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安徽工程大學機電學院會議管理制度
為幫助大家了解安徽工程大學機電學院會議管理的相關信息，下面，小編為大家提供安徽工程大學機電學院會議管理制度，全文如下：
第一章 總則
第一條 為建立健全學院行政管理體系，規范各類會議的組織和管理，提高會議的效率,特制定本制度。
第二條 本制度適用于安徽工程大學機電學院(以下簡稱學院)及下屬各部門。
第二章 會議分類
第三條 根據會議所涉及內容的重要程度及參會人員層級將會議分為學院級會議、部門級會議和其他會議。
第四條 學院級會議指由學院領導發起或參加的就學院重大事項進行討論、重要信息發布、報告等所召開的會議，如：院長辦公會、院長辦公擴大會、全體教職工大會、跨部門工作協調會等(分類匯總見附件1)。常見的院級會議主要有：
院長辦公會
(一)界定：院長辦公會是由院長發起，學院領導班子成員例行參加的就學院重大計劃、專題工作以及對學院發展有重大影響的事項進行討論、決策的會議。
(二)會議內容(包含但不限于以下會議內容)：
1.學院重點工作部署;
2.學院各部門重要專題工作議題報告、討論;
3.重要事項的決策及重點制度的討論、制定。
(三)參會人員：院長、副院長、院長助理、辦公室主任及有關議題的報告人員。
二、院長辦公擴大會
(一)界定：學院辦公擴大會是由院長發起，對院長辦公會的進一步擴大和延伸。
(二)會議內容(與院長辦公會基本相同，但涉及范圍包括各部門)
(三)參會人員：院長辦公會成員、各職能部門負責人以及發起人認為有必要參加其他人員。
三、全體教職工大會
(一)界定：全體教職工大會是由院長辦公室根據院領導安排負責人發起，全體教職工參加，進行重要工作部署、宣貫、重大信息發布、重大報告、講座、儀式等內容的會議。
(二)會議內容(包含但不限于以下會議內容)：
1.重要文件、政策精神傳達、宣貫學習;
2.全員性信息公開發布、通報;
3.重要行業、學術報告和講座。
(三)參會人員：學院全體教職工
跨部門工作協調會
(一)界定：跨部門工作協調會指由某一個主導部門發起，內容涉及多個部門需要共同對接討論的會議。
(二)會議內容(包含但不限于以下會議內容)：
1.涉及跨部門有關工作的進度報告、問題研究;
2.對有關邊界職責的界定和任務分工;
3.跨部門工作專項計劃的制定和安排。
(三)參會人員：主導部門認為需要參會的各部門有關人員
(四)凡需要有關院領導參加的跨部門工作協調會，皆列為院級會議;無需院級領導參與的跨部門協調會(部門負責人層面)，列為部門級會議(下文第五條)。
第五條 部門級會議指由部門負責人發起就本部門工作進行內部討論和工作安排發起的例會或者臨時會議，以及由某部門主導，涉及跨部門溝通但無需院領導參與決策討論的跨部門協調會等。
第六條 其他會議類型包括：科室內部工作會議、不在上述范圍的有關專題會議、臨時會議等。
第三章 程序規范
第七條 會議通知
發布方
學院級會議(含需要院領導參加的跨部門協調會)由院辦發布通知;部門級會議(含某部門主導的但無需院領導參加的跨部門溝通會)由主導部門發布通知，其他會議根據會議的實際需要另行確定通知發布方。
格式規范
(一)各類會務通知統一采用《會議通知單》(附件2)格式模板;
(二)各類會議的通知單屬于公文管控的范疇，具有固定的格式和編號，編號規則如下：
1.學院級會議通知字號：院會字+年份+編號，如“院會字〔2015〕8號”;
2.部門級會議通知字號：部門首字+編號，如“財會字〔2015〕8號”。
三、發布規范
(一)所有會議通知應在會議召開前至少提前1個工作日正式、規范郵件發布至參會人并在會議開始前至少提前2個小時再次履行電話或者短信告知義務(針對大面積人員參會的報告會、全體教職工會議等無法逐個再次電話提醒的，應做好對各部門會議對接人的提醒);
(二)所有類型的會議通知在發布給指定參會人的同時應同步抄送至院辦進行備案;
(三)各部門每周五16時前將部門下周主要會議報送院辦，由院辦整理匯總后在網絡平臺發布下一周會議日程安排。
第八條 會議紀要
紀要記錄方
學院級會議由院辦記錄、整理紀要;部門級會議由發起部門記錄、整理紀要，其他會議根據會議的要求制定紀要的整理方。
二、紀要格式
(一)學院級、部門級會議的紀要應參照(附件3)：會議紀要模板;
(二)紀要與會議通知形成對應關系。紀要的編號為對應的會議通知編號，字號規則為“xx會紀字〔xx年份〕xx號”，如：“院會字〔2015〕1號”的會議通知對應的紀要字號為“院會紀字〔2015〕1號”。
三、紀要的審批、發布
(一)院級會議的紀要由院長辦公室整理，經辦公室主任審核后報送院長審批，由院長辦公室統一發布、歸檔(其中屬于院領導參加的院級跨部門協調會紀要原則上需經有關院領導會審);
(二)部門級會議紀要由會議主導部門整理，經會議主導部門負責人審核后發布(其中無需院領導參加的，列入部門級會議的跨部門協調會，原則上應由參會部門負責人會審);
