會計軟件的應用技巧

　　全方位地了解了企業會計的工作程序及會計體系將過去所學習的理論知識和社會實踐進行了有機地結合對我們所學的課本知識有了更深的理解。以下是小編精心整理的會計軟件的應用技巧，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　在會計軟件使用過程中，恰當地運用軟件系統提供的功能，可成倍地提高工作效率。

　　一、建帳中的技巧

　　1.代碼設置會計軟件中大量應用代碼，如會計科目代碼。代碼設置規則是在建帳時確定的，確定代碼規則時要特別注意協調簡潔性和可擴充性，簡潔性要求每層代碼盡可能短，而可擴充性要求每層代碼間留有一定的空間，以備日后會計科目增多時各層代碼仍適用。這就要求在確定每層代碼長度時要在這二者間協調、平衡。一級總帳科目的代碼通常已在會計制度中規定，需要用戶自行確定代碼長度的是二級以下明細科目，大部分明細科目的科目數量變化不大，科目數量不確定性較大的是明細科目，如往來科目、材料科目等，但在同一級的明細科目中，其代碼長度是以同一上級科目下科目數量最多的一個來確定的，那怕是只有一個這種科目的明細科目數量較多，其他同級科目的代碼長度都要與其一致。例如，二級明細科目代碼的長度確定，首先要逐個分析總帳科目下明細科目數，如"現金"可不設明細科目，"銀行存款"通常以開戶帳號為明細科目，科目數一般不會上百個，"短期投資"、"待攤費用"、"在建工程"等下設明細科目也不會超過百個，兩位的代碼長度能容納99個科目，應能滿足需要，但"應收帳款"、"應付帳款"等通常以客戶名和供應在商名稱設置明細科目，明細科目的數量不確定性較大，如果用戶的客戶和供應商較多接近或超過100個，兩位代碼就不能滿足要求，二級科目的代碼長度就應設定為三位。

　　2.初始數據輸入建帳需要輸入的初始數據主要是期初余額。如果會計軟件不是在年初時啟用，各科目的年初余額、借貸方累計發生額也有必要輸入（有些商品會計軟件允許只輸入期初余額），因為，在會計報表中除需要填報當月發生額外，還需要填報累計發生額（有些會計核算軟件可省去年 初余額和累計發生額）。為了和歷史資料對比，也需要累計發生額數據。對于年初啟用的會計核算軟件，年初余額就是期初余額，數據輸入工作量較少，年中啟用，數據輸入工作量相對較大，但可以利用數據間的關系盡量減少輸入量，如只輸入最低級明細科目的年初余額，和借貸方累計發生額，然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細科目的上級科目和總帳科目的年初余額和發生額，并計算出期初余額。

　　二、憑證輸入中的技巧

　　1.摘要輸入憑證摘要多為中文，如果你是一個打字高手，輸入中文摘要自然不在話下，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會大打折扣。憑證輸入中有許多常用會計詞匯，而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫，可將常用詞匯預先存儲起來，并配以自定義的代碼，輸入憑證時調用自定義詞匯，可提高輸入速度。

　　2.科目代碼輸入會計軟件中的科目代碼是為提高會計軟件的運算速度和精度而設計的。輸入記帳憑證時只需輸入科目代碼，操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼，而用戶對會計科目較熟悉，對科目代碼卻不一定能記得準確，如果用戶輸入了未經定義的科目代碼，軟件系統將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。如果科目數量較多，人工逐頁查找也很費事。事實上，許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計人員記不準確的科目多為明細科目，其所屬總帳科目或上級科目一般較明確，輸入此類科目時，干脆只輸入到其上級科目的代碼，由于系統只能接受最明細的科目，此時將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級科目，所要查找的'明細科目應就在附近，省去多余的翻頁查找操作。

　　3.金額輸入按照會計制度的有關規定，記帳憑證可以一借多貸，或多借一貸，在輸入完多借或多借的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的麻煩，有些商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。

　　4.編制會計分錄中的技巧

　　（1）會計分錄盡可能細。記帳憑證是帳務處理的原始資料，所有帳簿都是根據記帳憑證的分錄來登記的，分錄越詳細，帳簿也越詳細。為日后查帳方便、快捷，在編制記帳俄憑證時，應盡可能地詳細，甚至可以每張原始憑證編制成一條分錄，摘要也應詳細說明。不過這樣會使記帳憑證的輸入量加大，但為日后用帳考慮，這樣做還的值得的。

　　（2）沖減收入或費用以紅字或負數反映。在輸入收入和費用類科目的記帳憑證時，如果發生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費用，應將金額以紅字或負數方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費用類為借方。這樣做的目的是為編制報表公式簡捷，有些報表需要取某一會計期間某些科目的發生額，如損益表，損益類科目期末結轉后沒有余額，必須用科目的發生額填報。如果沖減費用金額記入貸方，報表所需的期間借方發生額就不正確，還應扣除沖減的費用，如取借貸方發生額的差，由于貸方發生額中包括期末結轉金額，差為0，由計算機識別自動匯總沖減的費用比較困難，不如在編制會計分錄時以紅字或負數反映沖減的費用和收入。

　　三、改錯更正技巧發生錯帳，如果是當月的未登帳記帳憑證，可直接修改，如果是已登帳甚至以前月份的記帳憑證，可沖銷錯誤憑證，然后重新填制正確的記帳憑證。這是正常的錯帳更正方法，事實上，有不少會計核算軟件還提供反登帳、反結帳的功能，反結帳功能可將會計期間推前，然后將未結帳的記帳憑證用反登帳功能返回到未登帳狀態，再加以修改。

