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采購部門的工作流程
1、公司應建立建全供應商供應檔案，執行采購合同制，公開、公平、公正采購信息及產品價格，保證產品質量，維護社員利益，由理事會指定專人、專組采購并監督執行。
2、公司服務部與各子分公司對所需物資有計劃的申購，報經總經理、分管理事或理事會指定的采購組對所申購物資進行詢價、對照后報理事長批準，然后實施采購。
3、采購到貨物資由服務部或子分公司倉管執行驗收入庫，實物與申購產品品種、規格、數量是否一致，出具入庫單。入庫按物資要求分類貯藏、保管、分發，采購人憑所購物資發票、申購單、入庫單至財務報銷入帳。
4、采購備貨，以方便、快捷、低價、高效為原則，最大程度服務全體社員，讓社員滿意。
由使用單位提出，標明型號、數量、規格、到貨時間及技術(條件)要求，經倉庫庫管確認和各子、分公司領導批準簽字，報采購部;采購部根據各單位申報的求購計劃，編制采購計劃，由采購部經理安排采購員進行市場采購
1. 目的
對采購物資進行控制，確保所購物品符合要求。
2. 范圍
適用于產品的原材料、輔料、外協件的采購。
3. 職責和權限
采購供應部部長、質量管理部部長、生產營銷部部長、產品開發部部長和總經理有職責和權限保證采購以及供方開發和評價的順利進行。
4.1. 采購供應部負責原材料、外購件、外協件的采購。
4.1.1. 如果有顧客批準的供方清單，則必須從該清單上的供方處采購相應的材料，為此，采購供應部應該在產品質量先期策劃過程(見YZ-QP710)中確定對顧客指定的供方名單，并根據需要為所有有關部門準備一份針對各種產品的供方清單。
4.1.2. 如果沒有顧客批準的供方清單，或顧客批準的供方清單上沒有規定采購材料的供方，則使用我廠制訂的供方清單。在新產品開發時，產品開發部負責與顧客聯系溝通，對采購材料進行確認。質量管理部負責同顧客進行溝通，如果顧客有要求，則將該清單提交顧客工程產品部進行批準。
4.1.3. 采購供應部確保在采購清單上清楚地寫明對采購材料的所有要求，包括保證采購的材料滿足顧客或政府(生產地/銷售地)對限用品、有毒品和有害品的限制。
4.2. 供方的選擇和評價
4.2.1. 在產品開發部列出原材料、外購件、外協件采購清單后，產品開發部、質量管理部、采購供應部三方對供方質量保證能力、技術能力、生產能力等進行調查評審，并填寫“供方綜合能力調查表”;
4.2.2. 產品開發部根據具體情況，簽定技術協議/試制協議，明確對產品質量的要求;對首件樣品進行認可，填寫“首件樣品認可報告”。各級質管部門確定首件樣品的數量，對首件樣品進行認可，填寫“首件樣品認可報告”。并通知采購供應部。
4.2.3. 在采購清單上明確要求供方100%按時交付。為此，采購供應部部長要為供方確定交貨日程表，并在進貨檢驗記錄單上注明收到貨物的時間，以驗證是否符合100%按時交付的要求。
4.2.4. 采購員將有關本公司或供方支付額外運費的情況記錄在供方檔案中，統計結果作為對供方評定的依據之一。調查發生這種情況的原因，并采取糾正措施。
4.2.5. 在采購清單中規定，將訂單號打印在書面文件和包裝上，以此作為采購
產品的標識和/或可追溯性標識(見YZ-QP753)。
4.3. 供方質量體系的開發
4.3.1. 供方質量管理體系開發的優先順序取決于供方交付的質量業績和所供應產品的重要性。本公司應以供方符合本標準為目標進行供方質量管理體系的開發，符合ISO9001：2000是達到這一目標的第一步。除非顧客另有規定，否則任何供方均應通過認可的第三方認證機構的ISO9001：2000第三方認證。如果供方暫時只通過了ISO9001：2000第三方認證，組織應制定出開發供方實施本標準的計劃并通知供方。
4.3.2. 作為一種供方開發的連續方法，質管部和采購供應部每年對所有的供方進行第二方審核(質量體系審核、生產過程審核、業績審核)，由采購供應部歸檔。采供部對每個供方都要填寫基本情況調查表，并進行及時、必要的跟蹤;填寫供方評定表確定合格供方名單。如果供方不再符合采購訂單的要求，要及時通知供方，并要求供方在規定期限內采取糾正/預防措施。
