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大型會(huì)議整體流程安排策劃書(shū)范文
大型的會(huì)議要求嚴(yán)謹(jǐn)，不能出現(xiàn)差錯(cuò)，流程策劃書(shū)一定要完備。關(guān)于大型會(huì)議流程策劃書(shū)的有哪些呢?下面是小編為你整理的內(nèi)容，希望對(duì)你有幫助。
大型會(huì)議流程策劃書(shū)篇一
為了有效提高*****產(chǎn)品在市場(chǎng)上的銷量份額，各代理市場(chǎng)可以根據(jù)自己公司現(xiàn)有庫(kù)存資源的有限利用情況(如：停服客戶、休眠客戶、老客戶、鐵桿客戶)等顧客資源的摸索調(diào)查，及結(jié)合員工手中資源的有效利用狀況、新老顧客群體對(duì)某保健品產(chǎn)品品牌的了解程度，現(xiàn)總結(jié)為以下幾點(diǎn)有礙市場(chǎng)發(fā)展的重要因素：
1各市場(chǎng)大多數(shù)中老年顧客群體對(duì)公司*****品牌及其產(chǎn)品的知名度、產(chǎn)品適用癥、產(chǎn)品功效、品牌單品了解甚微。
2顧客消費(fèi)群體對(duì)補(bǔ)腎產(chǎn)品有很大的誤區(qū)理解，認(rèn)為補(bǔ)腎就是壯陽(yáng)，導(dǎo)致員工家訪很被動(dòng)的單一溝通。
3員工手中的資源利用價(jià)值很低，拜訪過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)很多因不了解產(chǎn)品而被拒之門外的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，極其降低了員工的工作情緒，而導(dǎo)致部分很有激情的員工流失或跳槽。
4正在服用產(chǎn)品的顧客一致認(rèn)為宣傳力度不夠，導(dǎo)致在轉(zhuǎn)介過(guò)程中給新群體產(chǎn)生不信任感，讓轉(zhuǎn)介工作大打折扣，讓“員工顧客”無(wú)信心轉(zhuǎn)介。并且也降低了去服用產(chǎn)品的信心，造成顧客流失或者被其它會(huì)銷公司挖走的現(xiàn)象。
針對(duì)以上幾點(diǎn)原因，我們認(rèn)為各個(gè)市場(chǎng)都是非常有潛力的，有必要做一些公益性的品牌宣傳，在品牌宣傳過(guò)程當(dāng)中我們以推廣、介紹、參與為輔，銷售為主，同時(shí)邀請(qǐng)權(quán)威專家參與活動(dòng)來(lái)提高活動(dòng)的參與性和含金量。
操作方法和步驟
參與主體：“歡天喜地共參與-------08北京奧運(yùn)游”
參與范圍：各代理市場(chǎng)輪流開(kāi)展。(顧客人數(shù)控制在300人以上，比例在 1：2左右)
參與時(shí)間：2007年8月-----12月
參與地點(diǎn)：各市場(chǎng)影劇院或者比較大的會(huì)常
參與單位：各市場(chǎng)老齡委、老干協(xié)、老年體協(xié)、老年大學(xué)、老年文藝團(tuán)體、各事業(yè)、機(jī)關(guān)、企業(yè)退休管理處、老年公寓、*****的新老顧客群體等。
參與形式和過(guò)程：報(bào)名----填寫資料------領(lǐng)取抽獎(jiǎng)卡------入場(chǎng)-----報(bào)告會(huì)-----演出------講座-----抽獎(jiǎng)------促銷----結(jié)束-----發(fā)放資料和贈(zèng)品。
活動(dòng)目的：
1、大范圍的搜集客戶資源。
2、提高產(chǎn)品品牌的知名度和市場(chǎng)銷量。
3、為員工對(duì)新資源家訪做預(yù)熱。
4、喚醒消費(fèi)群體對(duì)補(bǔ)腎的誤區(qū)。
5、增加新老顧客轉(zhuǎn)介、購(gòu)買、服用*****產(chǎn)品的信心。
6、提高新老消費(fèi)群體的主動(dòng)能動(dòng)性。
7、增強(qiáng)員工的工作信心和工作能力。
8、充實(shí)公司數(shù)據(jù)庫(kù)的資源利用。
9、吸引同行業(yè)優(yōu)秀人才加入。
活動(dòng)開(kāi)展前的.宣傳形式：
1、新老顧客群體的轉(zhuǎn)介宣傳。
2、各小區(qū)、公園、廣場(chǎng)的地面宣傳。
3、其他宣傳形式(媒體廣告).
