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2014計算機一級MsOffice復習要點
要點1：為Word中的樣式設置快捷鍵
在Word中，可以將快捷鍵應用于新的或已有的樣式 (樣式：字體、字號和縮進等格式設置特性的組合，將這一組合作為集合加以命名和存儲。應用樣式時，將同時應用該樣式中所有的格式設置指令。)，這樣在排版時就可以按自己的習慣按快捷鍵從而提高效率。
1、在"格式"菜單上，單擊"樣式和格式"。
2、請執行下列操作之一：
將快捷鍵應用于現有樣式
使用 Ctrl、Alt 或功能鍵指定快捷鍵組合。
·在"請選擇要應用的格式"框中，單擊要添加快捷鍵的樣式。
·單擊樣式旁的下拉箭頭，單擊"修改"或"修改樣式"。
·單擊"格式"，再單擊"快捷鍵"。
·單擊"請按新快捷鍵"框，然后按下要指定的快捷鍵組合。例如，按 Alt+ 所需的鍵。
·查看"目前指定到"，以查看該快捷鍵組合是否已被指定。如果是這樣的話，請選擇其他組合。
·單擊"指定"，再單擊"關閉"。
注釋 在默認情況下，Word 不顯示自定義鍵盤快捷鍵。您必須記住應用于樣式的快捷鍵。
將快捷鍵應用于新樣式
使用 Ctrl、Alt 或功能鍵指定快捷鍵組合。
·在"樣式和格式"任務窗格中，單擊"新樣式"。
·使用"新樣式"對話框中的選項來定義新樣式的名稱和格式。
·單擊"格式"，再單擊"快捷鍵"。
·單擊"請按新快捷鍵"框，然后按下要指定的快捷鍵組合。例如，按 Alt+ 所需的鍵。
·查看"目前指定到"，以查看該快捷鍵組合是否已被指定。如果是這樣的話，請選擇其他組合。
·單擊"指定"，再單擊"關閉"。
注釋 在默認情況下，Word 不顯示自定義鍵盤快捷鍵。您必須記住應用于樣式的快捷鍵。
要點2：在Word2007中為公式編號
很多處理公式的人需要為公式編號。在Word2007中有幾種方法可供使用，但都不能完全令人滿意。Word2007沒有內置的方法來為公式編號。注意題注功能可(“參考”功能區，“插入題注”-“自動題注”)為舊的“Microsoft公式編輯器”的公式進行編號，但其無法用于Word2007的新公式。
雖然有幾種為公式編號的方法，但我們只看一種，這或許是最好的方式，因為它很難靈活并且不易打斷或混淆。它使用自動序號列域代碼。我們以后會做具體介紹，不過，現在先專門看一個域：SEQ域。
SEQ域用于創建序列號。域代碼{SEQ名稱}在文檔中創建一個序列號。可以將它命名為任何內容，但是請考慮一下將它命名為“公式”。注意這只是一個方便的名稱，它可以與公式沒有任何聯系，只是在自己的腦海中記住它用于公式編號。如果愿意可以用{SEQ公式}為文檔中的表格編號。
無論如何，如果在公式容器中(或旁邊)包含了域代碼{SEQ公式}，它將為公式編號。如果有多個公式組或集需要單獨編號，怎么辦?好的，對第一組用{SEQ公式1}，對第二組用{SEQ公式2}……
要這么做，可能想要重設每個公式并對其編號，因此用“內嵌”模式比“顯示”模式更好。這將能夠用Word格式來正確定位公式和編號。
一種為公式編號的半自動方法
在正式場合中一種常見的為公式編號的格式是讓公式本身居中對齊，并使右邊空白中括號內的編號右對齊。有了這些知識，讓我們創建一個樣式來格式化公式，并且創建一個“自動更正”項目來添加必要的編號部件。要創建樣式，請按如下步驟操作：
(1)顯示水平標尺并且觀察右邊距的設置(并在心里把它分為兩部分，便于第3步使用)。單擊一個空白段落，然后雙擊標尺線的底部;這會激活“制表位”對話框。
