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做好PPT具備的要素
在實(shí)際工作中，很多數(shù)朋友都發(fā)現(xiàn)使用PPT很難達(dá)到自己期望的理想效果，做出來(lái)的PPT“不好用”、“不好看”，甚至“看不懂”。而時(shí)下各種培訓(xùn)、教材，內(nèi)容大多留于PPT軟件功能，根本無(wú)法解決這些問(wèn)題。下面小編整理了做好PPT具備的要素，供大家參閱。
做好PPT具備的要素 篇1
一、目標(biāo)明確
在商務(wù)活動(dòng)中，做PPT通常是為了追求簡(jiǎn)潔明朗的表達(dá)效果，以便有效輔助溝通。但是PPT也有局限性。不了解這些局限，在PPT里面書(shū)寫(xiě)長(zhǎng)篇文字報(bào)告，繪制復(fù)雜表格——這種“超能”的PPT，不僅制作過(guò)程痛苦，而且最終結(jié)果通常是“根本看不懂!”
那么PPT的特長(zhǎng)和局限分別是什么?我注意到外企員工言談當(dāng)中，常用英文“Presentation”來(lái)代替這個(gè)意義模糊的“PPT”。我查了查，發(fā)現(xiàn)維基百科詞典上對(duì)“Presentation”的解釋?zhuān)『谜f(shuō)出了它的目的、能力特長(zhǎng)和局限。
只能面向一類(lèi)觀眾，演示一個(gè)話題內(nèi)容，只能表達(dá)關(guān)鍵要點(diǎn)，達(dá)到留下深刻印象的目的。
牢記這幾點(diǎn)，那我們做PPT的時(shí)候，就自然會(huì)比較“收斂”，也容易確定一個(gè)更合理的目標(biāo)。這樣就不會(huì)再洋洋灑灑做出六七十頁(yè)，企圖在一個(gè)文件里面討論好幾個(gè)復(fù)雜問(wèn)題了。
二、形式合理
微軟給PPT文件起了個(gè)中文名字：演示文檔。顧名思義就知道它的用法了。
但實(shí)際上PPT文件有兩種主要用法。一是輔助現(xiàn)場(chǎng)演講的演示，二是直接發(fā)送給受眾自己閱讀。要保證達(dá)到理想的效果，就必須針對(duì)不同的用法選用合理的形式。考慮配合演講或直接閱讀時(shí)受眾的`感受，做相應(yīng)的細(xì)節(jié)處理。
演講現(xiàn)場(chǎng)用的PPT，就要全力服務(wù)于演講。多用圖表圖示，少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看，一邊聽(tīng)你講。演講、演示相得益彰，效果是最好的。這種情況下適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用特效、動(dòng)畫(huà)等功能，可以幫助你控制演講的節(jié)奏，也可以讓演示效果豐富多彩，有利于活躍演講氣氛。
直接送去給別人閱讀的PPT，則必須添加盡可能簡(jiǎn)潔但描述清晰的文字，以代替你的演講，引領(lǐng)讀者理解你的思路。整個(gè)PPT和其中的每一頁(yè)幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序，邏輯性要求更高。這樣才能保證受眾獨(dú)自閱讀PPT就能“跟著你走”，理解你的意思。
而在這種PPT里面使用特效、動(dòng)畫(huà)就必須非常謹(jǐn)慎了。因?yàn)檫@些特效可能會(huì)讓閱讀者點(diǎn)鼠標(biāo)點(diǎn)得手指發(fā)酸，更可能讓PPT文件體積暴增，很難通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。
三、邏輯清晰
