秘書收發郵件程序

　　我們都知道只有在秘書人員在工作中做好秘書禮儀工作，秘書工作才能有助于公司達到最大的收益。但是秘書的郵件工作同樣很重要，那么秘書收發郵件程序有哪些呢?以下是小編為大家收集的秘書收發郵件程序，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　一、收文工作的程序

　　1、簽收。

　　對所收文件的件數要認真清點，檢查實收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞;文件經清點檢查無誤后，收件人要在送件人的“投遞回執單”和、或“送文簿”上簽字，并注明收到的時間

　　2、拆封。

　　啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內文件不能損壞。必要時，應把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發現有不屬于本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按規定處理，一般應予以退回。

　　3、登記。

　　登記是收文處理中的重要環節之一。登記時，按收文登記簿中所列內容，逐項登記，并在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”，應將“來文處理單”的有關內容，如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫好，然后再轉入下一道處理程序。

　　4、對信件(文件)迅速分類，將信件(文件)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規格一致但顏色不同的專用文件夾內，分送各主管上司處理。有的也可以用數字做文件夾的標識。如上司有要求，秘書呈送文件前應先閱讀后注出重點部分，如信件(文件)中的公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格，應用尺和黃色筆(如需復印，黃色不會在復印件上顯現)在這些內容下面畫出直線，或在信件(文件)上用簡練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件(文件)，轉送前最好復印一份保存，以備查考。

　　二、發送郵件工作的程序有：

　　1、首先要對發件進行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致;

　　2、檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全;

　　3、郵件分類，將各類信件、包裹等分類，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎;

　　4、郵件標記，即檢查信封上應該標注的標記是否標注;

　　5、郵政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確;

　　6、簽名，即檢查必須由領導簽名寄發的信函是否簽署;

　　7、登記，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件(文件);

　　8、了解和適應郵政方面的規章制度和寄發(發文)時間。

　　秘書工作程序——如何進行收文處理

　　一、簽收

　　秘書人員收到來文時，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點、核實來文數量，同時，留意文件封套標注的收文單位是否為本單位。確認無誤后，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤方可簽字、蓋章、標注收文日期。

　　二、拆封

　　公務來文均由文件專管人員拆封，其他人員不得拆封。秘書人員在檢查封條完好后，可對文件進行拆封（在無領導授權的情況下應及時送往專管人員進行拆封），對于寫明某個部門或個人親收的文件，應登記后轉送有關部門或個人簽收。拆封時應細心、認真，小心取出文件并逐一清點核對，正件在前，附件在后。

　　三、核對文件

　　拆封后，要對照發文通知單核對文件種類和份數。有收文回執的，應在回執單上簽字蓋章，及時退回發文單位。同時，檢查文件是否有未裝訂、缺頁或手續不全等差錯，發現問題應及時向發文單位查詢。

　　四、登記

　　秘書人員對于簽收的公文，應先行按照來文單位或部門進行分類登記。登記時，順序號、收文時間、來文單位、公文標題及文號、密級、份數等事項均需一一登記清楚，必要時還要登記來文單位的聯系人和聯系電話。書寫時應使用鋼筆或簽字筆，字跡要工整規范，不得隨意涂抹。此外，如果收文較多，應分清輕重緩急，優先登記急件和重要文件，一般文件可稍后登記處理。

　　五、擬辦與批辦

　　收文登記后，應填寫“公文處理單”，并提出擬辦意見。擬辦是對來文的辦理提出建議和初步意見，供領導人批辦時作參考，為方便領導批辦，可將來文提出的或與來文有關的文件資料附在來文之后，以供領導參閱。在開展擬辦工作時，應認真閱讀來文，對來文主旨要有準確的理解與把握，并清楚來文所涉及的工作與相關部門和領導。擬辦意見應簡明具體、主次分明、考慮周到、切實可行，以提高文件處理效率。對重大問題不便發表意見或提不出具體方案，在“公文處理單”上注明“請xx通知批示”或“擬請xx部門辦理”即可。

　　批辦是領導人對文件辦理提出批示性意見，對文件的辦理起著決定性的作用。批辦領導應在批辦中表明自己的辦理意見，然后簽名并注明批辦時間。

　　擬辦是批辦的基礎，但并不是所有的收文都必需經過擬辦和批辦程序。通常，常規性、參閱性文件往往可不予擬辦和批辦，需具體辦理的文件應進行擬辦與批辦，以明確承辦的部門及處理原則、方法和要求等；有些重大方針、政策性文件和重要指示性文件，雖不需要承辦，但也應通過擬辦和批辦指示文件傳達的范圍。

　　六、傳閱與承辦

　　傳閱是文件運轉、傳遞信息的重要手段，為此后的承辦打下基礎。文件傳閱應先處理重要件、急件，按先辦理、后閱知；先主辦、后協辦的原則依次傳閱。除特殊情況外，一般應以文書人員為中心組織文件傳閱，保證傳閱文件的安全，注意嚴格按照規定范圍傳閱，不得隨意“橫傳”。

　　承辦是根據領導的批辦意見或有關規定，對文件的具體辦理。承辦是文件處理中的關鍵環節，是具體解決問題的重要階段，承辦應符合批辦要求。急件通常隨到隨辦，一般文件也應及時辦理不得拖延。文件承辦人在文件辦理完畢之后，對文件辦理的經過和結果作簡要注明以備日后查考。

　　七、整理歸檔

　　秘書應對處理完畢后具有保存價值或要求保存的文件進行整理歸檔。歸檔前應仔細核對檢查，包括文件是否齊全完整、文件是否已為處理完畢狀態、是否有相關領導的簽字或日期等，立卷時應對文件進行分類整理。為便于查找和利用，還應為文檔擬寫一個簡明確切的案卷標題。