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公司合同管理工作注意事項
合同管理工作注意事項
一、合同登記
（一）在合同會簽時，先要對草簽合同進行審核，其中以下幾種情況要事先提出：1.對于購銷類、維修類、承攬類的合同應要求甲方單位能夠提供增值稅發票；2.租賃類合同乙方單位是個人的，必須提供完稅憑證；3.最后，所有需要本單位支付押金、保證金、履約保證金，及對方以保函方式要求全額付款的，等等特殊的要求，應及時向本部門經理匯報，避免給公司造成不必要的風險，甚至是損失。審核無誤后，依據草簽合同先行登記，包括：合同內容、金額、對方單位、有效期間等。具體樣式見電子版登記表。
（二）在收到正式合同后，應首先與草簽合同登記表核對，把相關合同信息補充完整。例如：合同有效期間、收方單位（合同受益人與合同主體是否一致）、支付方式、其他事項（押金、中標通知書中的內容和價格等）。
已登記的草簽合同，一般情況下在當月就可收到正式合同，如當月未收到正式合同，應及時與相關部門（政策研究室）溝通了解合同狀態。對于特殊事項的合同，要實時跟進該合同進度。
（三）合同履行情況要及時登記在合同正本上，對于提前終止和已執行完畢的合同也要在合同正本明顯位臵標明“提前終止”和終止日期，或“執行完畢”。
二、監督合同履行進度
各類合同的執行情況也各有不同：采購類、承攬類合同應注意支付的時間和比例；工程類合同應按工程進度或比例付款；維修類合同應注意記列成本和付款時期是否一致，記列成本金額和付款金額是否一致；最后還要關注合同執行部門提出的意見和建議。例：1、購買一套設備簽訂合同后要支付預付款**%、收到設備后支付**%、驗收合同或質保期滿后付尾款**%；2、簽訂一設備一年的維修合同，簽訂合同后先付80%的，成本記列與付款金額、成本記列間期與付款期間均不一致。
20xx年有部分合同需要相關部門確認后再支付余款：1.同城信息系統二期再付款時要同城分公司確認（對方單位是：深圳市絡道科技有限公司，合同號是：JS-11-43#）；2.發票開具系統支付余款時需要計財部稅管員確認（對方單位是：浪潮齊魯軟件產業有限公司、廈門宏網新軟件有限公司，合同號是：JS-11-34#、MM-11-35#）。
每月合同管理員應與制證人員核對成本及實際情況，并做好登記。
三、計算、匯繳印花稅
（一）計算印花稅
根據稅法要求按合同類別計算印花稅款。合同中有明確標的額的，按照適用稅率計算繳納。合同中沒有明確標的額的，首先按5元從稅務管理員領出印花稅票后粘貼在合同上，到合同執行期滿有明確金額后，按實際發生額計算后再扣減已貼印花稅票后，為實繳印花稅金額并按匯繳方式上報。
（二）匯繳印花稅
每月20日前將上月有明確標的額的合同計算印花稅，含已按發生額計算實繳印花稅的（合同簽訂時沒有明確金額，在其到期月計算實際繳稅金額），合并編入每月的匯繳清單內報稅管員。
每年一月另按年編制合同匯總匯繳清單，于當年1月20日前將上年匯總匯繳清單單獨報稅管員。
四、檔案管理
每年6月前將上一年的合同按年匯繳清單裝訂成冊。對已執行完畢的合同按合同類別、年匯繳清單裝訂，未執行完畢的合同，單獨保存，待執行完畢后再裝訂保存。
五、其他
（一）租賃合同、長期維修合同、長期購銷合同等，在支付最后一筆款時，應提醒合同使用人是否續簽或另簽新合同。
（二）根據合同計提、攤銷或預估
對于經濟事項已發生或正在進行中的，已收到正式合同，尚未付款的，按實際已發生月份計提。按合同先行付款所屬期間是日后的，應依實際成本發生期每月攤銷。如果合同正在會簽中或其他途徑得知，經濟事項已發生的，不論金額是否明確，均應按發生期間暫預估入賬。特別是在季度末、半年末、年末，更要正確、及時計提、攤銷或預估。例：20xx年的補充醫療保險，因1-2月價格等事項未明確，所以3月底按草簽合同，及時將1-3月預估入賬。
目前正在計提、攤銷的合同是：
1、租賃合同：按合同每月計提、攤銷房屋租賃和停車位租賃款。
2、其他合同：1.公司（望京大院）物業費季初月付本季度物業服務費，本季度后兩個月按月攤銷；2.公司保潔員當付計提，次月付款；3.20xx年補充醫療保險按月計提。注意：計提和攤銷并不固定，當出現應付未付時可能不應攤銷而是計提。
目前暫沒有需預估的與合同相關的款項，因此要求合同管理員對符合預估要求的事項，第一時間通知憑證制證人員，制證人員再通知該經濟事項的執行部分填寫預估表，并根據預估表編制會計憑證。
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