如前文所述，“簡(jiǎn)潔”正是PPT能在“時(shí)間就是金錢(qián)”的商業(yè)活動(dòng)中廣泛流行的原因。但為了追求簡(jiǎn)潔，我們很容易無(wú)意識(shí)地刪減了一些要點(diǎn)，受眾就“看不懂”。
想保證要點(diǎn)齊全，就要建立清晰、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嫛Ｓ袃煞N方法是非常有效的。
一是遵循幻燈片的結(jié)構(gòu)邏輯。通常一個(gè)PPT文件包含10～30張幻燈片，不僅要包含封面頁(yè)、結(jié)束頁(yè)和內(nèi)容頁(yè)，還必須有緊跟封面頁(yè)的目錄頁(yè)來(lái)展示整個(gè)PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。必須有章節(jié)頁(yè)(各章節(jié)的封面)把不同階段的內(nèi)容劃分開(kāi)，并呼應(yīng)目錄，保障整體連貫。結(jié)束頁(yè)之前，還要有總結(jié)頁(yè)，引領(lǐng)受眾回顧要點(diǎn)，切實(shí)留下深刻印象。每一個(gè)內(nèi)容頁(yè)，也必須嚴(yán)格遵守大標(biāo)題、小標(biāo)題、正文、注釋……這樣的內(nèi)容層級(jí)結(jié)構(gòu)。而且結(jié)構(gòu)層次不宜太多，關(guān)系要么并列，要么遞進(jìn)。否則，不僅閱讀者會(huì)看暈，很可能你演講時(shí)自己都會(huì)講暈。
二是運(yùn)用常見(jiàn)的分析法圖表。當(dāng)我們確實(shí)有一些避不開(kāi)的復(fù)雜問(wèn)題需要帶領(lǐng)聽(tīng)眾共同分析時(shí)，這個(gè)辦法非常實(shí)用。商業(yè)場(chǎng)合常見(jiàn)的SWOT分析圖、矩陣分析圖等，可以幫助我們排除情緒干擾，理清思路，分析利害，尋找解決方案。采用這類(lèi)圖表，就好像在算帳時(shí)掏出了計(jì)算器。演講者表述更方便，聽(tīng)講者也很容易理解相信。
四、美觀大方
演示就要“漂亮”。這是很多朋友做PPT時(shí)的想法。但我想這要求可能太高了。
日常生活中善于穿著打扮的人始終是少數(shù)。同樣，能具備足夠的美學(xué)修養(yǎng)，把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，結(jié)果卻往往是畫(huà)虎不成反類(lèi)犬，得不償失。
其實(shí)不必追求“漂亮”，只要美觀大方就行了。具體可以從色彩和布局兩方面著手。
Office軟件的調(diào)色板里面有“標(biāo)準(zhǔn)色”，其實(shí)就是一套最容易為大眾所接受的顏色。這就好像西裝革履，可能不會(huì)耀眼奪目，但絕對(duì)美觀大方。選用搭配色彩時(shí)，則可以參考Office的“配色方案”。同一個(gè)“配色方案”里面，差別較大的色適合用來(lái)標(biāo)示不同內(nèi)容。相近的顏色用來(lái)區(qū)分相近內(nèi)容(如標(biāo)題用黑色，副標(biāo)題用灰色)。
如果你覺(jué)得自己“審美疲勞”比較嚴(yán)重，那么，根據(jù)你要做的PPT內(nèi)容主題，參考仿學(xué)類(lèi)似主題的PPT、印刷品、廣告、網(wǎng)頁(yè)，也是一個(gè)很快捷的方法。但是切記：大多數(shù)優(yōu)秀的布局、配色都是整套方案，要么仿學(xué)一頁(yè)完整布局，要么借鑒整體配色。東取一點(diǎn)西扔一點(diǎn)，則很容易搞得不倫不類(lèi)，適得其反。
如果你覺(jué)得自己根本沒(méi)有“藝術(shù)細(xì)胞”，那就不要在這方面浪費(fèi)時(shí)間。找出你們公司的信紙，這通常就是最簡(jiǎn)潔明快，美觀大方的模版!