宣傳物品：地面海報(bào)、宣傳單、榮譽(yù)牌匾、易拉寶、主題噴繪、報(bào)紙、雜志、手提袋、抽獎(jiǎng)卡(此卡須提前發(fā)放，填寫詳細(xì)資料后方可有效)、入場(chǎng)券等。
報(bào)告會(huì)贈(zèng)品：帶有某保健品標(biāo)示的塑料口杯、水杯、襯衫、帽子、鑰匙扣等。
報(bào)告會(huì)獎(jiǎng)品：125ml酒、單板膠囊、禮品袋、海狗油香皂、其它。
會(huì)場(chǎng)布置：
1、場(chǎng)外有1—2個(gè)大型拱門和條幅、鑼鼓秧歌隊(duì)。
2、門外設(shè)有入場(chǎng)簽到處，參與顧客須憑入場(chǎng)券和抽獎(jiǎng)卡方可入場(chǎng)，否則不予接待和抽獎(jiǎng)。以次確保資源的真實(shí)有效性。
3、舞臺(tái)背景是關(guān)于此次活動(dòng)的主體噴繪、舞臺(tái)上設(shè)有榮譽(yù)展示區(qū)、重要嘉賓席(總公司領(lǐng)導(dǎo)、主講專家、老年單位部分領(lǐng)導(dǎo))大型抽獎(jiǎng)箱等。
4、舞臺(tái)兩側(cè)使用原有的大型X展架和條幅。
5、員工們外列隊(duì)歡迎鼓掌。
會(huì)議流程：
迎賓音樂(lè) 6：30分開(kāi)始
消費(fèi)者入場(chǎng) 6：30------8：00
會(huì)議開(kāi)始 8：30(男女主持各一名)
文藝節(jié)目 (多人舞蹈)
嘉賓致詞 (公司領(lǐng)導(dǎo)致詞內(nèi)容：企業(yè)文化、公司發(fā)展歷程等)
(嘉賓賀詞內(nèi)容：祝賀、公益形象、活動(dòng)目的等)
幻燈片 (內(nèi)容：公司榮譽(yù)、公司形象品牌宣傳、產(chǎn)品介紹等)
抽三等獎(jiǎng)30名 (獎(jiǎng)品自定)
文藝節(jié)目 (曲藝、小品、相聲等)
專家講座 (內(nèi)容：保健知識(shí)、產(chǎn)品、補(bǔ)腎誤區(qū)等)
顧客送錦旗、字畫(huà)等
抽二等獎(jiǎng)20名 (獎(jiǎng)品自定)
顧客發(fā)言 (須提前安排具有煽動(dòng)力、口才好的鐵桿顧客)
促銷簽單
抽一等獎(jiǎng)10名 (獎(jiǎng)品為價(jià)值4000元以上的加拿大野生海參一份)。
會(huì)議結(jié)束 送賓音樂(lè)------顧客排隊(duì)到門外領(lǐng)取資料和贈(zèng)品
其它注意事項(xiàng)：
1、各代理市場(chǎng)可提前和主管老年職能部做客情、溝通、邀約。
2、此次活動(dòng)須提前10天左右大范圍宣傳。
3、活動(dòng)須提前給員工安排、講解其重
4、動(dòng)員所用新老顧客大范圍的轉(zhuǎn)介、參與、宣傳。
5、活動(dòng)必須保證有會(huì)前訂單(15%--30%)。
6、活動(dòng)前必須做顧客預(yù)熱會(huì)、訂貨會(huì)。
備注：
a:現(xiàn)場(chǎng)三等獎(jiǎng)、二等獎(jiǎng)的抽取可以提前預(yù)訂或者隨意抽，但是必須是訂貨滿一件的顧客，現(xiàn)場(chǎng)一等獎(jiǎng)的抽取必須是訂貨滿兩件以上的顧客。
b:抽獎(jiǎng)的卡片編號(hào)后提前發(fā)給參會(huì)顧客，每人兩張一樣的編號(hào)，自己留一張放入抽獎(jiǎng) 箱一張，“特殊顧客群體自定"。
大型會(huì)議流程策劃書(shū)篇二
會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：
1、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用可以細(xì)分為：
(1)、出發(fā)地至?xí)⻊?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通
(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。
2、會(huì)議室/廳費(fèi)用
具體可細(xì)分為：
(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。
(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
3、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。
4、餐飲費(fèi)用
會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)
通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。
(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇
此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)：
6、視聽(tīng)設(shè)備
除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算
●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理
●音源——主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
c、演員及節(jié)目
通常可以選定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。
d、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒
5、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。
那么，展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算相比有什么不同呢?