(2)單擊“全部清除”按鈕刪除所有不需要的制表位。
(3)在“制表位位置”中，鍵入中間點的位置(通常為3.25")，單擊“居中”對齊方式，然后單擊“設置”按鈕。
(4)在“制表位位置”中，鍵入右邊距位置(通常是6.5")，單擊“右對齊”方式，然后單擊“設置”按鈕。單擊“確定”按鈕關閉對話框。
(5)為樣式指定一個名字。按住Ctrl+Shift+S調用“應用樣式”對話框。鍵入公式樣式的名稱(還沒有采用公式編號)，按下Enter鍵將它應用于當前段落中。關閉“應用樣式”對話框。
如果插入點還在空白段落中(現在設置公式編號格式)，創建“自動更正”項目：
1)按下Ctrl+Tab鍵插入一個制表符，然后鍵入()。
2)將插入點放到括號內，并按下Ctrl+F9鍵，插入域括號。
3)在域括號中，鍵入seq公式并按下F9鍵來更新域。如有必要。按下Ctrl+Shift+8來顯示制表位和段落標記以便能看到它們。
4)選擇整行，包括該制表位、(1)和行尾的段落標記。選擇“插入”-“文檔部件”-“將所選內容保存到文檔部件庫”。
5)將“名稱”替換為能記住的內容。設置“庫”為“自動圖文集”。設置一個“類別”，如果有需要可鍵入“說明”。設置“選項”為“僅插入內容”，然后單擊“確定”按鈕。
可以刪除被保存為“自動圖文集”項目的那行了。現在，可以給哪些公式編號了!請按如下步驟操作：
1.單擊公式的最右端的箭頭;如有必要，單擊“更改為內嵌”選項。
2.在行開始處(在公式容器外面)，按下Ctrl+Tab鍵。
3.在行尾(在公式容器外面)，鍵入與上面第五步使用的名稱并按下F3鍵。
現在應該有了已編號的公式。如果插入或刪除公式，可能需要選擇整個組并且按下F9鍵來更新編號。
提示：為了防止忘記，可以創建一個空的但那是已經帶格式和隨時能用的已編號的公式“外殼”，并將其添加到“公式庫”。為了設置編號，不過用新的隨時能用的公式容器替換實際的公式。將其保存到庫，或許可以稱它為“新編號公式”。在探索Word2007的這個新功能時，記住保存工作成果以便將來使用。無疑你還會發現一些使用創建和應用公式更容易的訣竅。
要點3：為Word2007文檔內容添加行號
Word2007文檔行號可以讓擁護快速知道目前閱讀的位置，如果使用程序編寫文檔，用戶可以輕松地實現程序閱讀和添加標識。本文將向大家介紹Word2007中各種行號添加的具體方法。
一、為整篇文章添加行號
為了便于查找和編輯需要，用戶可以借助Word2007的行號功能為整篇文章添加行號：
單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設置”區域單擊“行號”按鈕，在行號下拉菜單中選擇“連續”命令即可。
二、為每一頁使用獨立的行號
上面介紹了為整篇Word2007文章添加行號的操作方法，如果要為每一頁使用獨立的行號，實現的方法如下：
單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設置”區域中單擊“行號”按鈕，在行號下拉菜單中選擇“每頁重編行號”命令。
三、自行設置起始行號
在默認情況下，Word2007的行號都是從1開始依次往下編排的，假如需要從其他號碼開始，則需要進行以下的調整：
(1)單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設置”區域單擊“行號”按鈕，在行號下拉菜單中選擇“行編號選項”命令。
(2)單擊“行號”按鈕，在“行號”對話框中勾選“添加行號”復選框，在起始編號區域輸入起始的編號，單擊“確定”按鈕。
