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暑假檔案實習(xí)小結(jié)
暑假實習(xí)小結(jié)
08級研究生 張璟瑜
作為一名檔案專業(yè)的研究生，已經(jīng)進(jìn)行了五年檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)了，對檔案工作、檔案管理的基本原理、基礎(chǔ)理論和基本方法也掌握的差不多了。我相信在檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識這一點上我不會比別人差，但動手、實踐環(huán)節(jié)還有待加強，還好老師也比較注重培養(yǎng)我們這方面的能力，安排我暑假在湖北省委組織部信息中心進(jìn)行實習(xí)。在此，感謝省委組織部信息中心給我這個學(xué)習(xí)鍛煉的機會。
新的學(xué)期開始了，近兩個月的實習(xí)也結(jié)束了。兩個月里，我們的主要工作就是進(jìn)行著錄，看似很簡單的工作，可仔細(xì)想想隱形收益遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于預(yù)期料想的。
一、 熟悉了人事檔案管理的工作流程
盡管已經(jīng)學(xué)習(xí)了五年的檔案知識，但我們所學(xué)的都是比較廣義的檔案的管理，而某一專門檔案的具體管理方法卻沒有一一深入展開。所以這次實習(xí)，讓我可以近距離地接觸人事檔案管理的方方面面，深入了解人事檔案管理的具體工作，對人事檔案管理有了一個比較直觀的認(rèn)識。
首先，人事檔案的收集。就信息中心來說，除了有一套嚴(yán)格的檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，對檔案報送時間、報送檔案的內(nèi)容、范圍甚至相關(guān)手續(xù)都有明確的規(guī)定外，還有一個嚴(yán)格的監(jiān)督體系，如有檔案審核驗收評分表，量化各個評分項目。
第二，人事檔案的分類方法相對簡單。如劃分為在職人員、退休人員、離職或死亡人員。
第三，人事檔案管理不同于一般檔案管理，一般檔案工作是在某一項目或工作完成時歸檔保存，一旦歸檔，檔案數(shù)量處于一個相對穩(wěn)定的狀態(tài)。而且根據(jù)工作的性質(zhì)，等級可以劃分保管期限；而人事檔案則不同，一個人從產(chǎn)生第一份檔案起，每年定期上交檔案；而且當(dāng)隨人走，也決定了人事檔案的管理是一個動態(tài)的管理過程。所有人事檔案的保管期限都為長期。
第四，人事檔案的利用相比其他類型檔案來說，相對較高。但是，因為人事檔案涉及個人隱私，加上成本收益角度看，將其數(shù)字化有些困難，網(wǎng)上利用還有待開發(fā)改進(jìn)。
二、 熟練操作科怡檔案管理軟件的著錄系統(tǒng)
上學(xué)期的《數(shù)字檔案館》這門課正好講了科怡、東方飛揚等軟件的應(yīng)用，暑假正好利用這次實習(xí)實踐操作了科怡檔案管理軟件，并能熟練操作可以檔案管理軟件的著錄系統(tǒng)，對利用過程中出現(xiàn)的一些小問題也可以自己解決了。
三、 引發(fā)了對人事檔案管理工作的思考
對人事檔案工作的思考主要是利用方面。因為是暑假在實習(xí)，經(jīng)常見到一些人頂著大太陽從地級市跑到省委，只為查一份檔案。中午休息時就跟負(fù)責(zé)檔案工作的向處長請教了一些問題：為什么不能將人事檔案數(shù)字化，建立一個人事檔案網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，憑個人身份證號或者其他認(rèn)證信息，就能查閱個人檔案呢？向處長也耐心的解答了我的疑問：除了工作量太大，成本太高外，還有一個重要原因，就是人事檔案中記錄了很多個人基本信息，而這些信息有很多前后不一，最常見的就是出生年月，甚至有些連姓名都會不一樣；而且這些信息公安機關(guān)，銀行，工作單位……，很多部門都會重復(fù)記錄，這樣數(shù)字化成本太大，也容易造成社會資源的浪費。此后我一直在思考建立一個公共的人事信息的社會化網(wǎng)絡(luò)，有一個專門的機構(gòu)進(jìn)行更新維護(hù)，個人的基本信息（姓名、出生年月、籍貫、住址、受教育情況、工作變遷，甚至信用情況）都可以從這樣的網(wǎng)絡(luò)中采集，但這樣一個網(wǎng)絡(luò)由誰來管理，信息的采集，等等，在目前的環(huán)境下還有待進(jìn)一步探討。
四、工作、生活上的幫助
除了日常工作以外，每天中午或閑暇時間，向處長總會向我們傳授一些工作經(jīng)，鼓勵我們考公務(wù)員，告訴我們一些面試筆試的注意事項，還會提醒我們在日后的學(xué)習(xí)中要注意鍛煉自己的寫作能力，也要掌握基本的計算機技能，多讀一些歷史書籍。臨走還送我們了一本他的講演稿《內(nèi)容、價值、矛盾、模型、途徑——再談干部檔案與干部檔案工作》，對我們深入了解人事檔案工作有很大-參-考價值。
因為是暑假，學(xué)校生活不太方便，向處長專門給我們調(diào)整了上下班時間。信息中心各位處長，科長都非常關(guān)心我們，處處為我們著想，要再次謝謝他們。
總的來說，這次實習(xí)對我?guī)椭艽螅珟状螌嵙?xí)做的都是人事檔案、文書檔案的整理，著錄，雖然剩下的讀研時間不是很充裕了，仍然希望可以有機會進(jìn)行科技檔案、合同檔案、聲像檔案等更多類型檔案的實踐工作，增強自己的動手能力，熟悉各種檔案的管理流程，做一個真真正正懂檔案的檔案人。
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