如何在Word和Excel中選擇錄入

　　電腦及各類應用軟件從誕生的那一刻起，就確定了為人類減輕勞動負擔的宗旨，但如果操作軟硬件的人不熟悉其功能，減輕負擔的宗旨也就成為空談。例如，使用Word和Excel制作明細表時需要重復錄入部門、職稱或學歷等內容。此時，不論是逐一錄入還是復制粘貼，都是一項即耗時又費力的工作。如何利用軟件的自身功能從繁重的工作中擺脫出來呢?本篇文章將給你滿意的答案。

　　我們在使用Word和Excel制作表格時，可以為表格制作一個下拉列表，在遇到需重復錄入的內容時，只要用鼠標單擊所需的選項，即可輕松完成錄入。下面筆者將分別講解Word和Excel下的實現方法。

　　一、Word表格實現選擇錄入

　　例如制作一份明細表，在這個表格中，部門、職稱、學歷和級別等幾項內容是需要重復輸入的，我們利用Word提供的下拉型窗體域即可輕松實現表格內容的選擇錄入(如圖1)。具體設置步驟如下：

　　(1)首先在Word中根據需要設計好表格，將固定不變的內容輸入到表格中。

　　(2)將鼠標移到指定位置(例如“職稱”下面的單元格)，單擊“視圖→工具欄→窗體”命令，彈出“窗體”工具欄，單擊“下拉型窗體域”按鈕。

　　小提示：單元格中插入窗體域后，會顯示出灰色底紋，在按下“窗體域底紋”按鈕時會顯示陰影。該窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，這些效果并不岜淮蠐〕隼礎?

　　(3)雙擊單元格中的窗體域底紋，彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”文本框內輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕進行添加。依法輸入其余列表項，待所有列表項添加完畢后，可以通過“↑、↓”方向按鈕改變列表項的排列順序。

　　(4)勾選“啟用下拉列表”復選框(如圖2)，單擊“確定”按鈕，完成一個單元格的下拉型窗體域的設置。

　　小技巧：可將其余使用同樣窗體域的單元格全部選中，然后通過復制、粘貼的方法一次性插入。

　　(5)在所有下拉型窗體域完成插入之后，單擊“窗體”工具欄上的鎖狀“保護窗體”按鈕(這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其它地方都無法進行修改)，在需要錄入同一內容的任一窗體域單元格上單擊鼠標，單擊其右側出現的下拉三角圖標，從彈出下拉列表中選擇需要錄入的內容。全部選擇好后，再次單擊“保護窗體”按鈕解除鎖定。

　　二、Excel表格實現選擇錄入

　　在Excel表格中使用選擇錄入的好處是，可以對數據精確篩選，避免因錄入錯誤造成數據統計不準確的現象發生。具體設置步驟如下：

　　(1)首先在Excel中設計好所需要的表格，在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容，然后選定要使用選擇性輸入的區域。

　　(2)單擊“數據→有效性”命令，在彈出的窗口中單擊“設置”選項卡。在“允許”下拉列表中選擇“序列”;在“來源”框中輸入序列來源的單元格絕對地址，或者單擊其右側的隱藏窗體按鈕，用鼠標選定要使用下拉列表中所顯示的內容的單元格區域，再次單擊隱藏窗體按鈕回到“設置”選項卡。最后單擊“確定”按鈕返回(如圖3)。

　　(3)用鼠標單擊區域中的任一單元格，會在單元格旁邊出現一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設置序列，從中單擊所需的項目即可完成錄入。

　　小技巧：對于其它使用下拉列表的單元格，可以采用拖動柄復制的方法來實現。

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