展覽預(yù)算與會(huì)議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用(如果有考察計(jì)劃的話)。
不同的地方：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。
展覽場(chǎng)地租賃：如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行，那么展覽場(chǎng)地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽(tīng)設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。
如果是在其他公共場(chǎng)所舉辦展覽(譬如市政廣場(chǎng)或者體育場(chǎng)所等)，那么場(chǎng)地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測(cè)了——通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場(chǎng)地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等)有關(guān)。
■邀請(qǐng)
不管什么樣的會(huì)議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象(客戶)參加。作為主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。
信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議(展)企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)展的期望。
回執(zhí)——對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來(lái)需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會(huì)展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)展的有序安排會(huì)起到很大幫助。
確認(rèn)通知——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)展注意事項(xiàng)等。
■簽到與入住安排
如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。
通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議(展覽)須知、會(huì)議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。
如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。
■餐飲安排
一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對(duì)于自助餐的開(kāi)設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。
■交際/酒會(huì)
交際/酒會(huì)一般需要細(xì)心策劃。酒會(huì)的目的是加強(qiáng)公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。
交際/酒會(huì)通常在一個(gè)環(huán)境相對(duì)封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節(jié)有：樂(lè)隊(duì)(或者音響、音源)、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點(diǎn)心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報(bào)、第二方案、電器技師、保安人員、臨時(shí)舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。
重點(diǎn)：場(chǎng)地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。
由于酒會(huì)的規(guī)模及目的`不同，沒(méi)有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會(huì)模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過(guò)的酒會(huì)實(shí)例。
■新聞發(fā)布會(huì)
新聞發(fā)布會(huì)議形式包括記者招待會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)等。一般來(lái)說(shuō)，酒會(huì)更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對(duì)輕松一些，它可以單獨(dú)召開(kāi)，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì)后舉行酒會(huì)或茶會(huì)。記者招待會(huì)一般是專題性的，以“答記者問(wèn)”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會(huì)由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會(huì)一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見(jiàn)的是新聞發(fā)布會(huì)。
新聞發(fā)布會(huì)要素：
●目的
●信息發(fā)布的目標(biāo)受眾
●擬邀請(qǐng)對(duì)象
●發(fā)布會(huì)規(guī)模
新聞發(fā)布會(huì)涉及到的事情大同小異，一般來(lái)說(shuō)，包括這幾大部分：
1、活動(dòng)策劃與主題確定
2、節(jié)目策劃與議程安排
3、資料準(zhǔn)備
4、與會(huì)人員邀請(qǐng)、溝通與確定
5、時(shí)間、場(chǎng)地落實(shí)與場(chǎng)景布置
6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布
7、現(xiàn)場(chǎng)氣氛控制
一、清楚發(fā)布會(huì)所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會(huì)的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。
