辦公自動化九大特點

　　OA是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，以下是小編為大家收集的辦公自動化九大特點，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　1.“可行性和適應性”

　　所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星!

　　所謂適應性，是指產品的實施條件和應用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的躍進是注定要失敗的。

　　核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。

　　2.“前瞻性和實用性”

　　OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各應用者的需求，充分考慮系統今后功能擴展、應用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向應用，圍繞應用，依靠應用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

　　3. “先進性和成熟性”

　　先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命周期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟件系統、硬件設備、開發工具、軟件產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

　　4. “開放性和標準性”

　　數據孤島、信息孤島、應用孤島，已經成為多年信息化建設后的后遺癥，而解決這些孤島的關鍵因素在于開放，解決這些孤島的效率取決于標準化。

　　如同我們的插座和插頭的關系、如同我們的外設和usb口的關系，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。

　　在當前和未來，OA系統需要輕松與各種操作系統、中間件、數據庫、業務系統及工具軟件進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。

　　5. “可靠性和穩定性”

　　OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰;當系統出現問題后能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。

　　6. “安全性和保密性 ”

　　OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的應用、不同的網絡通信環境和不同的存儲設備，采取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的權限控制等以確保系統的安全性。

　　其中，采取的措施包括但不限于以下

　　平臺安全：架構設計考慮安全性要求，平臺軟件達到安全設計標準。

　　應用安全：權限控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進行方案組合。

　　數據安全：支持文檔安全軟件整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，并且可以各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防御系統、防火墻的應用。

　　容災備份：支持各種容災的軟硬件設備的使用等。

　　管理安全：提供完善的日志功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統應用的安全

　　密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設置等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。

　　系統網卡MAC和IP的綁定;支持CA認證、數字簽名加密技術;支持電子鑰匙(Ukey)技術和指紋Ukey技術;支持安全套接(SSL)技術;軟件系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據范圍授權結合;

　　系統有整體的用戶/權限管理體系，可統一進行用戶/權限的管理，實現到字段級的查詢、修改、管理權限控制;系統提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。

　　7. “可擴展性和易維護性”

　　為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟件系統的擴展和維護擴展。

　　因此，在OA軟件系統的開發設計中，需要考慮到應用及系統不斷擴展的要求，以形成一個易于管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的應用與服務模塊。一方面當應用量增加，用戶數增加時系統可以平滑增加服務器的方式來支撐新的壓力要求;一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用;另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過插件和模塊定制平臺的方式，輕松實現業務的擴展。

　　在設備選擇及網絡方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬件設備的互連互通;在軟件上支持跨平臺和開放數據接口，便于與其它系統軟件互相集成，未來支持與業務系統、門戶等系統的單點登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實現與這些系統的應用、門戶、數據等各層面上無縫連接。

　　系統的管理和維護，應該采用集權和分權相平衡的思想，如OA產品設置了系統管理、應用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。

　　利用系統提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定制界面數據項的顯示;同時在網絡或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網絡系統的抗干擾能力。

　　8. “美觀性和易用性”

　　系統用戶界面的設計采用Web2.0用戶界面設計技術，界面根據用戶需求靈活更改(增強標簽分類特性)，注重用戶體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

　　作為全員應用系統，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品采用B/S的登錄方式、可以采用電腦、手機等各種方式下登錄，采用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，并且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易于用戶掌握、操作和使用;系統管理的使用及管理也以簡便、易于操作、方便實用為準則。

　　嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統的黏著度; 提供統一的訪問地址，便于用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用戶以后快速訪問系統;具備風格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化;

　　美觀性，相比易用性來講并不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然后持續感動你的往往是她的內在。

　　9. “大并發能力支撐”

　　作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟件系統的開發設計，應該支持應用和數據庫等多重負載均衡能力，支持附件服務器和數據庫服務器分離技術，從而支持數萬用戶同時在線和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統響應能力下降。

　　系統并發能力：通過集群方式，在技術上沒有并發上限，因此能完全保障用戶未來的人員擴張需要。

　　擴展資料：

　　在數字商業時代的今天，管理意識和管理環境發生了巨大的變化。過去金字塔式的管理結構現已被打破，逐漸由多層次的管理時期進入扁平化管理時期。管理、監督的精度要求不斷提高，用知識創造的工作越來越多。對信息量的要求也隨之增加，溝通數量和質量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車，那么管理工具應該就是車輪子，是它使得管理工作轉動起來，而OA軟件(辦公自動化軟件)就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，幫助管理者在競爭中領先一步。OA軟件是結合先進的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術開發的軟件產品。其主要作用是提高組織內部協作效率、信息效率，并幫助個人實現輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實踐對群體管理的工具，是組織網絡辦公、協同辦公的軟件。

　　關鍵詞：辦公自動化軟件管理

　　一、辦公自動化軟件的應用價值

　　（一）連接。通過OA軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。

　　（二）溝通。及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協同工作的基礎。

　　（三）協同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯系統，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。

　　（四）監控。工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等都是監控的內容之一。

　　二、辦公自動化軟件的管理價值

　　增強管理執行力是辦公自動化軟件的管理價值體現。從管理學的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。在實際應用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現在以下四個方面。

　　（一）建立內部通訊平臺。平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。

　　（二）建立信息發布平臺。公告、調查、討論的發布讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。

　　（三）實現工作流轉的自動化。協同流程的建立根據不同的工作對象靈活使用。

　　（四）實現文件管理的自動化。通過OA辦公平臺進行電子公文的發布，在協同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現了知識的共享。

　　三、辦公自動化軟件在公司的應用

　　（一）連接。就廠區而言，公司下屬廠、機關處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在廠區形成了一個依托網絡而存在的虛擬辦公場所。

　　（二）溝通。通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協同、有新的公告發布均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。

　　（三）協同。協同是網絡辦公的有力體現。協同工作的要素:流程、事件名稱、事件內容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統會自動顯示修改痕跡(如修改的內容、時間、修改者的姓名)。

　　（四）監控。監控是協同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉的，協同的發起人可以通過查看流程的節點流轉情況來監控事件的處理過程。在協同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。

　　四、辦公自動化軟件的應用體會

　　首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息發布平臺使無效會議減少。

　　其次，協作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創始人首先倡導的專業化分工的產業模式是一個偉大的創新。但在專業化效率日漸提高的今天，部門和部門、環節和環節之間協作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業建設無邊界組織，消除企業的信息死角，成為企業上下左右溝通潤滑劑，而且提高了企業部門間的協作能力，增強了團隊精神。

　　第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業務、每個職員的進度和狀態，了解哪些地方、哪個環節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:

　　第四，規范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規則、公司制度進行。同時，杜絕了越權操作，防范了經營風險，增加了監督性。最重要的一點是實現了知識管理。文檔管理自動化可以使優秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。

　　五、結束語

　　第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標準。科技的進步使得企業可以借助計算機技術提升效益。ERP實現企業的資源效率，則務軟件實現企業的資金效率，辦公自動化軟件則提升企業的信急效率、協作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。

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