(三)會議紀要原則上發布至對應的會議參會人員、未參加會議但涉及承擔會議決議事項的有關人員、會務主導方認為有必要對會議內容知悉的相關人員;
(四)會議紀要原則上應在會議結束后1個工作日內完成審批和發布;涉及跨部門會審的紀要，原則上不得超出會議結束后1.5個工作日發布。需有關部門會審的，會審人未在接收到紀要初稿的0.5個工作日內答復的，視為對初始紀要內容的默認;
(五)經審批生效并公開發布的會議紀要內容具有制度和考核的約束性;
(六)與各類會議通知相對應，所有類型的會議紀要在發布時除發布給指定范圍人員外，應同時抄送院辦備案。
四、會議資料的歸檔
(一)會議有關資料作為學院文秘機要的管控范圍，由院辦統一歸檔、備案;
(二)會議通知、會議紀要在發布時同步抄送至院辦存檔(如上文規定)，除此之外，會議簽到表(必備項)的掃描件或者原件、會議錄音(如有)、視頻(如有)、照片(如有)應統一補充提交至院辦備案;
(三)院辦負責匯總各類會議通知、會議紀要及紀要的審批記錄(電子審批或者紙質簽批)、會議簽到表、會議多媒體影像資料等，進行歸檔，作為后續有關工作開展監督、過程調查、有關報道素材等的基本依據。
第四章 會務準備
第九條 資料準備
一、會議主導部門或人員需提前準備好上會材料，匯總至會議通知的發布人，隨會議通知同時發送參會人員，以便提前參閱，熟悉有關議題議程。
二、文件命名格式為“部門+議題+材料名”，如人事處關于薪酬預算議題的薪酬測算材料。同一議題有多個文件材料需存放至同一文件夾打包發送，打包文件名格式為“部門+議題”。
第十條 場地準備
(一)學院級會議由院辦負責場地安排及布置。部門級會議由發起部門自行安排，如需使用學院會議室需至少提前1個工作日填寫《學院會議室使用申請單》(附件4)向院辦申請。院辦根據學院會議室的使用日程安排，在0.5個工作日內予以郵件或者電話答復;
(二)場地確定后承辦人根據會務需求檢查調試設備運行情況，如有異常及時安排維修，缺少設備及時向發起人反饋確定是否需要購置;
(三)會議組織方應根據會務需求準備或購置相關物品，及時向發起人反饋準備情況;
(四)會務當天提前2個小時對人員、場地、物品、設備等會務需求的準備情況進行檢查，如發現問題及時采取補救措施。
第十一條 會議改期或終止
因特殊情況造成會議改期或取消，發起人應提前至少0.5個工作日告知承辦人以便及時通知參會人員。
第五章 會后管理
第十二條 會場整理
會議結束后，承辦人員整理會場物品，關閉設施設備，做好善后工作。
第十三條 紀要跟蹤
院級會議的有關紀要由院辦專人負責紀要落實情況的跟蹤;部門級會議由部門指定人員負責紀要落實情況的跟蹤。
第六章 紀律及罰則
第十四條 紀律
禁止以下行為(包含但不限于以下內容)：
一、禁止在會場內吸煙，違反者每人次負激勵100元;
二、禁止在會場內亂丟垃圾，違反者每人次負激勵20元;
三、入場后應將手機設置為靜音或震動。禁止在會場內手機響起或者直接在場內接打電話(特殊緊急情況的應向會議組織方說明)。原則上應到會場外接聽且不影響會議正常進行。以上違反者每人次負激勵50元;
四、禁止在會場內隨意走動;如必須臨時離場需從會場兩邊輕聲離場;以上違反者每人次負激勵20元;
五、禁止在會場內竊竊私語、交頭接耳或大聲喧嘩影響會議正常秩序;違反者每人次負激勵20元;
六、禁止遲到、早退、無故缺席。如因特殊原因不能按時參會需根據請假審批權限請假并報會議承辦人備案;針對遲到、早退的，每人次每分鐘負激勵10元;無故缺席的，會議時長在2個小時內的，參照對應會議時長的曠工計算;會議時長2個小時以上的，參照半個工作日曠工計算;
七、因承辦人、紀要人個人原因造成工作延誤，每人次負激勵50元;
八、承辦人未能做好清理現場、桌椅歸位、關閉設備、電源等善后工作，每人次負激勵50元;
九、以上處罰凡屬于院級會議的，由院辦下達《行政處罰通知單》(附件5)明確處罰事項和金額;屬于部門級會議的，由會議主導部門報院辦，院辦核實后下達《行政處罰通知單》。當事人持《行政處罰通知單》單在2個工作日內將罰金以現金形式繳納至財務處;
十、以上各類會議的罰金作為后期各類會議活動的經費，由財務處定期公開發布使用情況;
十一、針對拒不繳納的，將處罰結果移送人事處，由人事處在當月薪資結算中以罰金的150%進行直接扣減，視為日常工作處罰;
十二、如有其他情節惡劣者可視情況疊加績效扣分、公開通報批評等處分。
第七章 附則
第十五條 本制度由安徽工程大學機電學院院長辦公室負責解釋和修訂。
第十六條 各部門內部的會議管理參照本制度執行。
第十七條 本制度自2015年1月1日起執行。
原文地址：http://www.aiit.edu.cn/index.php?c=content&a=show&id=1973
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