘貼操作,這樣操作的結(jié)果會(huì)增加文檔容量的大小,原來,當(dāng)采用粘貼命令時(shí),文檔中增加的內(nèi)容除了我們所需要的圖片本身,還有許多與圖片和軟件有關(guān)的信息,并且Word還自動(dòng)在圖片和原來軟件中創(chuàng)建了鏈接。而選用選擇性粘貼圖片,則只往文檔中添加圖片本身,大大減少文件規(guī)模。

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