大體上，新聞發(fā)布會(huì)可以分為如下幾個(gè)類別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路：
1、政治性——嚴(yán)肅感
2、高科技產(chǎn)品類——正規(guī)中帶有活潑
3、農(nóng)業(yè)類別——親切、環(huán)保
4、文化類別——文化感、歷史感
5、一般工業(yè)品——科技感、品質(zhì)感
6、娛樂(lè)類——活潑，前衛(wèi)
7、時(shí)尚產(chǎn)品——經(jīng)典中帶有時(shí)代氣息
8、工藝品類——經(jīng)典、古拙
9、其他類別——相應(yīng)的風(fēng)格
二、成立籌委會(huì)，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。
一個(gè)發(fā)布會(huì)牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。
建立組織的原則：一是“專業(yè)原則”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場(chǎng)銷售部門是對(duì)口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長(zhǎng)，故新聞界的溝通也不另設(shè)組;二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個(gè)組的工作量相對(duì)平衡;三是“分工原則”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確;四是“扁平原則”，一般在大型的活動(dòng)中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動(dòng)中，不宜層級(jí)大多，以保證靈活機(jī)動(dòng)，人員不要太多，精干、高效為要;五是“制度原則”，盡管是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。
發(fā)布會(huì)通常牽涉到各個(gè)部門，一般來(lái)說(shuō)，公司或組織得高層及分管副總會(huì)在籌委會(huì)中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)有些講話和表態(tài)。在整個(gè)活動(dòng)中，相關(guān)部門人員的工作可能在時(shí)間上會(huì)與其日常工作相沖突，贏得各個(gè)部門的理解和支持很重要。
籌辦新聞發(fā)布會(huì)，牽扯的精力和時(shí)間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請(qǐng)專業(yè)公司代理。
三、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。
時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表(倒計(jì)時(shí))的方式來(lái)表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理,同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō),前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來(lái)調(diào)整、完善。
整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。
四、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。
活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容：
1、會(huì)議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過(guò)程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管發(fā)布會(huì)是一個(gè)正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì)議的開(kāi)幕。
在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。特別是發(fā)言的時(shí)間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問(wèn)題講清楚的長(zhǎng)度，不宜太長(zhǎng)，也不宜太短，實(shí)踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。
2、主題策劃發(fā)布會(huì)的主題，可以有多種取法，常見(jiàn)的是在主題中直接出現(xiàn)“XXX發(fā)布會(huì)”字樣，也有的有一個(gè)大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。
另外，按照國(guó)家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會(huì)，須經(jīng)國(guó)家新聞出版部門的審批。一般來(lái)說(shuō)，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱法。
確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)發(fā)布會(huì)的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會(huì)的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見(jiàn)，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來(lái)抓。
參會(huì)人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。一般來(lái)說(shuō)，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹(shù)或名氣大的人。
新聞?dòng)浾邉t是發(fā)布會(huì)的重頭，一般來(lái)說(shuō)，先造一份擬邀請(qǐng)的名單，提前一周時(shí)間發(fā)出邀請(qǐng)函，然后電話落實(shí)。時(shí)間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實(shí)好后做好分類的統(tǒng)計(jì)工作。