個(gè)人認(rèn)為，把握好上述的四個(gè)要素，做出來(lái)的PPT就能基本滿足商業(yè)場(chǎng)合的需要。其實(shí)PPT只是一個(gè)輔助演講，幫助我們交流溝通的工具而已。能用好它就多用，不大擅長(zhǎng)用它，就盡量少用。布什站在世貿(mào)中心的廢墟上，稿紙都沒(méi)有，不也一樣發(fā)表鼓動(dòng)人心的演講么?
做好PPT具備的要素 篇2
一、目標(biāo)明確
商務(wù)活動(dòng)中，ppt為了有效地輔助溝通追求簡(jiǎn)潔明朗的表達(dá)效果。但PPT也有局限性。沒(méi)有理解這些限制，在PPT內(nèi)寫(xiě)長(zhǎng)篇文字報(bào)告，繪制復(fù)雜的表格——這種“超能”的PPT，不僅制作過(guò)程痛苦，而且最終結(jié)果往往是“完全看不懂！”
那PPT的優(yōu)勢(shì)和局限性分別是什么？在外企工作人員交談中，會(huì)發(fā)現(xiàn)這一含義模糊的“PPT”經(jīng)常用英文“Presentation”代替。在維基百科詞典中查了一下就會(huì)發(fā)現(xiàn)了維基百科對(duì)“Presentation”的解釋?zhuān)谜f(shuō)明了它的目的、特長(zhǎng)和局限性。只有一類(lèi)觀眾，展示一種主題內(nèi)容，只能表達(dá)主要觀點(diǎn)，并能留下深刻印象。記住這幾點(diǎn)，那么我們?cè)谧鯬PT時(shí)，自然會(huì)比較“收斂”，也容易確定一個(gè)更合理的目標(biāo)。那樣的話，五六十頁(yè)就不會(huì)洋洋灑灑地寫(xiě)出一份文件來(lái)討論幾個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題。
二、形式合理
微軟為PPT文件起了中文名稱(chēng)：演示文檔。正如名稱(chēng)所示知道了他的用法。但是事實(shí)上，PPT文件主要有兩個(gè)用途。一是做現(xiàn)場(chǎng)演示輔助演講，二是直接發(fā)給觀眾自己看。針對(duì)不同的用法選擇合理的形式，才能保證達(dá)到理想的效果。結(jié)合演講或直接閱讀時(shí)觀眾的.感受，做相應(yīng)的細(xì)節(jié)處理。以PPT在演講現(xiàn)場(chǎng)，將全力為演講服務(wù)。使用多個(gè)圖表，少用文字。那樣觀眾就可以一邊看一邊聽(tīng)你說(shuō)。講演、演示相得益彰，效果顯著。這樣的情形下，恰當(dāng)?shù)厥褂锰丶肌?dòng)畫(huà)等功能，既能控制演講的節(jié)奏，又能使演示效果豐富，有利于將PPT直接發(fā)送給他人閱讀的PPT，則必須盡可能簡(jiǎn)練，但要文字清晰，以取代你的演講，使讀者了解自己的思想。完整的PPT和每一頁(yè)的幻燈片都必須有清晰地順序閱讀，邏輯要求更高。這就保證了觀眾自己看PPT時(shí)會(huì)“跟著你走”，明白你的意思。而且在這樣的PPT里面使用特效，動(dòng)畫(huà)片就要非常小心。由于這些特技會(huì)使閱讀者點(diǎn)鼠標(biāo)點(diǎn)得手指發(fā)酸，更可能使PPT文件體積急劇增大，難以在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送。
三、邏輯清楚
正如前面所說(shuō)，“簡(jiǎn)潔”正是PPT能夠在“時(shí)間就是金錢(qián)”的商業(yè)活動(dòng)中得到廣泛地應(yīng)用。但是為了追求簡(jiǎn)潔性，我們很容易無(wú)意識(shí)地刪去一些要點(diǎn)，使觀眾“看不懂”。要確保要點(diǎn)完整，就要建立清晰、嚴(yán)密的邏輯。這兩種方法非常有效。