　　四、打印帳簿中的技巧

　　1年終結帳后打印。每月打印的帳簿會有許多空白，紙張浪費驚人，每月將同一個科目的帳頁歸集起來也相當費事。會計電算化后，輸入記帳憑證，并經登帳、結帳，帳簿即已在電腦中形成，只要及時做好備份，數據相對安全，查帳、用帳也方便、快捷，如有需要也可單獨打印出指定科目的帳頁，年終結帳后再打印出全部帳頁，裝訂成帳簿。

　　2.清單式打印。采用清單式打印可進一步減少帳頁間的空白，壓縮各科目間的帳簿頭，節省紙張，可以連續打印，減少打印中的人工操作，省時、省事、省紙。

　　拓展：會計軟件的日常運行與維護知識

　　（一）人機并行

　　計算機與手工并行是指會計軟件使用的最初階段人工與計算機同時進行會計處理的過程，?這是試運行階段。此階段的主要任務是：檢查建立的會計電算化核算系統是否充分滿足本單位要?求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發現的問題是否還應進行修改，并逐步建立?比較完善的電算化內部管理制度。

　　在試運行階段，會計人員要進行雙重勞動，但這是十分必要的。在此期間，通過進行手工?與計算機處理結果的雙向對比與檢驗，能夠考查會計軟件數據處理的正確性，能夠考查相關人員?的操作熟練程度和業務處理能力，并通過實踐，進行電算內部管理制度的建立。應該說，這是手?工會計系統移至會計電算化系統的試驗階段，也是手工系統與計算機系統相互適應的階段。它的?順利進行，是以后一定階段會計電算化系統持續正常運行的前提。

　　試運行的時間，應放在年初、年末、季初、季末等特殊會計時期，這樣才能取得全面的人?機比較數據，預先估計可能出現的問題。一但出現問題，要及時采取措施，進行防錯糾錯。

　　在試運行階段，前期以人工為主計算機為輔，后期則以計算機處理為主。各會計單位只有?假設計算機在處理實際帳務，才會充分考慮可能發生的問題，提高操作熟練程度。

　　計算機與手工并行工作期間，可以采用計算機打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑?證，原始憑證應附于相關記帳憑證的背面，根據有關規定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保?存，并據以登記手工帳簿。如果計算機與手工核算結果不一致，要由專人查明原因并向本單位領?導書面報告。

　　并行一個階段后，要開始建立各項管理制度，并根據實際運行中出現的問題，不斷改進完?善。尤其對上崗操作軟件人員的權限分配，應在申請替代手工記帳前都能按規定設置完畢，進入?正常工作狀態。對替代手工記帳后會計人員的崗位職責也應有明確的要求和崗位考核。

　　（二）日常運行

　　1.輸入憑證是電算化軟件的原始數據，是各種憑證單據，在帳務處理軟件中是記帳憑證，?在材料核算軟件中是各種出庫、入庫單據，在銷售核算軟件中是發票、產品出庫單，等等。只有?將這些憑證單據輸入到計算機后，才能由計算機進行處理。因此，憑證輸入成了電算化后新增的?工作，而且是需要花大量時間才能完成的工作。

　　憑證輸入前，應先經過檢查和預處理，不合法、不正確、不合理、不真實、內容不完整的?憑證不能輸入。可以根據計算機的需要在用于輸入的憑證上加寫有關代碼、編號等內容，進行預?處理，以方便憑證輸入。

　　憑證輸人計算機后要進行復核，復核輸入內容與原件是否一致，防止有意無意的錯誤。復?核人員和輸入人員不允許同為一個人。直接使用原始憑證在計算機上編制記帳憑證，用計算機打?印的記帳憑證代替手工記帳憑證的單位，應保證打印出的記帳憑證內容齊全、簽章齊備。憑證可?以集中由一人輸入，也可以各個崗位編制的憑證由本崗位輸入。

　　2.憑證復核是輸入的憑證必須由另一人復核后才能用于記帳，計算機復核的內容包括合法?性、合理性、正確性、完整性和真實性。計算機內憑證的復核可以采用屏幕查看復核、打印輸出?復核、重復輸入復核三種方法。對于已復核后又發現有錯的憑證可允許修改，但修改后必須再次?復核。復核人員的姓名必須在機內隨憑證永久記錄，以明確責任。

　　3.記帳、計算成本等各種計算機處理是自動由計算機完成的，只要將原始數據正確輸入計?算機，計算機就能按事先設計的程序完成各種帳簿的登記和各種計算工作，節省大量人力。

　　4.輸出帳簿是采用計算機核算后，所有帳簿平時均保留在計算機內，日記帳必須每日打?印，明細帳和總帳可根據需要按月、按季或按年打印，不滿頁時，可滿頁后再打印，但不能不打?印。打印時，有關表格線可省打。打印后的帳簿應連續編號，應由專人檢查后再作為正式帳頁進?行裝訂，以符合《規范》要求。

　　5.編制會計報表是根據帳簿編制的，也是由計算機自動完成的，通常每月月末進行。我國?的通用會計軟件通常都提供通用報表生成器或專門的報表功能模塊，幫助用戶編制各種對內、對?外會計報表。編制會計報表工作是日常核算中較為復雜的工作，應由會計和計算機水平較高的會?計人員完成。應保證報表中的會計數據與帳簿一致。應對報表數據進行審核并簽章后再報送有關單位。

　　（三）日常維護

　　與手工核算不同，由于電算化核算采用了許多先進設備和技術，對其日常維護就成了會計?核算中一項重要工作。日常維護包括硬件維護與軟件維護兩部分。維護一般由電算維護員負責，?軟件操作員等其他人員不得進行維護，電算主管可進行維護監督工作。

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