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秘書資格考試的重要考點整理「二級」

時間:2024-11-07 23:51:03 秘書資格 我要投稿
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2016年秘書資格考試的重要考點整理「二級」

  離2016年秘書資格考試越來越近了,大家對二級的重要考點都掌握了嗎?以下是小編想跟大家分享了幾個秘書資格考試的重要考點,希望能對大家有所幫助。

2016年秘書資格考試的重要考點整理「二級」

  一、辦公室布置的原則

  采用一大間辦公室,對于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通,比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。使用同樣大小桌子,可增進(jìn)美觀,并促進(jìn)職員的相互平等感。使同一地區(qū)的檔案柜與其他柜子的高度一致,以增進(jìn)美觀。采用直線對稱的布置,避免不對稱、彎曲與成角度的排列。工作流程應(yīng)成直線,避免倒退、交叉與不必要的文書移動。相關(guān)的部門,應(yīng)置于相鄰的地點,并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。將通常有許多外賓來訪的部門,置于入口處,若不可能時,亦應(yīng)規(guī)定來客須知,使來客不干擾其他部門。將自動售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散心力及造成擁擠之處。應(yīng)預(yù)留充分的空間,以備最大的工作負(fù)荷的需要。

  主管座位應(yīng)位于部屬座位之后方,使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。使全體職員的座位面對同一方向,不可面對面。自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處設(shè)私人辦公室,因其切斷總辦公室的自然光線。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。采用屏風(fēng)當(dāng)墻,因其易于架設(shè),且能隨意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏風(fēng),可提供良好的光線及通風(fēng)。裝設(shè)充分的電插座,供辦公室設(shè)備與機(jī)械之用。將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)械的單位,設(shè)于防聲之處,以避免干擾其他部門。常用的設(shè)備與檔案,應(yīng)置于使用者附近,切勿將所有的檔案,置于死墻之處。檔案柜應(yīng)背對背放置。考慮將檔案柜放置于墻角的可能性。倘可能時,應(yīng)設(shè)休息處,作為公余休息、自由交談及用午膳之所。供應(yīng)便利充分的體息設(shè)備。對未來的變化應(yīng)加預(yù)測,使布置易適應(yīng)變化。

  二、開設(shè)閱覽室

  開設(shè)閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室,直接向用戶提供信息的一種服務(wù)方式。

  開設(shè)閱覽室必須具備一定的條件。

  (1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力,了解所藏檔案的成分和位置,熟練掌握各種檢索工具,能協(xié)助用戶滿足其利用需求。

  (2)物質(zhì)條件。閱覽室應(yīng)具備服務(wù)臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護(hù)設(shè)備和檢索工具等必要的物質(zhì)設(shè)施。

  (3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度,明確規(guī)定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù),以及其他相關(guān)事項。

  閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調(diào)閱單,檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱單填寫情況,入庫調(diào)檔,取出所需文件,并在相應(yīng)位置放上代理卡。

  閱畢的檔案應(yīng)及時歸還,認(rèn)真清點。

  三、辦公室管理工作簡化

  1、辦公室工作簡化的目標(biāo)

  辦公室工作簡化的總目標(biāo)是提高辦公室工作的效率。其具體目標(biāo)主要有:(1)建立責(zé)任制,實行權(quán)責(zé)一致原則,減少相互推諉,相互扯皮;(2)將辦公費用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準(zhǔn)確的時間將準(zhǔn)確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達(dá)到自身目標(biāo)。

  2、辦公室管理工作簡化的意義

  辦公室管理工作簡化的意義表現(xiàn)在:

  (1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率

  (2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支

  (3) 通過辦公室工作系統(tǒng)的測定分析,為上級管理者提供咨詢,幫助他們做好管理和決策

  (4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念,使辦公人員心中時刻有效率觀念

 四、辦公室管理工作程序

  1、辦公室管理工作程序的含義和內(nèi)容

  所謂辦公室管理工作程序,是指辦公室內(nèi)按照一定模式制定的完成各項管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關(guān)聯(lián)的有計劃的工作處理方法,或者是完成某一項工作的日程計劃。

  辦公室管理工作程序設(shè)計的內(nèi)容包括:確定事務(wù)處理的數(shù)量,組成程序的步驟順序及性質(zhì),為設(shè)計程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段,程序使用的最佳時間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設(shè)計統(tǒng)一程序等。

  2、辦公室管理工作程序設(shè)計原則

  3、辦公室管理工作控制的含義和內(nèi)容

  辦公室管理工作控制就是通過辦公室高層領(lǐng)導(dǎo)的指揮,使辦公室工作沿著預(yù)定的目標(biāo)前進(jìn)。

  辦公室工作控制的內(nèi)容主要有:(1)數(shù)量控制;(2)質(zhì)量控制;(3)時間控制。

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