五、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。
活動(dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議核心成員才提供。
具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì)議人員人手一份。
六、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會(huì)前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：
1、會(huì)議議程
2、新聞通稿
3、演講發(fā)言稿
4、公司/組織宣傳冊(cè)
大型會(huì)議流程策劃書(shū)篇三
日前，我參與了一項(xiàng)“中國(guó)人口健康援助工程”系列活動(dòng)的項(xiàng)目策劃。作為該項(xiàng)目的主要策劃人和執(zhí)行督導(dǎo)，我深深感到，要成功舉辦大型的會(huì)議活動(dòng)，必須讓全體工作人員和與會(huì)代表明確該項(xiàng)活動(dòng)的目的和意義。于是，我對(duì)本次會(huì)議的'活動(dòng)主題、活動(dòng)宗旨、活動(dòng)目的及活動(dòng)目標(biāo)都進(jìn)行了反復(fù)提煉，現(xiàn)分享如下：
活動(dòng)主題：
主標(biāo)題：“中國(guó)人口健康援助工程”系列活動(dòng)
副標(biāo)題：《擁抱健康時(shí)代》專題講座暨“援助工程”啟動(dòng)儀式
橫幅：了百姓心愿圓人類夢(mèng)想
關(guān)愛(ài)時(shí)時(shí)有援助處處在
為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)讓天下百姓快樂(lè)健康
活動(dòng)宗旨：
為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)，讓天下百姓快樂(lè)健康。
活動(dòng)目的：
讓各級(jí)計(jì)生與衛(wèi)生系統(tǒng)充分了解“中國(guó)人口健康援助工程”，了解其獨(dú)特的宣導(dǎo)和服務(wù)，以消除百姓對(duì)“援助工程”的陌生感及對(duì)高昂醫(yī)療費(fèi)的恐懼心理。樹(shù)立“關(guān)愛(ài)時(shí)時(shí)有，援助處處在”的服務(wù)人口健康事業(yè)的品牌形象，從而促進(jìn)“援助工程”的全面推進(jìn)。
活動(dòng)目標(biāo)：
1、參會(huì)人數(shù)：200人(綜合考慮到活動(dòng)的整體效果、費(fèi)用支出、到會(huì)人數(shù)、現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造等因素，限200人規(guī)模較為理想)。
2、預(yù)期收獲：參與的單位和個(gè)人乘興而來(lái)，滿意而歸。
3、塑造形象：以各項(xiàng)產(chǎn)品和服務(wù)讓受益百姓記住“援助工程”，并樹(shù)立強(qiáng)勢(shì)品牌形象。
4、傳播品牌：形成一套成熟的品牌傳播方案，以不斷優(yōu)化復(fù)制。
為了控制風(fēng)險(xiǎn)和提升會(huì)議效果，我又對(duì)會(huì)議流程、現(xiàn)場(chǎng)管理及會(huì)場(chǎng)布置等做了精確設(shè)計(jì)，精確到從現(xiàn)在起的每人、每天、每事，甚至精確到會(huì)議當(dāng)中的每人、每事、每分鐘。如：
時(shí)間事項(xiàng)
07：00盤點(diǎn)清查各種物品的準(zhǔn)備情況。
07：10確定能夠到會(huì)的嘉賓，并建立與會(huì)代表數(shù)據(jù)庫(kù)、打印表格。
07：20相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會(huì)出發(fā)。
大型會(huì)議策劃書(shū)--策劃方案策劃書(shū) 策劃方案07：50到達(dá)會(huì)場(chǎng)，開(kāi)始會(huì)場(chǎng)外的布置。
08：30開(kāi)始會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置，調(diào)試各種設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)。
09：10會(huì)場(chǎng)布置完成，相關(guān)人員待命。
09：20與會(huì)代表開(kāi)始在會(huì)場(chǎng)門口聚集，等待入場(chǎng)。
09：30開(kāi)始入場(chǎng)，禮儀、檢票、護(hù)衛(wèi)、主持、與會(huì)代表、專家、領(lǐng)導(dǎo)等就位。
09：50播放視頻
09：55-10：00幕后音
10：00-10：05開(kāi)場(chǎng)白
10：05-10：07護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一入場(chǎng)，播放“拉德茨基進(jìn)行曲”
10：07-10：20領(lǐng)導(dǎo)一講話
10：20鮮花
10：20-10：22護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一退場(chǎng)播放“退場(chǎng)音樂(lè)”
10：22-10：25主持
10：25-10：27護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二入場(chǎng)播放“拉德茨基進(jìn)行曲”
10：27-10：35領(lǐng)導(dǎo)二講話
10：35鮮花
10：35-10：37護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二退場(chǎng)播放“退場(chǎng)音樂(lè)”
10：37-11：10專家演講：《擁抱健康時(shí)代》
11：10-11：30演示產(chǎn)品
11：30-11：40試點(diǎn)代表受贈(zèng)，領(lǐng)導(dǎo)授匾/授牌
11：40-12：00受贈(zèng)代表講話(4位)
12：00-12：05領(lǐng)導(dǎo)退場(chǎng)播放“會(huì)后音樂(lè)”
12：05-12：15代表入席午餐宴會(huì)
12：15-12：20組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)：祝酒詞
12：20-13：30午餐宴會(huì)/產(chǎn)品演示區(qū)及體驗(yàn)區(qū)開(kāi)始活動(dòng)
13：30-14：00歡送嘉賓出場(chǎng)
14：00會(huì)場(chǎng)清理
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