首先，遵循幻燈片的結(jié)構(gòu)邏輯。一份PPT文件通常包含10~30張幻燈片，不僅要包括封面、結(jié)尾和內(nèi)容頁(yè)，還必須有目錄頁(yè)面，以顯示整個(gè)PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。一定要設(shè)置章節(jié)頁(yè)(每個(gè)章節(jié)的封面)，將不同階段的內(nèi)容分開(kāi)，呼應(yīng)目錄，保證整體的一致性。在結(jié)束語(yǔ)前，還要有小結(jié)，引導(dǎo)聽(tīng)眾回顧要點(diǎn)，切實(shí)留下深刻印象。每個(gè)頁(yè)面內(nèi)容，還必須嚴(yán)格遵循大標(biāo)題、小標(biāo)題、正文、注解…等層次結(jié)構(gòu)。而結(jié)構(gòu)層次不宜過(guò)多，關(guān)系要么并列，要么遞進(jìn)。不然，不僅閱覽者會(huì)感到頭暈?zāi)垦＃芸赡苣阍谘葜v的時(shí)候自己就暈了。其次，采用常用圖表進(jìn)行分析。這種方法很實(shí)用，因?yàn)槲覀兇_實(shí)有一些需要回避的復(fù)雜問(wèn)題需要引導(dǎo)聽(tīng)眾一起分析。常用的swOT分析圖、矩陣分析圖等商業(yè)場(chǎng)合中常見(jiàn)的swOT分析圖，可以幫助我們排除情緒干擾，理清思路，分析利害，尋求解決辦法。使用這種圖，就像是在計(jì)算帳號(hào)的時(shí)候取出計(jì)算器一樣。說(shuō)話人的陳述更方便，聽(tīng)者更容易理解信任。
四、美觀和大方
示范要“漂亮”。很多朋友在做PPT的時(shí)候都這么想。但是我認(rèn)為這個(gè)要求可能太高了。在日常生活中善于打扮的人總是少數(shù)。類(lèi)似地，能有足夠的審美修養(yǎng)，把PPT做到“漂亮”的人也不多。人人追求“美”，結(jié)果往往是畫(huà)虎不成反類(lèi)犬，得不償失。事實(shí)上，并不需要追求“美”，只要美觀大方就行。具體地說(shuō)可以從顏色和布局兩方面入手。Office軟件中有一塊“標(biāo)準(zhǔn)色”，實(shí)際上就是一套最容易被大眾接受的色彩。它仿佛是西裝革履，也許不會(huì)光彩奪目，但絕對(duì)地美觀大方。當(dāng)選擇搭配顏色時(shí)，可參考Office的“配色方案”同一種“配色方案”里面，有較大差異的顏色適合用來(lái)標(biāo)記不同的內(nèi)容。相似的顏色用于區(qū)分相似內(nèi)容(如標(biāo)題用黑色，副標(biāo)題用灰色)。假如你感覺(jué)自己的“審美疲勞”更嚴(yán)重，那么，根據(jù)你要做的PPT內(nèi)容主題，參考仿學(xué)類(lèi)似主題的PPT、印刷、廣告、網(wǎng)頁(yè)等，也是一種快速的方法。但切記：大部分優(yōu)秀的布局、配色都是整套方案，要么仿學(xué)一頁(yè)完整布局，要么借鑒整體配色。東取一點(diǎn)西扔一點(diǎn)，就很容易搞得不倫不類(lèi)，適得其反。不要在這個(gè)問(wèn)題上浪費(fèi)時(shí)間，如果你覺(jué)得你自己沒(méi)有“藝術(shù)細(xì)胞”。尋找現(xiàn)成的圖片，這通常就是最簡(jiǎn)潔明快、美觀大方的模板！具備以上四個(gè)要素，做出來(lái)的PPT基本上可以滿足商業(yè)場(chǎng)合的需要。事實(shí)上，PPT只是輔助演講，幫助我們更好地展示交流溝通的工具。
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