4.3.3. 供方在移地生產、工藝變動，新零件材料變動，重復發生質量問題時，本公司必須重新評價供方。
4.4. 采購資料
4.4.1. 一般物資采購，由各部門填寫申購單，由部門主管審核，總經理批準交采購供應部編制采購計劃表，進行采購。
4.4.2. 新產品開發中，工藝文件要確認材料清單。明確規定原材料的唯一采購資料，并填寫申購單，進入采購程序。
4.4.3. 新產品開發中產品二次配套的供方，由產品開發部從合格(或潛在)供方中選擇類似產品的廠家，進行試制。合格后再小批量試生產，達到產品技術要求后，轉入采購供應部，由采購供應部核價簽合同。正常供貨后，由質管部、采購供應部對供方進行審核評分。
4.5. 采購產品的驗證
4.5.1. 本公司需要在供方貨源處進行產品驗證時，應在驗收協議和檢驗規程中規定驗證的時間、地點、方法等，并明確緊急放行的規定。
4.5.2. 當合同規定時，顧客或其代表有權在我廠或供方貨源處對供方的產品進行驗證，但本公司不能把該驗證作為供方對其質量進行了有效控制的證據。
4.5.3. 顧客的驗證既不能免除本公司提供合格產品的責任，也不能排除其后顧客的拒收。
4.5.4. 對進貨產品的質量評估，可采用以下幾種方式：
4.5.5. a)評價接受統計數據;b)采用抽樣的方式進行檢驗或試驗;c)對供方現場進行審核;d)由指定的實驗室進行零件評價。
4.8.5. a)評價接受統計數據;b)采用抽樣的方式進行檢驗或試驗;c)對供方現場進行審核;d)由指定的實驗室進行零件評價。
5. 供方評定流程表
供方評定流程表
職能部門 流程圖
產品開發部 新外協件項目的提出
產品開發部工程師 推薦、尋找供方
或采購員
采購供應部、產品開發部 對潛在供方進行評定并填寫情況調查表
質量管理部
采購供應部
產品開發部 制定采購材料/零件的圖紙或標準
簽定技術協議
采購供應部 向供方提供臨時采購標準文件，訂
樣品采購協議或通知供方供樣
產品開發部/質量管理部 首件認可/批量抽件封樣
產品開發部 修訂采購文件標準
質量管理部 簽訂驗收協議
采購供應部 向供方提供正式采購標準文件
簽訂采購合同(供貨協議書)
總經理 供方評定審批
采購供應部 建立供方質量檔案
采購供應部/質量管理部 對供方定期評審
總經理 供方清單變更審批
6. 相關及支持性文件
6.1. YZ-QR740-01 申購單
6.2. YZ-QR740-02 采購合同
6.3. YZ-QR740-03 采購計劃表
6.4. YZ-QR740-04 要貨計劃
6.5. YZ-QR740-05 要貨計劃更改通知單
6.6. YZ-QR740-06 采購計劃執行情況表
6.7. YZ-QR740-07 質量能力評審報告
6.8. YZ-QR740-08 基本情況調查表
6.9. YZ-QR740-09 供方評定表
6.10. YZ-QR740-10 合格供方名單
6.11. YZ-QR740-11 供方綜合能力調查表
6.12. YZ-QR740-12 供方退貨單
6.13. YZ-QR740-13 評審計劃與進度表
6.14. YZ-QR740-14 審核通知表
6.15. YZ-QR740-15 過程審核表
6.16. YZ-QR740-16 年供方業績評審表
6.17. YZ-QR740-17 供方整改計劃表
6.18. YZ-QR740-18 潛在供方評審表
6.19. YZ-QR740-19 委外加工(對內)通知單
6.20. YZ-QR740-20 新產品外協申請表
6.21. YZ-QR740-21 產品外協聯系單
6.22. YZ-QR740-22 委外加工驗收單
6.23. YZ-QR740-23 領料單
6.24. YZ-QR740-24 入庫單
6.25. YZ-QR740-25 材料卡
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