要點4：樣式與字符字體格式
可能許多用戶沒有看到，在幾個Word版本之前，Microsoft向Word添加了一種新的樣式類型。在此之前，只有一種樣式類型：段落樣式，并且該樣式只能應用于整個段落。事實很清楚，我們需要一種更靈活完善的樣式：能在一個段落內應用于部分字符的樣式。
字符樣式應運而生。這一新發明的使用，使得創建自己命名的樣式并用它格式化圖書標題、文章標題、姓名、電話號碼、網絡連接成為可能。
即使自己從未使用Word2007眾多的格式工具應用過一種樣式，但總會有兩種樣式有效：段落樣式與字符樣式。為了證實這件事，請單擊“樣式”組右下角的“樣式”啟動器以顯示“樣式檢查器”。然后，單擊“樣式”任務窗格底部中間的圖標顯示“樣式檢查器”如圖1所示。如果不理解就不必使用“樣式”窗格。
這里應用的兩種樣式是正文(默認的段落樣式)和默認的段落字體(正文的默認字符樣式)。后者是“正文”樣式的默認字符樣式名稱。
對比樣式與直接樣式
上面所述只是為了說明應用字符格式有兩種方式。可以使用樣式去應用字符格式，也可以應用直接格式。因為一直向前鍵入，所以很容易對文本應用加粗、傾斜或下劃線格式。這就是所謂的直接格式，并且通常沒必要以其他方式應用格式。畢竟，我們的目標是為了在盡可能短的時間內創建一份有用的文檔。
假定創建與應用樣式比使用直接格式需要更多的想法、準備和工作，那看起來使用直接格式對于達到速度與功能的雙目標來說更有效。然而，快捷方式僅相當于節省了時間。如果它反而需要花費更多時間的話，那它就不是真正的快捷方式了。
例如，假設每次我都需要鍵入一個書名：按CVTRL +B (加粗)，鍵入書的標題，然后再按Ctrl+B以結束加粗轉換。這看起來并不很費力，是不是?假設編者現在告訴我他不喜歡這樣的格式的書名，而是想使用加粗小型大寫，那我就必須改變書名參照以滿足編者的要求。如果所有的書名且只有書名被格式化為加粗，那么我就可以使用Word2007的“替換”特性將粗體替換為粗體小型大寫，但是如果我已經將加粗應用于其他內容而不只是書名時會怎樣?(很可能是我精心編排的!)那我就只能把頭埋進文檔里仔細地尋找書名的內容了。
圖需要時使用“樣式檢查器”以完全檢查樣式與使用中的直接格式(直接格式由“樣式檢查器”中的“增強”進行識別)
或者有更壞的情況，假設我需要更正的格式錯誤不止在一個文檔文件中而是在許多文件中呢?我必須要做大量的工作，是不是?這樣Ctrl+B的快捷方式就不再是一個很好的快捷方式了，不是嗎?
如果改為，每次我想鍵入一個書名時，應用名為“書名”的字符樣式，我的狀況就會好很多。這樣，我只需簡單的修改“書名”樣式，所有的書名就都會隨之改變。即使是格式“錯誤”蔓延到許多不用的文檔，通過使用“自動更新文檔樣式”特性，在這些文檔所基于的模板中改變樣式的定義，我就可以完成修改。
戒律是這樣的：如果格式需要重復應用于某些種類的文本(如書名、程序命令、術語等)，那就創建一個字符樣式并使用它。
相反，如果使用很特別并且不是重復需要的格式，那就繼續前進并使用直接格式。例如，我在寫信或者備忘錄時想使用加粗進行強調，我會使用直接格式。我寫一份正式的報告并涉及一份期刊的名稱和期刊文章時，我會使用樣式。
提示：為了Word2007更輕松地使用樣式，可以為它們指定快捷鍵。在“Word選項”中，選擇“自定義”選項卡并選擇“自定義”。設置“類別”為“樣式”。選擇樣式，單擊“請按新快捷鍵”處，按下期望的鍵，然后單擊“指定”-“關閉”，不要忘記單擊“指定”!
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